Информируем вас, что с 1 января 2023 года электронные документы при ведении бухгалтерского учета применяют все организации бюджетной сферы, к которым относятся и казенные, бюджетные, автономные учреждения здравоохранения.
Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2
Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) учреждением и контрагентами (поставщиками, покупателями) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с программой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 предназначен сервис фирмы «1С» 1С-ЭДО.
В настоящее время в программе реализован электронный документооборот с использованием следующих электронных документов:
- Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
- Товарная накладная № ТОРГ-12;Счет-фактура;
- Исправительный счет-фактура;
- Корректировочный счет-фактура;
- Универсальный передаточный документ;
- Универсальный корректировочный документ*;
- Акт о расхождениях;Счет на оплату;
- Ответ на заказ (в виде счета на оплату);Извещение (для централизованных поставок НФА).
*Полученный электронный документ вида Универсальный передаточный документ отражается в программе как связка документов Электронный документ поставщика/Счет-фактура полученный или Поступление услуг, работ/Счет-фактура полученный.
Также предусмотрена передача документа вида Произвольный электронный документ, к которому можно прикрепить произвольное количество внешних файлов в любом формате.
Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме доступен как в локальной версии программы 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в централизованном облаке на базе технологии 1СFresh.
Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 позволяет:
- сформировать, зашифровать, подписать и отправить электронный документ (ЭД);
- получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
- обработать подтверждение оператора об отправке /получении ЭД;получить извещение покупателя о получении ЭД;сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
- просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
- сформировать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
- вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
- вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
- вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.
В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.
В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:
- не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
- вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
- вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
- вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.
Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.
Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.
Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).
Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России.
Правовые основы электронного документооборота
Нормативно-правовая база для обмена электронными документами в настоящее время полностью сформирована.
С 08.04.2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.
ГК РФ признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160).
Налоговым законодательством установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее — ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ), и т. д.
Способы обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 позволяет настроить и использовать обмен электронными документами с контрагентами с помощью:
сервиса 1С-ЭДО через Оператора ЭДО — специальную организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем;прямого обмена — через каталог, электронную почту, ресурс FTP (не поддерживается передача счетов-фактур, согласно законодательным ограничениям).
Для обмена электронными документами с контрагентами учреждению потребуется получить, установить и добавить в программу сертификат электронной подписи, а также установить и настроить программу шифрования на компьютере пользователя, который будет подписывать и отправлять/получать электронные документы, или на сервере.
Для включения возможности электронного обмена с контрагентами следует перейти в раздел Администрирование и открыть форму Настройка параметров учета.
В форме Настройка параметров учета на закладке Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами.
Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО
Данный вид обмена электронными документами является рекомендуемым и обеспечивает максимальные возможности.
Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет передавать и получать электронные документы даже при взаимодействии с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, при условии, что они поддерживают данный сервис. В настоящее время в сервисе 1С-ЭДО поддержан обмен следующих операторов ЭДО: Калуга Астрал, Такском, Тензор (СБИС), Линк-сервис, Удостоверяющий центр, ЭТП ГПБ. Перечень операторов ЭДО, поддерживаемых сервисом 1С-ЭДО, постоянно расширяется.
Обмен электронными документами через оператора ЭДО позволяет получать и отправлять акты об оказании услуг и товарные накладные ТОРГ-12, а также счета-фактуры в форматах, утвержденных ФНС России.
Если учреждение реализует оптом маркируемую обувную продукцию, то программа обеспечивает возможность указать в документах «Накладная на реализацию продукции и товаров (ТОРГ-12)» и «Счет-фактура выданный» коды маркировки индивидуальной и транспортной упаковки и обеспечивает передачу сведений о кодах маркировки в электронных документах.
Для использования этой возможности необходимо открыть форму настроек Обмен электронными документами, в группе Обмен с контрагентами, перейти по ссылке Настройки ЭДО БГУ и в настройке ЭДО организации включить флажок Передача кодов маркировки.
Выгрузка электронных документов в файл
Если необходимо выгрузить электронный документ для передачи по другим каналам связи или для загрузки в другое программное обеспечение, программа позволяет сохранить документ в файл с помощью команды Выгрузить документ в файл (группа команд Еще — ЭДО) в форме соответствующего документа.
Поделитесь с коллегой полезными лайфхаками от 1С ;)
