Резидент-нерезидент. Как закрыть 2022 год по НДФЛ, если менялся этот статус у работника?
По общему правилу, проверять является ли сотрудник налоговым резидентом или нет, нужно на каждую дату выплаты ему дохода. Но есть ситуация, когда такую проверку необходимо провести еще раз – это конец года. Об этом регулярно напоминает Минфин (см., например, письма ведомства от 12.12.2022 № 03-04-05/121297, от 27.07.2022 № 03-04-05/72454).
Рассмотрим такую проверку на конец года подробнее.
Резидент стал нерезидентом
В 2022 году будет довольно много таких ситуаций, особенно у компаний, сохраняющих дистанционный формат работы с сотрудниками, которые убыли из РФ.
Если оказалось, что к концу 2022 года действующий сотрудник стал налоговым нерезидентом по законодательству РФ, нужно:
📎 Пересчитать весь НДФЛ по ставке 30% и не учитывать вычеты (нерезидентам они не положены);
📎 Начать удерживать из доходов работника недоудержанные ранее суммы налога;
📎 При доудержаниях помнить об ограничении –не более 20% от зарплаты;
📎 Если с учетом ограничений не получится удержать всю необходимую сумму НДФЛ к доплате, в новом году доудержания прекратить и уведомить о долге по НДФЛ налоговую и сотрудника. В качестве уведомления выступает справка о доходах и удержанном НДФЛ, которая сдается в налоговую в составе 6-НДФЛ и направляется сотруднику отдельно.
Неудержанную плательщиком дохода сумму НДФЛ с нерезидента налоговая сама выставит уведомлением за 2022 год.
Отметим, что все рассказанное выше касается только действующих сотрудников. Если нерезидентом стал бывший работник, и с момента увольнения никаких выплат дохода в его адрес не производилось, то и пересчитывать ничего не надо. Это должен сделать сам бывший сотрудник и сдать декларацию в ФНС (письмо Минфина от 12.12.2022 № 03-04-05/121297).
Нерезидент стал резидентом
Тоже распространенная ситуация в 2022 году.
Если сотрудник был нерезидентом, а к концу года стал резидентом, НДФЛ нужно пересчитать со ставки 30% на ставку 13% (15% — если доходы превысили 5 млн руб.).
Обратите внимание, сумму переплаты по НДФЛ нужно засчитывать в счет уплаты налога с последующих выплат этому сотруднику только в текущем году. Заявления от работника на зачет такой переплаты не нужно (письма Минфина от 26.09.2017 N 03-04-06/62127, от 15.02.2016 N 03-04-06/7958, письмо ФНС России от 21.09.2011 N ЕД-4-3/15413@).
Если же факт резидентства выявлен в конце года, то суммы, которые не успели зачесть до конца года, работодатель сам возвращать отдельно не обязан (п.1.1 ст.231 НК РФ). В обязанности плательщика доходов входит сдача в ФНС информации о том, что за отчетный год удержан и не зачтен лишний налог – справки в составе 6-НДФЛ.
Чтобы вернуть эти свои деньги, новый налоговый резидент сам подает в ФНС декларацию и документы, подтверждающие его право на «резидентскую» ставку НДФЛ в истекшем году.
Но о том, что есть переплата, сотруднику, ставшему резидентом, надо сообщить. Форма сообщения не регламентирована, поэтому достаточно любого документа. Главное, чтобы он был в письменной форме.
