Варианты документооборота с самозанятыми
Обмениваться документами в электронном виде стороны договора могут с использованием электронной подписи или без нее:
по электронной почте или в мессенджерах — без применения электронной подписи;
через подключение к специальному оператору — с использованием электронной подписи.
Обмен документами через электронную почту или мессенджеры
Подписанный вручную и отсканированный документ направляют на почту или в мессенджер второй стороны договора. С другой стороны тоже подписывают, сканируют и отправляют назад.
Исполнитель подписывает бумажный документ, сканирует или фотографирует и отправляет фото заказчику. Если заказчику, помимо изображения, нужен оригинальный документ, исполнитель направляет его по почте. Заказчик подписывает второй экземпляр и отправляет обратно исполнителю.
Минусы
Обмен сканами занимает много времени и часто неудобен исполнителям. Если нужны бумажные экземпляры, подписание одного документа может занимать недели. А если исполнителей много — вести такой документооборот просто нереально.
Плюсы
Этот способ удобен заказчикам, которые сотрудничают с одним или двумя исполнителями по разовым или периодическим задачам. Особенно если обмен документами между сторонами происходит редко.
Обмен документами с помощью ЭДО
Электронный документооборот с самозанятыми компании ведут на специальных платформах. Документы на таких платформах подписывают с помощью ПЭП. Это быстро: подписание договора или акта занимает не более минуты.
Использовать сервисы для ЭДО, где необходимо наличие НЭП или КЭП, тоже можно, но, как правило, у самозанятых исполнителей нет таких подписей.
Для придания юридической значимости цифровые документы должны быть подписаны электронной подписью.
Важно: документы с обеих сторон должны быть подписаны одинаковой подписью. Если у заказчика КЭП, то и у исполнителя должна быть КЭП. Если у исполнителя ПЭП, то и заказчик подписывает с помощью ПЭП. В другом случае документ не будет иметь юридической силы.
Есть три вида электронных подписей:
Простая электронная подпись (ПЭП).
Создается на конкретном ресурсе и для подписания документов через этот ресурс. Часто в качестве ПЭП используют коды в смс или пуш-уведомления. Например, в банковских приложениях.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
НЭП создают на сайте налоговой или в специальных сервисах и хранят в облаке. На сайте nalog.ru подпись создают только для внутреннего пользования. Это бесплатно.
На других ресурсах НЭП создают за деньги и применяют для ЭДО без привязки к тому ресурсу, где она создана. Такие подписи нельзя использовать для обмена информацией с госорганами, участия в тендерах и госзакупках.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
КЭП оформляют в специальных удостоверяющих центрах и хранят на USB-носителях. Можно использовать для ЭДО, обмена информацией с государственными органами, судами, участия в тендерах и торгах.
