EnDocs - Договорной документооборот

EnDocs - облачный сервис для автоматизации договорного документооборота по внутренним правилам вашей компании: от генерации документов по шаблонам и согласования по настроенным маршрутам до подписания ЭП и обмена с контрагентами

• Сокращение времени на подготовку договора в 2 раза
• Сокращение времени на согласование в 3 - 5 раз
• Ускорить поиск нужного договора в 10 раз

Используя договорной документооборот с EnDocs вы сможете:

• Упростить составление проектов договоров с использованием онлайн-редактора
• Сократить время на согласование договоров благодаря автоматической маршрутизации и подписанию ЭЦП
• Упростить процесс отправки договоров за счет интеграции с Контур.Диадок
• Выстроить удобный контроль за исполнением и сроками действия договорных документов
• Ускорить поиск договоров и всех документов по нему

Подготовка договора

Проекты договоров создаются в EnDocs с помощью готовых шаблонов. Если договор поступил от контрагента, то он заносится в систему из файла или сканера. Договоры хранятся в виде электронных карточек в электронном реестре, вместе с историей изменений – найти нужную информацию легко

Договор можно связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами и другими документами. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов.

Для работы с договорами в EnDocs предусмотрен реестр договоров. В нем можно найти ссылки на все созданные в системе договоры и дополнительные соглашения.

Согласование договора

Сотрудники отправляют договоры на согласование по заранее настроенным правилам. Задачи формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.

E-mail и Push оповещения контролируют сроки согласований, а ответственный исполнитель всегда знает у кого договор. Мобильное приложение позволяет в режиме онлайн отслеживать статус договора и быть в курсе всех изменений.

Для работы с текстом договора согласующим доступен онлайн-редактор, в котором можно вносить правки по тексту договора и писать комментарии. Все изменения сохраняются в виде отдельных версий в карточке договора.

Для согласования и подписания договоров участники могут использовать электронные подписи. В любой момент можно посмотреть «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

Отправка контрагенту

Благодаря интеграции с сервисом Контур.Диадок после согласования договор можно в пару кликов отправить контрагенту. Возможность электронного обмена с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к обмену.

Информация об отправке документов фиксируется в карточке. Все договора, которые были отправлены или получены через Диадок помечаются специальным значком, что позволяет легко отличить от других.

Контроль завершения срока действия

За месяц до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление. Таким образом сотрудник в срок заканчивает работы по договорам и заблаговременно начинает работы по продлению. Договоры с истекающим сроком можно отследить в списке «Истекает срок».

Интеграция с 1С

Все согласованные договоры автоматически загружаются в 1С в справочник договоров. Сотрудники бухгалтерии будут всегда иметь актуальную информацию о договорных документах. Интеграционный модуль EnDocs для 1С позволяет сотрудникам просматривать текст договора непосредственно из 1С.

EnDocs это не только про договоры

• Распознание документов
• Электронный архив документов
• Согласование и оплата счетов
• Цифровая бухгалтерия и ОЦО
• Канцелярия и делопроизводство