«Первичка» - одна из самых актуальных тем во все времена. И при этом одна из самых нелюбимых для многих руководителей. Логика проста: есть главбух, пусть он и разбирается с первичной документацией. Но логика эта в корне неверна.
Собственник бизнеса, безусловно, должен понимать основные механизмы и правила работы с первичкой, дабы избежать неприятностей с налоговиками. Но сегодня пугать последствиями не буду. Коротко расскажу о том, как сэкономить время и не привлечь внимание контролеров, заполняя первичку.
Убедитесь, что об этом знает ваш главбух.
🔺Унифицированной формы первичной документации нет (с 2013 года). Есть формы, разработанные Госкомстатом, однако они не обязательны к применению. Организация вправе разработать свои формы, который определяет руководитель по представлению главного бухгалтера (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ),обязательно включив в них реквизиты организации.
🔺Не оформляйте накладную на каждую поставку
Действующие правила позволяют оформлять один первичный документ на несколько операций (п. 9 ФСБУ 27/2021), то есть сводную накладную, например, за месяц со всеми отгрузками для одного покупателя. При этом факт каждой поставки фиксируйте, используя упрощенный бланк — к примеру, расписку в получении товара, она будет оправдательным документом (п. 8 ФСБУ 27/2021).
🔺Не указывайте в первичке реквизиты прослеживаемости
Налоговики могут признать нарушением отсутствие данных о прослеживаемости, хотя утвержденные формы первичных документов их не предусматривают.
Реквизиты прослеживаемости есть в счетах-фактурах и УПД. Операции отражайте в отчете, который составляют на основании данных сопроводительного документа. В бланки нужно внести те реквизиты, которые есть в счете-фактуре и УПД.
🔺Указывайте в акте на услуги несколько дат
Неверное заполнение первички приводит к путанице в учете, поскольку для заказчика и исполнителя услуг важны разные даты.
Если дата оказания услуг и день подписания акта не совпадают, нужно указать обе даты. Обратите внимание: дата составления первички — ее обязательный реквизит.
🔺Обменивайтесь первичкой не только по ЭДО, но и на бумаге, если вам так удобно
Вы не обязаны переходить на ЭДО со всеми контрагентами. Можно обмениваться электронными документами только с одним покупателем или поставщиком.
Договоритесь с партнерами, что переводите в электронный формат только часть документов. К примеру, счета-фактуры и накладные по форме ТОРГ-12. Остальные документы оформляете на бумаге.
Обязательно получите письменное согласие на ЭДО от вашего партнера.
🔺Имейте ввиду: размер документа может быть любым
Соблюдать стандартный размер первички необязательно — требований к размеру первичных документов закон о бухучете не содержит, нет их и в Налоговом кодексе РФ.
Если ваш поставщик выставил вам документ в размере меньшем, чем обычно, например, использовал формат А5, нарушением это не считается.
