Не доходят руки до автоматизации казначейства в компании? Мы собрали несколько примеров, когда откладывать внедрение уже нельзя. А чтобы разобраться с трудностями, которые могут возникнуть при автоматизации, приглашаем на вебинар «Как автоматизировать казначейство в 1С: практический кейс группы компаний».
Казначейство полного цикла: что это и кому нужно?
В том или ином виде бизнес-процессы казначейства осуществляются во всех компаниях. Однако казначейство полного цикла есть далеко не везде.
Потребность в выстраивании и автоматизации казначейства полного цикла обычно возникает у предприятий со сложной схемой расходов и распределённой структурой. Это могут быть организации филиального или холдингового типа, оборот которых достиг 800 млн руб. в год. Или же единые юридические лица с оборотом от 1-1,5 млрд руб. в год.Кристина Маланюк, руководитель проектов компании «Внедренцы и Программисты»
Так что же такое казначейство полного цикла? Это система управления финансами, которая покрывает как минимум следующие процессы:
- отражение операций с наличными и безналичными денежными средствами;
- планирование поступлений и расходов денежных средств;
- контроль наличия денежных средств и бюджетных лимитов;
- процесс согласования заявок на расходование денежных средств.
При необходимости казначейство может быть дополнено такими функциями, как управление договорами, валютный контроль и другими. Для примера приводим схему соответствующего блока в 1С:ERP УХ — конфигурации семейства 1С с самыми широкоми возможностями в части казначейства.
Кейс 1. Нет единой политики управления денежными средствами
Заказчик. Группа компаний из нескольких автомобильных дилерских центров.
Проблема. Единых процессов казначейства в группе не существовало, все предприятия управляли средствами самостоятельно, на основе собственных учётных политик и планов счетов. Как следствие, не было надёжных оснований для сравнения их показателей между собой. Не шло речи и о корректной консолидации отчётности и эффективном распределении свободных денежных средств. В результате руководство группы часто действовало вслепую и упускало возможности для роста.
Решение. В содружестве с руководством холдинга мы провели анализ текущего состояния казначейских процессов в каждой бизнес-единице, выявили проблемы и узкие места. Далее на базе «Бит.Финанс» смоделировали единую структуру казначейства с указанием ответственных и связей между ними. После согласования структуры разработали регламенты финансовой политики и должностные инструкции, обучили задействованных сотрудников и запустили систему в промышленную эксплуатацию.
Результат. Казначейские процессы стали более централизованными и управляемыми, появилась возможность для корректного сравнительного анализа показателей и перераспределения средств между бизнес-единицами группы. Потребность во внешнем финансировании сократилась на 20%.
Кейс 2. Сотрудники перегружены рутинными задачами
Заказчик. Группа компаний, один из крупнейших производителей кондитерских изделий в России.
Проблема. Организация работала по модели торгового дома: производственные площадки на одном юрлице, торговая компания, она же покупатель и дистрибьютор продукции, — на другом. Торговый дом совершал множество расчётов — как между юридическими лицами, входящими в группу, так и с конечными клиентами. Все сопутствующие документы распечатывались, и сотрудники финансовой службы обрабатывали их вручную. Информация часто пропадала, возникали ошибки, оплаты задерживались.
Решение. Компания обратилась к нам для внедрения «1С:ERP Управление предприятием». В рамках комплексного внедрения мы запустили в эксплуатацию блоки «Казначейство» и «Бюджетирование», доработали функциональность для автоматического заполнения бюджетов ДДС с использованием ответственных в качестве аналитики сбора данных и адаптировали отчёты.
Результат. В компании появилась процедура управления ДС и онлайн-контроль бюджетов при проведении заявки на оплату. Процедуру создания заявок переложили на инициаторов. Объём ручных операций и трудозатрат сотрудников финансовой службы существенно сократился.
Кейс 3. Сложные процессы согласования тормозят работу компании
Заказчик. Группа компаний, один из крупнейших производителей кондитерских изделий в России.
