Как правильно анализировать развернутое сальдо по счетам расчетов, и как оно попадает в бухгалтерскую отчетность?

Часто можно услышать вопрос от коллег – как программа собирает развернутое сальдо по счетам и включает его в бухгалтерскую отчетность? Откуда такие огромные цифры? В оборотно-сальдовой ведомости не видно цифры, попадающие в бухгалтерскую отчетность.

Дело в том, что в программу 1С:Бухгалтерия 8 заложена методика включения в отчеты и расшифровки максимально развернутого сальдо по всем возможным субконто и аналитическим разрезам, т.е. в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по кнопке «Показать настройки» на закладке «Группировка» необходимо включить все возможные флажки, и дополнительно включить флаг «По субсчетам», либо анализировать каждый субсчет отдельно.

Свернутый отчет удобен для анализа вручную, но цифры в нем будут другие.

Если бухгалтер сформировал отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с указанными выше настройками и увидел отрицательные остатки по некоторым строчкам, либо одинаковые суммы по дебету и кредиту счета, быстро исправить такую ситуацию без перепроведения документов поможет документ «Корректировка долга» (в разделе «Покупки» и «Продажи», журнал документов «Корректировки долга» единый), операция «Зачет авансов» или «Зачет задолженности», с указанием одного и того же контрагента.

В примере на скриншоте ниже есть дебиторская и кредиторская задолженность по одному и тому же поставщику. Бухгалтер точно знает, что дебиторской задолженности нет.

Чтобы свернуть сальдо, нужно создать документ «Корректировка долга» с видом операции «Зачет авансов поставщику», заполнить документов автоматически по кнопке «Заполнить» в шапке документа, затем вручную отредактировать табличную часть на закладке «Задолженность поставщику» таким образом, чтобы итоговая сумма задолженности равнялась итоговой сумме на закладке «Авансы поставщику», документ провести, будут сформированы встречные проводки по счету 60 с нужными субконто.

После этого обновить отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». В отчете будет видно свернутое сальдо, оно же попадет в бухгалтерскую отчетность.