Неотлаженные и неотрегулированные процессы работы с документами тянут на дно даже самые успешные компании. Если продуктивность ваших сотрудников снижается из-за того, что они закапываются в бумагах, согласованиях во внутренних чатах или рабочих переписках в мессенджерах, стоит подумать об оптимизации документооборота. Сооснователь сервиса облачной 1С Альтап Филипп Щиров рассказывает, как упростить документооборот в компании.
Почему стоит задуматься об оптимизации оборота документов
Сегодня инструменты обмена важными деловыми сведениями меняются. Теперь эта тема не столько про работу с бумажными документами, сколько про электронный документооборот (ЭДО) – цифровизацию документов и обмен ими через интернет.
Оптимизация документооборота может пугать многие компании своей «сложностью». Но гораздо проще решиться перейти на ЭДО, если вы знаете о двух главных, но неочевидных практических преимуществах такого документооборота, помимо простого удобства хранения и работы с документами:
- во-первых, вам гарантирован платёж при оказании услуг по постоплате;
- во-вторых, ваша бухгалтерия сможет вести корректный учёт.
Давайте разберёмся с каждым из них подробнее.
Гарантированный платёж при оказании услуг по постоплате
Сложно доказать, что вы выполнили свою часть обязательств, если работаете по постоплате и не успели подписать закрывающие документы: счета-фактуры, накладные, акты-сверок, акты выполненных работ, счетов, заказов. И в случае конфликта первым делом суд потребует документы, подтверждающие сделку.
Из-за того, что обычно бумажный документооборот растянут по времени, необходимых суду документов у вас может и не быть. Например, контрагент мог не подписать оригиналы, или бумаги потерялись в процессе доставки. В итоге, обратившись в суд, вы не сможете подтвердить, что сделка была совершена. Избежать такой ситуации поможет электронный документооборот (ЭДО) – с ним можно оперативно подписывать документы и закрывать сделки.
Бухгалтерия сможет вести корректный учёт
Раз в квартал бухгалтерия должна закрывать налоговый период, то есть определять сумму налога, которую вам нужно заплатить. По закону, бухгалтер может учитывать только закрытые сделки: такие, для которых у компании есть полный набор закрывающих документов. В этой ситуации сделка считается состоявшейся: услуга или товар получены заказчиком, а деньги – исполнителем.
По своему опыту и опыту наших коллег мы можем сказать, что при бумажном документообороте больше половины сделок не закрывается, так как большинство документов не успевает вернуться к компании от контрагентов.
Если подписанных документов нет, бухгалтерия на свой страх и риск может принимать сделки к учёту. Но тогда первая же налоговая проверка обнаружит нарушение: за каждую незакрытую по правилам сделку придётся доплатить налог.
Что в документообороте компании можно оптимизировать
В первую очередь руководителю стоит обратить внимание на два типа документооборота, которые могут требовать оптимизации.
Внутренний документооборот
Внутренний документооборот касается всей жизни компании: от создания продукта до управления командой. Этот обмен документами включает разновидность ЭДО – КЭДО, кадровый документооборот, который используется для различных задач. Обмен данными по КЭДО нужен, например, если требуется уведомить членов команды об отсутствии одного из коллег. Заблаговременное уведомление необходимо, чтобы перераспределить задачи и приоритезировать срочность их выполнения.
Кадровый электронный документооборот – это спасение для компаний, где много «удалёнщиков». Если у сотрудника нет возможности лично посетить офис и получить документ на руки, руководитель может передать подчинённому документ с помощью онлайн-платформы. На такой платформе у каждого сотрудника есть личный кабинет с доступом через браузер или мобильное приложение.
Однако вам нужно помнить, что не все бумаги можно передавать через систему КЭДО. Так, согласно Трудовому кодексу РФ, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда должны подписываться сотрудником в бумажном формате. Также при принятии на работу с соискателем необходимо заключить в бумажном виде соглашение об использовании КЭДО. Такое соглашение заключается один раз, и для этого нужно выпустить электронную подпись.
Внешний документооборот
Внешний документооборот организован между компанией, её подрядчиками и клиентами. В ходе такого обмена документами закрепляются договорённости, уточняются детали заказа и осуществляется контроль над тем, как оказываются услуги.
Для оптимизации внешнего документооборота нужно организовать его через систему ЭДО – в нашей компании это 1С-ЭДО. Такая система позволяет бизнесу обмениваться любыми подтверждающими документами.
Системы электронного документооборота универсальны: они подходят как для малого бизнеса с небольшим объёмом оборота документов, так и для средних и крупных предприятий, где документооборот насчитывает сотни комплектов ежемесячно.
Большинство сервисов способны интегрироваться с внешними приложениями – это удобно, поскольку каждый подрядчик может вести учёт в разных системах. Ещё одно удобство систем ЭДО: в сервисах просто начать обмен документами с другими организациями – достаточно направить им приглашение и дождаться ответа.
Вместо вывода
Не стоит бояться цифровизации бизнес-процессов – она постепенно становится неотъемлемой частью настоящего и ближайшего будущего любого современного бизнеса. Переход с бумажного документооборота на ЭДО помогает компании оптимизировать обмен документами – в частности, даёт возможность соблюдать порядок в документации и фиксировать договорённости с сотрудниками, подрядчиками и клиентами.
Оптимизация документооборота помогает предупреждать и разрешать возможные конфликты, делая коммуникацию участников трудовых и деловых отношений понятной, оперативной и прозрачной.
Предпринимателю необходимо различать ЭДО и EDI – юридически значимый и юридически (не)значимый документооборот. Документы, передаваемые по ЭДО, имеют юридическую силу, так как они скрепляются электронными подписями. В то время как EDI – это система обмена бизнес-информацией. Например, даже письменное заверение о том, что документооборот по электронной почте имеет силу, не поможет доказать правомерность сделки в суде.
***
Кстати, мы ведём Telegram-канал, в котором рассказываем про бизнес и облачные технологии. Перейти и подписаться можно по ссылке: https://t.me/altapp1c.
