Лидирующее российское предприятие по изготовлению систем управления для зенитных ракетных и артиллерийских комплексов морского и берегового базирования «РАТЕП» автоматизировало учетные процессы в отечественной ERP-системе. На базе решения «1С:ERP» консолидировано более 10 разрозненных учетных процессов предприятия.
В результате реализации проекта внедрения на предприятии АО «РАТЕП» [входит в состав корпорации «Алмаз-Антей»] было автоматизировано 450 рабочих мест. Работы проведены Внедренческим центром «Раздолье». Проект стал победителем конкурса «1С:Проект года – 2023», как «Лучший проект внедрения 1С:ERP в Центральном федеральном округе».
До начала проекта автоматизации ИТ-структура на предприятии была сложной: на заводе работало более 10-ти различных информационных систем. В основном они создавались под конкретные локальные задачи подразделений и даже отдельных людей в подразделениях. Это приводило к тому, что обычные типовые заводские процессы оказались разорваны: потребность производства велась в одной системе, складские остатки – в другой, закупщики работали частично в третьей, а частично – в Excel, договоры велись в четвертой базе и т.д. В итоге, чтобы, к примеру, проанализировать обеспеченности плана закупок, требовалось в Excel вручную свести данные из нескольких информационных систем. Это занимало много времени, так что говорить об оперативной реакции на какие-либо изменения ситуации, было невозможно.
Несмотря на сложности с оперативном учетом, организация долго шла к решению по переходу на единую информационную систему. Руководство предприятия понимало, что внедрение новой информационной системы затронет практически все подразделения завода и будет организационно очень сложным.
В течение 2020 года предприятие рассматривало несколько представленных на рынке информационных систем, и в итоге остановило свой выбор на «1С:ERP Управление предприятием 2».
Автоматизировать множество процессов и при этом минимизировать трудозатраты
Целью проекта была комплексная автоматизация управления промышленным предприятием за счет построения единого ИТ-ландшафта в рамках одной информационной системы по процессам управления закупками, складами, продажами, входного контроля качества, бухгалтерского и налогового учета, расчета себестоимости, учета затрат, процессов бюджетирования, ведения раздельного учета и подготовки отчетности по гособоронзаказу. Для ее достижения была проведена также интеграция «1С:ERP» c корпоративными учетными системами и внутренними системами (автоматизации столовой, производства, зарплаты и управления персоналом). Важным условием проекта стала – минимизация трудозатрат пользователей на работу с информационной системой.
В рамках проекта были автоматизированы процессы от расчета плановой калькуляции на изделие до закупки материалов под контракт, формирование плановых и сбор фактических данных по бюджету, подготовка управленческой отчетности и ее выгрузка в корпоративные и холдинговые учетные системы, снижена трудоемкость использования информационной системы. Процесс автоматизации затронул также интеграцию регламентов предприятия в информационную систему и цифровой контроль за их исполнением.
Уникальность и инновационность проекта
Особенностью проекта стало большое количество сквозных процессов предприятия, реализованных в системе. В результате была автоматизирована работа специалистов завода от формирования плановой калькуляции изделия до контроля цены закупки материалов на рассчитанное изделие.
Второй особенностью стал перевод большого количества пользователей с «самописных» систем: в каждой из них была собственная логика и свои особенности, к которым пользователи привыкли. Пришлось проделать большой объем работы, чтобы донести до пользователей возможности программного продукта «1С:ERP Управление предприятием 2».
Третьей особенностью стал большой объем разрозненных данных: разная информация по одним и тем же объектам, например, договорам, хранилась в разных информационных системах. Потребовалось провести большой объем работы по их объединению и нормализации.
В рамках проекта автоматизированы несколько групп процессов.
1. Управление закупками
Потребности производства по материалам, покупным комплектующим изделиям (далее по тексту - ПКИ) и т.д. в программе регулярно загружаются из производственной программы (одна из нескольких информационных систем, которые еще не перешли в «1С:ERP»). Потребности по прочим закупкам (АХО, оборудование, услуги и т.д.) вводятся сразу в «1С:ERP».
Далее эти сводные потребности проходят несколько стадий согласования, включая проверку лимитов по бюджетам.