Проблема. На том же предприятии была ещё одна проблема: неординарные маршруты согласования. Ввиду сложной структуры организации для оплаты одной заявки необходимо было получать «добро» сразу от нескольких инстанций. А поскольку процесс реализовался на бумаге, по почте и телефону, согласования были неудобными и часто затягивались.
Решение. На базе типовой функциональности «1С:ERP Управление предприятием» мы разработали модуль для маршрутизации согласования заявок на расходование денежных средств «ВиП:Казначейство». Затем настроили маршруты, которые запускаются автоматически в зависимости от заявленных статей расходов, обучили пользователей и запустили модуль в работу.
Результат. Теперь система автоматически назначает задачи по согласованию нужным пользователям, уведомляет их о заявках, пришедших на утверждение, и исключает необходимость повторного согласования. Процесс реализуется в 1,5 раза быстрее.
Кейс 4. Не получается соблюдать график платежей
Заказчик. Производитель металлических изделий.
Проблема. Компания переходила из устаревшей «1С:Управление производственным предприятием» на «1С:ERP Управление предприятием». В прежней доработанной системе были выстроены процессы согласования заявок на оплату, а в новой этой функциональности не хватало. В результате сроки обработки заявки зависели не от её приоритетности, а от активности инициатора и его личных отношений с финансовым департаментом. Это приводило к просроченным платежам, росту задолженности и снижению лояльности контрагентов.
Решение. Внедрили модуль «ВиП:Казначейство» и настроили многоэтапные маршруты согласования заявок на оплату в зависимости от статьи ДДС. Это позволило сохранить функциональность, удобную пользователям, привыкшим работать в старой кастомизированной системе. Также мы добавили в модуль возможность привязать к статье ДДС два маршрута — для кредиторской и дебиторской задолженности.
Результат. Процессы формирования и согласования заявок на оплату стали максимально прозрачными. Теперь компания избегает неконтролируемых трат и может согласовывать заявки на важные платежи в течение 1 дня.
Кейс 5. Компания не контролирует необоснованные платежи
Заказчик. Производитель дверей и фурнитуры.
Проблема. Клиентский трафик и объёмы продаж компании росли, но в какой-то момент стало ясно: траты превосходят темпы заработка — по большей части из-за нецелевого расходования денег. К примеру, когда возникла необходимость расширять отдел продаж, руководитель отдела решил закупить технику для новых сотрудников, и его заявка ушла на оплату без согласования ИТ-специалиста. Позже выяснилось, что деньги можно было и не тратить, так как в другом филиале были невостребованные компьютеры. Похожая ситуация повторялась и в других отделах.
Решение. Ранее внедрённую программу «1С:Комплексная автоматизация» усилили модулем «ВиП:Казначейство». Настроили сценарии согласования для разных статей расходов, включили в маршруты всех заинтересованных лиц и запустили процесс в работу.
Результат. Теперь заявки на оплату никогда не проходят мимо сотрудников, ответственных за связанные процессы. В компании улучшилась финансовая дисциплина, минимизированы внеплановые платежи и устранены «двойные» оплаты по одним и тем же счетам.
На примере рассмотренных кейсов вы могли заметить, что не все решения 1С содержат инструменты для реализации казначейства полного цикла. Так, например, функциональность популярных конфигураций «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей» существенно урезана в части согласования заявок, платёжного календаря и других процессов. В связи с этим встаёт вопрос: как понять, какая конфигурация подойдёт для решения ваших задач? Как не переплатить за функциональность при покупке, но при этом не потонуть в последующих доработках системы?Кристина Маланюк, руководитель проектов компании «Внедренцы и Программисты»
Всех, кто хочет погрузиться в тему автоматизации казначейства и ответить для себя на эти вопросы, приглашаем на вебинар «Как автоматизировать казначейство в 1С: практический кейс группы компаний» 23 июля 2024 г.
На вебинаре вы:
- познакомитесь с успешным опытом автоматизации на крупном производстве;
- получите ориентиры для выбора оптимальной системы;
- посмотрите, как одна из них работает на практике;
- сможете задать вопросы и получить рекомендации для вашей компании.
