Статья 06.12.23, 11:09

Как правильно организовать структуру папок внутренних документов в СЭД?

Удобство и эффективность работы пользователей в СЭД зависит от правильной структуры папок внутренних документов. Следовательно, необходимо подойти к организации внутренних документов с системным подходом.

Перед началом составления структуры папок внутренних документов в «1С: Документооборот 8» нужно классифицировать виды самих внутренних документов. Принято разделять внутренние документы на следующие категории:

- Договоры;

- Организационно-распорядительные документы;

- Информационно-справочные документы;

- Финансово-бухгалтерские документы;

- Личные документы;

- Служебные записки;

- Доверенности и т.д.

Данная настройка видов документов производится с помощью справочника «Виды документов» в разделе «НСИ» (рис.1). В справочнике создается группа документов «Внутренние документы», в которой создаются подгруппы в соответствии с категориями, на которые классифицируются наши внутренние документы (рис.2).

Рис. 1. Раздел «НСИ» – справочник «Виды документов»

Рис. 2. Справочник «Виды документов» – группа видов документов «Внутренние документы»

Для использования папок документов в «1С:Документооборот 8» необходимо установить флаг «Папки документов» (раздел «Настройка» – «Настройка программы» – гиперссылка «Настройка работы с документами») (рис.3.).

Рис. 3. Раздел «Настройка работы с документами»

Существует несколько разных структур папок внутренних документов в СЭД, в которых можно выделить несколько вариантов:

- По организациям;

- По подразделениям;

- По видам документов;

- Смешанно (например, по подразделениям и по видам документов);

- По логическим группам видов документов.

Самым верным и оптимальным вариантом для хранения внутренних документов по папкам является структура по логическим группам видов документов. Такое решение связано с тем, что количество уровней иерархии папок не должно превышать 3-х для более удобной навигации, чтобы не открывать, одну за другой, большое количество подчиненных папок, а также структура папок не должна повторять существующие классификации, которые уже используются для документов, например по грифам доступа, вопросам деятельности, видам документов и т.д., чтобы не дублировать одинаковую информацию на разных реквизитах документа.

Организация папок внутренних документов по логическим группам видов документов подразумевает под собой объединение похожих видов документов, у которых одинаковые права доступа пользователей, в одну папку.

Например, все права доступа сотрудников к договорам различного вида определяются одинаково, поэтому стоит создать только одну папку «Договоры» без подчиненных ей.

Создание папок осуществляется в разделе «Документы» в справочнике «Документы» (рис.4).

Рис. 4. Раздел «Документы» – справочник «Документы»

При нажатии правой кнопки мыши на «Папки» (рис.5) и при выборе из выпадающего списка варианта «Создать папку» (рис.6) открывается карточка создания новой папки документов.

Рис. 6. Справочник «Документы» – создание новой папки документов

В карточке создания новой папки документов нужно обязательно указать наименование данной папки и выполнить команду «Записать и закрыть» (рис.7.).

Рис. 7. Карточка создания новой папки документов

Для создания подчиненной папки необходимо в карточке ее создания в поле «В папке» указать уже существующую папку, которой она будет подчиняться (рис. 8).

Рис. 8. Карточка создания подчиненной папки

На папки документов задаются права на чтение, редактирование, добавление и удаление документов с помощью различных настроек разграничения прав доступа в системе.

Узнать, какие сотрудники имеют права доступа к данной папке, можно из карточки папки документа, выполнив команду «Еще» и выбрав из выпадающего списка пункт «Права доступа» (рис. 9).