Так как закупки ТМЦ на заводе разделены по разным ответственным менеджерам, то и потребность тоже делится в зависимости от вида номенклатуры по ответственным.
Уже по итогам согласования на основании плановой потребности формируются заказы поставщикам. При этом цена, заявленная поставщиком, сравнивается с ценой, которая использовалась при расчете плановой цены изделия, для которого осуществляется закупка.
Для производственных материалов и ПКИ в подсистеме «Управления закупками» активно используется «План закупок». Причем, так как потребность производства меняется довольно часто (из-за изменения спецификаций, появления новых заказов и т.д.), реализована загрузка и хранение версий «Плана закупок» на один и тот же период. По любой из версий можно оценить ситуацию: какая потребность согласована, по какой – уже сформированы заказы поставщикам, по каким из заказов уже определен поставщик, на какой стадии находится заключение договора и т.д.
Для прочих закупок используются «Заказы на внутреннее потребление», которые точно также проходят согласование с различными службами и проходят проверку на лимиты бюджетов.
Реализованы отчеты по статусам закупок в различных разрезах. Подсистема оптимизирована, т.к. в ней работают практически все службы завода.
2. Входной контроль качества
Все входящие партии ТМЦ, которые будут использованы на производстве, проходят контроль качества. В специализированной программе лаборатории специалист отмечает нужные качественные характеристики по каждой партии. Дальше эти параметры возвращаются в «1С:ERP». До того момента, пока партия не получит значений показателей качества из лаборатории, программа не позволяет переместить ее на производство.
3. Складской учет
В программе автоматизированы центральные материальные склады, производственные кладовые, склад брака, склад готовой продукции. При этом производственные склады и склад деталей и сборочных единиц (далее по тексту – ДСЕ) на текущий момент ведется в сторонней программе (информационной системе производственного учета).
На складах учет ведется по сериям. Серии в общем случае равны входной партии. Это нужно для того, чтобы отдел комплектации при подборе ТМЦ на заказ ориентировался, в числе прочего, и на качественные параметры, указанные лабораторией для конкретной партии.
По части ПКИ и материалов дополнительно ведется срок годности (использования). Его также учитывают при подборе ТМЦ на заказ (если гарантийный срок изделия в соответствии с конкретным договором должен быть, к примеру, 10 лет, то и ПКИ на него подбирают с достаточным сроком использования).
В части складов «1С:ERP» интегрирована с информационной системой производственного учета. Все движения по складам выгружаются в производственную программу. По некоторым операциям документы напротив загружаются в «1С:ERP» из производственной программы.
4. Управление продажами
В данной подсистеме реализован учет договоров с клиентами, а также этапов договоров. Ведутся графики исполнения и оплаты договоров, которые являются источниками данных для бюджетов и управленческой отчетности.
В подсистеме выставляются счета, контролируются взаиморасчеты с заказчиками, оперативно отслеживается статус выполнения заказа клиента.
Реализован серийный учет на складе готовой продукции (изделия учитываются на складе по индивидуальным заводским номерам для хранения истории отгрузки заказчикам).
5. Учет затрат и расчет себестоимости
Так как предприятие работает с гособоронзаказом, то расчет себестоимости являлся критичной задачей автоматизации.
В «1С:ERP» реализован расчет и плановой и фактической себестоимости.
Для расчета плановой калькуляции была написана отдельная подсистема. Это связано в первую очередь с особенностями требований законодательства для предприятий ВПК, а также с длительностью производственного цикла. Так, при расчете материальной составляющей используются коэффициенты – дефляторы по годам, высчитывается средняя цена закупки за период и т.д. Для расчета накладных расходов используются различные формулы и шаблоны в зависимости от типа заказчика.
Подсистема связана с подсистемой закупок (при оформлении заказа поставщику на основные ПКИ программа сверяет цену поставки с ценой, которая использовалась в плановой калькуляции).
В части расчета фактической себестоимости реализован учет затрат по заказам, по местам возникновения и т.д. Реализованы сложные базы распределения накладных расходов (с учетом особенностей некоторых заказов).
Реализованы различные отчеты по НЗП, включая план-фактный анализ НЗП (накопленные затраты заказа сравниваются с суммами, которые были подсчитаны в плановой калькуляции).
