Как мы помогли управляющей компании пройти проверку ГЖИ и получить продление лицензии на управление многоквартирными домами на 5 лет, проверили заполнение данных в ГИС ЖКХ и решили проблему с отсутствием информации о капремонте и договорах на повышение энергоэффективности МКД – читайте в статье.
Предыстория
Размещение информации в ГИС ЖКХ – это обязанность управляющей компании. В законодательных актах есть указания – что, как и когда публиковать (мы об этом также рассказывали в статье). Выполнение требований проверяет Государственная жилищная инспекция, в том числе в рамках мероприятий для продления лицензии на управление МКД. Если госорган обнаружит ошибки, УК получит штраф и лишится домов, которые обслуживает.
Поэтому важно заранее проверить заполнение ГИС ЖКХ.
Именно такая задача поступила от нашего клиента – питерской управляющей компании «Уют Дом» (название мы придумали для сохранения конфиденциальности заказчика). У нее заканчивался срок лицензии, и нужно было удостовериться, что проверка пройдет успешно.
Далее мы расскажем, как проводили аудит ГИС ЖКХ, который помог УК пройти перелицензирование без замечаний и сохранить все свои дома.
Как мы решали задачу
У нас есть определенный регламент работы. Чтобы понять, какие данные должны быть в ГИС ЖКХ конкретно у нашего клиента, мы выяснили в разговоре со специалистами управляющей компании (юриста, экономиста и технического руководителя) сведения, которые помогли определить:
- Какие есть документы и как они хранятся.- Способ получения УК права управления домами: решением жителей или через конкурс.- Наличие домов со специальными счетами для капитального ремонта.- Наличие МКД с договорами на прямые расчеты за ОДН в ресурсоснабжающие организации.- Заключены ли договоры на использование общего имущества.- Есть ли дома с действующими контрактами на энергосервисное обслуживание.
Таким образом, мы получаем информацию, которую нужно проверить в системе ГИС ЖКХ.
Шаг 1. Оценка открытого профиля УК на портале
Первое, с чего необходимо начать аудит – сверка перечня домов, находящихся в реестре лицензии с объектами жилого фонда, которые размещены в ГИС ЖКХ.Уже здесь мы нашли несоответствие: домов на портале у клиента было меньше, чем в лицензии. Как оказалось, во время нашей проверки под управление УК перешли новые дома, данные о которых она еще не успела внести в систему. Этот недочет быстро устранили.На этом же этапе мы проверили размещение договоров пользования общим имуществом, сведений о собраниях собственников жилья и отчетов по управлению. И не нашли несоответствий.
Шаг 2. Работа с закрытым профилем
Получив от клиента доступ к личному кабинету на ГИС ЖКХ, мы выгрузили данные через типовые отчеты, чтобы найти недостающие сведения.
На этом этапе мы действовали следующим образом: брали конкретный дом и оценивали каждый раздел с данными по математической формуле. Если показатель размещения информации был меньше 100%, мы разбирались в причинах.
Правда здесь столкнулись с одним нюансом. Дело в том, что технические характеристики МКД заполнить полностью нельзя, потому что эти сведения постоянно изменяются. Соответственно, данный раздел пришлось оценивать вручную, сверяя с документацией.
Анализ показал высокий процент заполненности – 98%. А те моменты, которые нужно было доработать, мы установили и передали заказчику для исправления.
Шаг 3 - Проверка лицевых счетов и платежных документов
Особое внимание в ходе проверки ГЖИ уделяет лицевым счетам и операциям по ним. Если в л/с нет платежек — это нарушение.
Сравнив лицевые счета в ГИС ЖКХ с программой учета клиента, мы нашли расхождение в количестве: на портале было 18 000 л/с, по которым не происходило никаких движений. Как пояснили в УК “Уют Дом”, эти счета уже действуют, но их не закрыли в системе.
Кроме обнаружения ошибки, мы также проконсультировали клиента, как закрывать счета в системе, чтобы больше не было подобных казусов.
