Время чтения 8 минут
За финансовый результат компании отвечают как минимум два человека: директор и бухгалтер. Часто из-за разных целей они не могут выстроить эффективную работу. Как руководителю найти общий язык с бухгалтером и наладить управление финансами компании, рассказывает Евгения Остапенко, эксперт Контур.Пульса.
Что мешает директору и бухгалтеру понять друг друга
Компания успешно продает товары, бухгалтерские отчеты показывают прибыль, но на счету у фирмы нет средств, чтобы заплатить налоги и рассчитаться с поставщиками в срок. Директор в отчаянии, а бухгалтер, казалось бы, здесь не при чем, так как вовремя начислил зарплату, подготовил первичную документацию, успел отправить отчеты в надзорные органы. Тем не менее, у компании при благоприятной в целом ситуации почему-то не хватило денег.
У бухгалтера и руководителя не совпадают цели
Распространенная причина дефицита бюджета и кассового разрыва: несвоевременный анализ план-факта. В среднем компании делают его не чаще, чем раз в 1,5 месяца. Как правило, это случается из-за того, что бухгалтер долго готовил информацию о доходах и расходах компании. А со сроками затянул, так как у него не было закрывающих документов, и, возможно, он параллельно готовил срочный отчет в налоговую.
По сути в обязанности бухгалтера не входит анализ финансов компании, он констатирует факт за прошедший период. Но руководителю для принятия управленческих решений часто нужна достоверная и своевременная информация о доходах и расходах компании.
Обязанности бухгалтера
- анализирует работу компании за прошедший период
- отчитывается перед контролирующими органами
- готовит информацию о движении денежных средств для руководителя компании
Обязанности руководителя
- оценивает бизнес в целом
- анализирует, как отработала компания в прошлом периоде и прогнозирует финансовое состояние
- ищет возможности для развития бизнеса
По нашим данным до 20 платежей в день руководители подписывают, не глядя и не вникая в их значимость, упуская действительно важные и неотложные. Это часто происходит из-за того, что бухгалтер готовит отчеты для руководителя, которые пестрят терминами и сложными формулами. Директор не может разобраться, задает банальные для специалиста вопросы о расчетах, законодательных тонкостях, прибыльных и убыточных статьях, дебиторской задолженности. Некоторые руководители предпочитают не тратить на это время вовсе, перестают вникать в тонкости учета, а затем из-за недостатка информации принимают неверные управленческие решения.
Пример из практики
Директору телекоммуникационной компании не нравилось, что бухгалтерия долго готовит управленческие и финансовые отчеты. Сам результат работы отдела его не устраивал тоже: документация приходила в тяжелых Excel-файлах, пестрила непонятными финансовыми терминами и формулами. Чтобы понять суть, руководителю приходилось долго разбираться. Однажды компания потеряла крупный источник дохода: из фирмы ушел клиент, который приносил по 2 млн рублей ежемесячно. Директор узнал об этом лишь через два месяца, так как получал нерегулярный отчет от бухгалтеров. Если бы о проблеме было известно раньше, то клиента наверняка можно было бы удержать.
Как выстроить управление финансами
Самому заниматься деньгами компании
Плюсы
- вся информация у одного человека
- не нужно тратить деньги на дополнительных сотрудников
Минусы
- уходит много времени
- решение подходит не всем компаниям
- от большой нагрузки может пострадать качество управления
- во всем придется разбираться лично
Это решение подойдет малым компаниям, в которых не больше пяти сотрудников. Руководитель должен быть уверен, что успеет все четко спланировать. К тому же ему нужно поработать над знаниями в экономической сфере: получить профильное образование или пройти курсы.
Обучить бухгалтера управлению финансами
Плюсы
- в компании есть специалист, который разбирается в учете, умеет планировать денежные потоки и анализировать финансовую устойчивость бизнеса в целом
Минусы
- затраты на дополнительное обучение бухгалтера
- повышенная нагрузка на специалиста
- большая вероятность ошибки
- повышение зарплаты универсальному специалисту
Бухгалтер в компании, как правило, сильно загружен. Когда руководитель поручает ему заниматься еще и финансовым менеджментом, то качество работы может пострадать. К тому же, обязанности бухгалтера и финансиста немного разнятся. Кроме того, работника, вероятно, придется отправить на курсы повышения квалификации. А потом поднять ему зарплату, так как высококвалифицированный специалист на рынке труда стоит дорого.
Взять третьего: оформить в штат финансового директора
Плюсы
- финансы- в руках профессионала
- нагрузка на директора и бухгалтера снижена
Минусы
- найти хорошего финдиректора довольно сложно
- из-за большого объема информации финдиректор не застрахован от ошибок
- потребуется нарастить ФОТ, чтобы выплачивать более высокую зарплату
Финансовый директор в компании однозначно улучшит качество работы с деньгами. Бюджетирование, анализ текущей финансовой ситуации он возьмет на себя, а значит, снимет нагрузку и с директора, и с бухгалтера. К сожалению, даже профессиональный финансовый руководитель не гарантирует безошибочной работы. Некоторые специалисты по привычке ведут подсчеты в тяжелых эксель-файлах, многое держат в памяти и могут что-то упустить. Нанять финансового директора могут себе позволить, как правило, компании, которые способны держать высокооплачиваемого сотрудника.
Доверить финансовый учет онлайн-сервисам
Плюсы
- ошибки сведены к нулю
- регулярный доступ к информации о финансах
- нагрузка на руководителя и бухгалтера снижена
- сервисы предупреждают о кассовых разрывах
Минусы
- требует финансовых вложений, правда, не таких больших, как зарплата для отдельного сотрудника
Это решение подойдет и маленьким фирмам с одним директором, и более крупным организациям с обширным штатом сотрудников. Онлайн-сервисы помогают отслеживать финансы компании в любой момент времени, не дожидаясь закрывающих документов и расчетов от бухгалтерии. По большому счету, искусственный интеллект выполняет роль финансового директора и предупреждает о возможных кассовых разрывах, дает руководителю необходимые данные для принятия решений.
Директор или экономист загружает данные в программу, узнает сколько поступило средств от продаж, много ли потратило то или иное подразделение или какую сумму задолжали партнеры. В любой момент руководитель может открыть браузер, войти в систему и увидеть состояние дел в каждом офисе, понять, где нужно скорректировать расходы, чтобы сберечь деньги компании. Как правило, такие сервисы стоят не дороже квалифицированного финансового директора, а ошибка при финансовом учете сводится к нулю.
Способ работы с деньгами каждая компания выбирает свой. Все зависит от размера организации, ее возможностей и финансовых целей, а также количества сотрудников. Однако директор любой фирмы должен понимать, что только грамотный финансовый менеджмент приведет компанию к успеху. Он поможет держать руку на пульсе и отслеживать состояние бизнеса в любой момент времени.
