Как правильно перевести сотрудников на удаленку: советы для кадровика

В 2022 году доля компаний, в которых трудятся удаленные сотрудники, превысила 50% на российском рынке. Больше было только в разгар пандемии. Но организация удаленной работы должна быть проведена и оформлена правильно, иначе не избежать проблем с трудовой инспекцией.

Что значит удаленная работа, и как на нее перевести сотрудника

С 2021 года сотрудника можно перевести на 4 вида удаленной (дистанционной) работы (см. Закон № 407-ФЗ от 08.12.2020):

1. постоянная — сотрудник всегда трудится вне офиса,
2. временная — сотрудник работает удаленно определенный период времени, не более 6 месяцев,
3. экстренная — сотрудник вынужден трудиться не офиса, пока не прекратится угроза жизни или здоровью людей (период не ограничен),
4. комбинированная — работник частично занят в офисе и частично может трудиться удаленно.

Чтобы перевести на удаленный режим работы действующего сотрудника, не обязательно расторгать с ним трудовой договор и заключать новый. Достаточно внести некоторые изменения в текст документа и оформить их в виде дополнительного соглашения. Главное при этом — получить письменное согласие самого подчиненного.

Процедура кадрового оформления на удаленку

Возможны два варианта развития событий:

1. Инициатором перевода на удаленный режим работы выступает работодатель (например, в кризис у компании больше нет возможности арендовать просторный офис, поэтому часть сотрудников отправляется трудиться «на дом»).
2. Инициатором выступает сам сотрудник, а работодатель не против такого решения (допустим, специалист вынужден уехать в другой регион по семейным обстоятельствам, но готов продолжить выполнять свою трудовую функцию дистанционно).

Процедура оформления кадровых документов в каждом из двух случаев будет несколько отличаться.

Дистанционная и удаленная работа — это одно и то же? Да, с 1 января 2021 г. оба понятия закреплены в Трудовом кодексе как равнозначные (см. ст. 312.1 ТК). Хотя еще недавно термина «удаленная работа» вообще не существовало в законе.

Быть в курсе всех изменений и грамотно организовать кадровое взаимодействие с сотрудниками в филиалах или на удаленке можно через облачный сервис кадрового делопроизводства Астрал iКЭДО

Если инициатор — работодатель, потребуется:

1. письменное согласие сотрудника,
2. приказ о переводе на дистанционный режим работы,
3. дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если инициатор — сотрудник:

1. он должен написать заявление на имя работодателя с аргументацией, почему ему нужен перевод на удаленку,
2. выражая свое согласие, руководитель издает приказ,
3. в заключение процедуры стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.

Пример заявления работника о переводе его на удаленный формат работы:

Если же работник навсегда переходит на удаленный режим и через полгода возвращаться в офис не планирует, формулировка будет еще проще. Например:

Что еще прописать в дополнительном соглашении с удаленным работником

1. Режим рабочего времени дистанционного сотрудника

Он может отличаться от режима офисных работников. Если не установить продолжительность рабочей недели, начало и окончание трудового дня, перерыв для отдыха и питания, сотрудник будет вправе выбирать для себя удобный график самостоятельно.

Учет рабочего времени удаленного сотрудника идет также, как обычно. В табеле Т-12 или Т-13 трудовые дни отмечаются кодами «Я» или «01».

2. Место работы

К сожалению, недостаточно указать в дополнительном соглашении, что удаленный работник выполняет свою трудовую функцию через интернет. Место работы — это обязательное условие трудового договора. Рекомендуем в качестве локации зафиксировать, например, домашний адрес или любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс (см. письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1)

3. Продолжительность временной дистанционной работы

Если сотрудник ушел на удаленку временно, необходимо прописать в дополнительном соглашении, какой срок займет работа в таком режиме. Напомним, что максимальный срок для временной дистанционной работы — 6 месяцев.

4. График работы в офисе и дома — для комбинированной удаленной работы

Например, с понедельник по среду сотрудник может быть занят в офисе, а четверг и пятницу работать из дома.

5. Порядок сдачи отчетов о проделанной работе

Контролировать удаленщиков несколько сложнее, чем офисных сотрудников, как и оценивать результат их деятельности. Обычно компании решают этот вопрос с помощью возложения на работника обязанности периодически предоставлять отчет о проделанной работе. Форму отчета можно утвердить в приложении к доп.соглашению или просто указать, что ее определяет непосредственный руководитель.

6. Порядок предоставления отпусков

На удаленщиков распространяются общие правила о предоставлении отпуска, поэтому достаточно сделать ссылку на ст. 122-125 ТК.

7. Порядок обеспечения программно-техническими средствами

Предполагается, что работодатель должен обеспечить удаленного сотрудника всем необходимым для исполнения его трудовой функции: ПО, оборудованием, средствами защиты информации и т. д. Также рекомендуется прописать порядок возмещения расходов на интернет и мобильную связь, на основании представленных работником чеков, квитанций и т. д.

Электронный кадровый документооборот — это не только удобно, но и экономно.

С 22 ноября 2021 года бизнес может не дублировать на бумажном носителе почти все кадровые документы. Сервис iКЭДО от Калуга Астрал сократит расходы фирмы на бумагу, печать, отправку документов, аренду архива, трудовые ресурсы в непростое для бизнеса время.

Как обмениваться документами с удаленным сотрудником

С удаленными работниками обмен оригиналами документов затруднен. Теоретически можно сделать это по почте или курьерской службой. Но гораздо удобней и быстрей подписать их в электронном виде.

Для этого и сотруднику, и работодателю придется обзавестись электронной подписью.

Например, электронная подпись потребуется для дистанционного заключения, внесения правок и расторжения таких документов, как трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, соглашение о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении. При этом работодателю потребуется УКЭП, а работнику достаточно УНЭП.

Сервис iКЭДО от Калуга Астрал обеспечивает полноценный кадровый электронный документооборот: от выпуска электронной подписи для удаленных сотрудников до хранения электронных документов.