Реализован учет и расчет себестоимости вспомогательных подразделений, включая транспортный цех. Так как на предприятии имеется большой парк транспорта, то для его учета была написана подсистема путевых листов, в которой помимо учета пробега и бензина, фиксируется данные о том, что, куда и по какому заказу было отвезено. В конце месяца на основании этой информации в программе автоматически формируются данные для распределения затрат транспортного цеха.
6. Бюджетирование и казначейство
В программе автоматизирован весь бюджетный процесс предприятия. Реализованы порядка 15 видов бюджетов, включая БДР, БДДС, функциональные бюджеты.
Автоматизированы процедуры подготовки и согласования бюджетов по маршрутам. При этом при подготовке плановых данных максимально используются данные из других подсистем (из плана закупок, заказов покупателей, заказов поставщиков, калькуляций и т.д.).
Используются лимиты бюджетов в части БДДС и закупок (при согласовании заявок на закупку проходит проверка на соответствие бюджету закупок).
По бюджетам автоматизирован сбор факта.
Сделана актуализация бюджетов: изначально происходит планирование на год, после чего бюджеты актуализируются ежеквартально.
Для казначейства используется оперативный БДДС, который формируется на основании годового БДДС с учетом текущей ситуации. Все платежи делаются на основании заявок на расходование ДДС. Заявки вводятся на основании заказов поставщикам, которые формируются в подсистеме закупок. Причем реализована связь с первичной потребностью, так что при согласовании заявки на платеж можно увидеть не просто какая закупка оплачивается, но и пользователя, который заказал ту или иную ТМЦ.
Реализовано вариативное согласование Заявок на расходование ДДС в зависимости от вида платежа, его приоритета, суммы и т.д.
7. Интеграция с корпоративными учетными системами
Данные по бюджетам выгружаются в программы концерна «Алмаз-Антей». Была реализована выгрузка по выданным шаблонам в нужном формате, что позволило полностью автоматизировать процесс интеграции.
Также концерн для подготовки отчетности по МСФО регулярно запрашивает данные по всей деятельности предприятия за период. Было реализовано более ста форм сбора данных, которые на основании оперативного и регламентированного учетов программы собирают требуемую информацию. Формы сбора данных реализованы в виде документов, которые хранятся в «1С:ERP», чтобы в любой момент можно было найти ранее выгруженные данные.
Реализована интеграция с информационной системой концерна «Система управления закупками». В нее регулярно передаются необходимые данные.
Реализована интеграция с АСУ НСИ ДО (информационная система концерна «Автоматизированная система управления нормативно-справочной информацией дочерних обществ»). Все новые элементы справочников «Номенклатура» и «Контрагенты» выгружаются из «1С:ERP» в АСУ «НСИ ДО». Обратно возвращается идентификатор объекта, который хранится в программе.
8. Регламентированный учет
Бухгалтерский и налоговый учет ведется в «1С:ERP» в полном объеме, неоднократно сдавалась из системы регламентированная отчетность.
В программе автоматизирован учет основных средств, учет НМА и НИОКР, взаиморасчеты и т.д. Полностью автоматизирован расчет налога на прибыль (который до этого велся в Excel). Автоматизирован расчет НДС, включая НДС по длительному циклу производства. Автоматизирован расчет налога на имущество и другие налоги.
9. Ведение раздельного учета по ГОЗ
В «1С:ERP» полностью автоматизировано ведение раздельного учета, начиная от регистрации плановых параметров контрактов, до раздельного ведения ТМЦ на складах, закупок, взаиморасчетов, затрат и т.д. Автоматизирован раздельный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности.
Из программы сдается отчет «Исполнение контрактов ГОЗ».
Результаты проекта
Специалисты подрядчика выполнили проектирование системы и подготовили технические задания на адаптацию типовой конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2» под особенности организации и специфику предприятий оборонно-промышленного комплекса, доработку типовой программы, обучение сотрудников предприятия, организацию опытно-промышленной эксплуатации системы, организацию технического и программного решения на импортозамещающей платформе. Экономический эффект от внедрения составил ускорение получения управленческой и регламентированной отчетности – на 20%.
