Данная компания работает в финансовой сфере. Занимается инвестициями.Создает новую культуру управления активами, содействуя эффективному развитию бизнеса. Сотрудничает с небольшим и крупным бизнесом, частными лицами. Штат компании – более 100 человек.
Ввиду специфики работы организации ее учетной политики большому количеству сотрудников необходимо согласовывать всевозможные документы. Причем зачастую бывало, что процесс согласования состоял из 5-7 этапов и занимал длительное время. Бумажные документы терялись в стопках на столах у начальников, многие просто забывали подписывать документы, так как не было единой структуры прослеживаемости статуса документа.
Современные системы электронного документооборота призваны, навести порядок в работе компании. Они систематизируют документооборот и прокладывают четкие, прямые маршруты, по которым движется поток деловых документов.
С целью оптимизации процесса внутреннего согласования организация обратилась к нам за помощью.
Наши сотрудники сразу предложили программный продукт «1C:Документооборот 8», так как его функционал полностью подходил под потребности заказчика.
Благодаря программе сотрудники могут:
• отслеживать список документов, которые им нужно согласовывать;
• получать уведомления о приходящих документах;
• составлять собственный и смотреть общий календарь задач;
• контролировать исполнение поставленных задач подчиненными.
Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать основные процессы делопроизводства в компании. При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:
• сокращение или полный отказ от бумажных носителей;
• сведение к минимуму ресурсов на ручную обработку документов;
• повышение эффективности делопроизводства;
• создание единой информационной базы документов;
• снижение рисков потери или повреждения важных документов;
• организация удобной работы сотрудников с документами;
• контроль над исполнением;
• повышение уровня информационной безопасности и другие.
Всю вышеперечисленную информацию мы презентовали заказчику, и функционал программы их полностью устроил.
Также была реализована интеграция с «1C:Бухгалтерия 8» в части отображения документов в обеих программах. В результате после согласования документа в «1С:Документооборот 8» он появлялся в «1C:Бухгалтерия 8». По данной задаче был реализован блок бюджетирования.
Когда мы полностью настроили программу под нужды клиента, то начали переходить к следующему этапу.
В первую очередь мы предоставили демонстрационную копию базы с полным функционалом, в которой сотрудники могли ознакомиться с новым программным продуктом. Нами был специально выделен человек, который помогал быстрее вникнуть в работу программы. В дополнении к этому мы составили видео-инструкции по работе.
В целом процесс ознакомления с программой не вызвал больших проблем у работников организации, они быстро вникли в процесс.
Процесс внутреннего согласования вместо нескольких часов или дней теперь занимает до 40 минут. У руководителя появился эффективный механизм, который позволяет следить за работой сотрудников. Причем он не требует каких-либо дополнительных трат в плане времени и ресурсов. За счет автоматизации значительно снизилось время полного согласования документа и увеличилось количество пользователей, которые могут находиться в цепочке согласования, а также видов документов.
Существенно облегчает работу, сокращает издержки, связанные с большим объемом корреспонденции, ускоряет подписание и исполнение договоров. Системы электронного документооборота (СЭД) автоматизируют ЭДО, позволяя эффективнее управлять бизнес-процессами, связанными с использованием цифровых бумаг в компании.
Электронный документ позволяет получить ключевые преимущества:
• рост производительности труда сотрудников на 25-50%;
• сокращение времени на создание и обработку документов до 75%;
• уменьшение расходов на хранение документов до 80%.