Также обозначили клиенту проблему с размещением платежных документов. Дело в том, что за один раз в систему можно загрузить не больше 25 000 платежек (как делать выгрузку в систему из 1С, читайте здесь). В связи с чем расчетный центр делает выгрузку в ГИС ЖКХ частями и может допустить ошибку и какую-то часть не выгрузить. Чтобы к моменту подачи заявления на продление лицензии в системе числились все платежки, необходимо отслеживать данный процесс.
Шаг 4 - Анализ данных по жилым и нежилым помещениям
Отражающиеся помещения в МКД должны соответствовать реальному положению дел. Размещать информацию по ним могут не только представители УК, поэтому нередки ситуации, когда в ГИС ЖКХ появляются дубли, или и вовсе несуществующие объекты.Мы провели анализ и обнаружили лишние помещения. Вот только удалить некорректные данные из системы может лишь тот, кто их размещал. Сведения об организациях, которые вносили изменения содержатся в отчете «Информация из Росреестра по МКД».Мы передали клиенту необходимую информацию, и управляющая компания направила письменные обращения в адрес этих юрлиц для актуализации данных на портале.
Шаг 5 - Проверка раздела перечня работ и услуг по каждому дому
Здесь необходимо публиковать информацию о том, какие работы и услуги были запланированы и фактически выполнены управляющей компанией за все периоды ее обслуживания дома. В разделе не было данных за 2018 и 2019 годы.
Мы изучили договоры на предоставление услуг и поставку ресурсов. По ним в систему ГИС ЖКХ также нужно вносить акты о выполненных работах и расчеты за услуги.
У клиента уже были загружены договоры на поставку ресурсов, но информации о состоянии расчетов с РСО не было. Мы пояснили, что в системе есть стандартный шаблон для размещения такой информации, и научили УК его заполнять. Когда работа по заполнению была выполнена клиентом, мы просмотрели результат и загрузили в ГИС.
Шаг 6 - Анализ протоколов собраний собственников
УК включала некоторые протоколы собственников в раздел с договором на управление МКД. Однако, если в протоколе содержатся вопросы, касающиеся не только выбора УК – это считается ошибкой. Так как такие документы должны размещаться в разделе “Протоколы”, мы их перенесли.
Итоги работы
Через две недели после аудита мы предоставили клиенту "План действий" в виде отчёта в Excel. В этой таблице детально описали выявленные в каждом разделе ГИС ЖКХ недочеты, указали их причины и предложили шаги по устранению.
Но этим наша работа не ограничилась. Мы организовали онлайн-созвоны, где обсудили причины ошибок, подсказали, как исправить. Если есть необходимость, мы даже сами вносим коррективы.
По результатам аудита нашлись незаполненные разделы, которые относятся к перечню обязательных для размещения данных. Данная ситуация возникла из-за того, что на обслуживании нашего клиента находятся дома недавней постройки. Такие МКД не требуют капитального ремонта и мероприятий по повышению энергоэффективности. Соответственно, эти разделы не заполнялись в системе.
ГЖИ при проверке может определить отсутствие информации как нарушение. Поэтому мы совместно с УК разработали пояснительную справку, где разъяснили, из-за чего разделы о капитальном ремонте, энергосервисных контрактах и СРО не заполнены. Справку клиент прикрепил к заявлению на продление лицензии в ГЖИ.
Госжилинспекция провела проверку в отношении УК "Уют Дом" в октябре 2022 года и замечаний не выявила. Управляющая компания получила лицензию на управление мкд еще на 5 лет, а мы – благодарственное письмо и предложение о дальнейшем сотрудничестве.
УК "Уют Дом" – не единственная компания, оставшаяся довольной нашей работой. Вот отзыв другого нашего клиента - УК “ДомСтройСервис”, которому мы помогли настроить процессы размещения информации в ГИС ЖКХ.
Упростить работу УК позволяет программа “1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК”, которая сочетает в себе учет информации о жилом фонде, коммунальных услугах, лицевых счетах, оплатах и многое другое, необходимое для управления МКД.
Если у вас остались вопросы, позвоните или напишите – и мы расскажем, как работать эффективно и не бояться проверок ГЖИ.
Другие полезные статьи на нашем сайте
Готовые решения от компании «Сканд»:
Автоматизация работы с должниками в программе «1С:ЖКХ»
Продление лицензии управляющей компании под ключ: полный аудит ГИС ЖКХ
