Вопрос аудитору:
Вводится переход на внутренний электронный документооборот (ЭДО). В штате администрации три человека – глава, бухгалтер, специалист. Бухгалтер один, который работает в программе 1С. С переходом на ЭДО у бухгалтера добавится работы. На балансе учреждения три основных средства. Обязательно ли переходить на внутренний ЭДО?
Ответ: В соответствии с п. 25 СГС "Концептуальные основы", утв. приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н, первичные (сводные) учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету по унифицированным формам.
Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н) утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета учреждений, и методические указания по их формированию и применению (далее – Методические указания).
Приказ № 61н применяется с 1 января 2023 года либо до этого срока в случаях, предусмотренных учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета). Приказ № 61н применяется с 1 января 2022 г. при ведении бюджетного учета Федеральным казначейством в рамках полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных федеральных казенных учреждений (по решению Правительства России).
Также учреждения должны применять унифицированные формы электронных первичных учетных документов, утвержденные Приказом № 52н (в ред. приказа Минфина России от 15.06.2020 № 103н). Эти документы применяют все учреждения с 01.01.2021 (п. 2 Приказа № 103н).
Положениями Приказа № 61н предусмотрено создание учреждениями условий по переходу с 2023 года на электронный документооборот. Поэтому создание альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета предусматривает включение унифицированных форм документов, утвержденных Приказом № 52н, в положения Приказа № 61н. Иными словами, в рамках перехода на электронный документооборот унифицированные формы на бумажном носителе будут постепенно заменяться электронными формами. В конечном итоге Приказ № 52н утратит силу.
Таким образом, организации бюджетной сферы обязаны обеспечить переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов с 1 января 2023 года (письмо Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091).
Порядок документооборота устанавливается в учетной политике учреждения (п. 22 СГС "Концептуальные основы"). При условии ведения бухгалтерского учета и (или) составления бухгалтерской (финансовой) отчетности по договору (соглашению) иным учреждением (централизованной бухгалтерией) порядок документооборота устанавливается с учетом особенностей организации ведения бухгалтерского учета, предусмотренных договором (соглашением).
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы (п. 24 СГС "Концептуальные основы").
Учреждения, не применяющие электронный документооборот, вправе применять новые электронные формы на бумажном носителе (письмо Минфина России от 18.03.2021 № 02-07-10/19776). Если учреждение перешло на электронный документооборот, все без исключения формы должны оформляться в виде электронных документов.
Формы первичных учетных документов составляются на бумажном носителе в случаях (п. 6 приложения 5 к Приказу № 61н):
· если у учреждения нет организационно-технической возможности формировать и хранить электронные документы;
· если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Порядок оформления документов по Приказу № 61н в бумажном виде в 2023 году должен рассматриваться как временная мера. Учреждению необходимо вести работу по организации ЭДО. Пользователи 1С:БГУ 8 (ред. 2.0) имеют техническую возможность для перехода на ЭДО, поскольку программа отвечает всем требованиям формирования документов в электронном виде.
Если в учреждении имеется возможность формировать и подписывать первичные документы в электронном виде с использованием электронных подписей, распечатывать и подписывать на бумаге такие документы не требуется.
Таким образом, с 2023 года все организации бюджетной сферы должны перейти на применение электронных первичных документов и регистров с подписанием их электронными подписями вне зависимости от того, кто ведет бухгалтерский (бюджетный) учет (самостоятельно, централизованная бухгалтерия, орган казначейства), сколько сотрудников в штате учреждения.
За нарушение требований к бюджетному (бухгалтерскому) учету ст. 15.15.6 КоАП РФ предусмотрена ответственность. Под нарушением требований к бюджетному (бухгалтерскому) учету и требований к составлению и представлению бюджетной или бухгалтерской (финансовой) отчетности согласно примечанию к ст. 15.15.6 КоАП РФ понимается отсутствие первичных учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета.
Следовательно, за отсутствие первичных учетных документов и регистров из Приказов № 61н, № 52н может быть применена административная ответственность. Если документы будут распечатаны на бумаге и подписаны, штрафа можно избежать. Однако за нарушение законодательства об обязательном применении электронных документов могут вынести представление (предписание) об устранении нарушения.
Также необходимо иметь в виду, что в Российской Федерации реализуется централизованная модель ведения бухгалтерского учета, формирования отчетности, начисления и выплаты заработной платы в организациях бюджетной сферы. Она предполагает принцип однократного ввода данных, технологическую интеграцию данных бухгалтерского учета учреждений с данными системы "Электронный бюджет" на основе сервисов, предоставляемых Федеральным казначейством. Без внедрения ЭДО всеми учреждениями реализовать эту модель не получится. Поэтому поэтапный переход на внутренний ЭДО является обязательным.
Статья взята с сайта - its.1c.ru
Ссылка на статью - https://its.1c.ru/db/budquest/content/2021/hdoc
