⚡ Готовим персонал к внедрению ЭДО. Обо всём по порядку

Чтобы переход на ЭДО произошел быстро и безболезненно для сотрудников, а также окупился в первые месяцы, начинать подготовку персонала нужно как можно раньше.

Мы решили помочь развеять эти страхи и ответить на наиболее частые вопросы от специалистов, которые только начинают кадровый переход на ЭДО.

1️⃣Внедрение ЭДО - это сложный процесс перехода для сотрудников и руководителя?

Разрушим миф, что переход на ЭДО - это сложно. Чтобы перейти на безбумажное взаимодействие с контрагентами, нужно пройти три простых шага:

✅ Выбрать сервис ЭДО и подключиться к нему. Рекомендуем выбирать сервис, основываясь на его возможностях, а именно: интеграция с 1С, роуминг с другими операторами, безлимитные входящие и исходящие сообщения;

✅ Приобрести сертификат электронной подписи. Приобрести КЭП можно через оператора, который предоставляет ЭДО или самостоятельно, обратившись в ФНС. (в тарифе ПРЕМЬЕР КЭП уже включена в тариф);

✅ Настроить обмен документами с контрагентами. Для настройки роуминга ЭДО, нужно обратиться к своему оператору. Настройка не займёт более 30 минут.

2️⃣Электронные документы имеют силу в суде?

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к бумажным документам, которые подписаны собственноручно и обладают полной юридической силой.

3️⃣Для проверки для налоговой всё равно придётся распечатывать все документы?

При проверке вы имеете право не распечатывать документы. Для этого вам нужно предоставить проверяющему доступ к нужным электронным документам.

4️⃣Если произойдёт сбой или сломается компьютер, то все документы пропадут?

Электронные документы хранятся на сервере оператора ЭДО. Поэтому если произойдёт сбой в работе компьютера, вы сможете зайти в ваш аккаунт с другого компьютера и получить доступ ко всем вашим документам. Это ещё одно большое преимущество использования ЭДО, так как можно не переживать за сохранность документов, а также всегда с лёгкостью находить нужный документ в архиве, не тратя на это много времени.

5️⃣Подписать документ может любой сотрудник?

Систему ЭДО можно настроить таким образом, чтобы письма с определённым содержимым отправлялись в нужные отделы. Например, счета в бухгалтерию, договоры — менеджерам. И также можно настроить определенные права доступа для сотрудников. Например, можно предоставить доступ только к конкретным документам, открыть возможность просмотра, но исключить возможность утвердить или подписать документ.

6️⃣Можно ли подписать и отправить документ с ошибкой?

Это возможно, но риск подписи документа с ошибкой намного выше именно в бумажном документообороте. В случае с отправкой некорректного документа в ЭДО вы просто отправляете запрос на аннулирование документа. Контрагент мгновенно видит его, подтверждает и получает исправленный вариант. Без временных затрат, без оплаты бумаги и стоимости отправки почтой.