Проведение инвентаризации: обзор эффективного антикризисного инструмента

В быстро меняющихся экономических условиях материальные ценности находятся под угрозой, и задача бизнеса – обеспечить их сохранность. Одним из наиболее эффективных способов контроля за состоянием имущества является инвентаризация. Она позволяет повысить качество системы внутреннего контроля, получить достоверные сведения об имущественном положении организации, а также выявить признаки мошеннических действий и своевременно принять меры для минимизации рисков.

Когда проводить инвентаризацию обязательно

• При передаче в аренду, при выкупе или продаже имущества инвентаризацию проводит продавец/арендодатель и передает описи имущества покупателю/арендатору.

При передаче собственником бизнеса как имущественный комплекса в доверительное управление была проведена сплошная инвентаризация всех активов и обязательств. В результате были выявлены излишки основных средств – производственных складов, возведенных хозяйственным способом, но не принятых к учету.

• Перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация активов проводится в 4 квартале текущего года, а инвентаризация обязательств должна быть проведена на 31 декабря года, за который подготавливается отчетность. Инвентаризация ОС может проводиться раз в три года, а архивных и библиотечных фондов – раз в пять лет.

Серьезных наказаний за нарушение сроков проведения инвентаризации не предусмотрено, максимум, что грозит – штраф до 10 тыс. рублей по ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ. Однако если инвентаризация не проводится, возрастают риски предоставления недостоверной отчетности (штраф до 20%-40% от суммы выявленной недоимки, а также взыскание начисленных пени).

• При смене МОЛ инвентаризация проводится по состоянию на день приемки-передачи дел. Если же материальная ответственность лежит на бригаде, то инвентаризация проводится при смене бригадира, а также при выбытии из бригады более 50% членов.

Если смена МОЛа не сопровождалась проведением инвентаризации, то ответственность за выявленные впоследствии недостачи ляжет на преемника или на саму компанию.

• При установлении фактов хищений, злоупотреблений и порчи имущества необходимо проводить инвентаризацию в соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации.

Крупный российский девелопер обнаружил факт подмены премиальных ТМЦ на бюджетные в гостинице класса «люкс», находящейся под его управлением. В рамках проведенной инвентаризации факты были документально подтверждены, проведена оценка суммы ущерба, а также подготовлена претензия к арендатору. Кроме того, в рамках инвентаризации также была осуществлена углубленный анализ участка СВК, связанного с хранением и использованием ТМЦ. В результате арендатору была предъявлена претензия, а договор аренды был расторгнут досрочно.

• В случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и пр. Стоимость пострадавшего имущества включается в состав внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, и уменьшает налогооблагаемую базу. Само имущество исключается из бухгалтерского учета и не учитывается в расчете налога на имущества.

• В случае ликвидации организации инвентаризация проводится перед составлением разделительного баланса. При банкротстве инвентаризация проводится в течение трех месяцев с даты введения конкурсного производства.

Во всех указанных случаях компания может проводить инвентаризацию самостоятельно, однако привлечение внешнего консультанта зачастую является эффективной мерой независимого контроля и получения максимально достоверных данных об имуществе и обязательствах компании. В том числе, это позволяет не отвлекать собственные ресурсы от выполнения текущих задач, особенно в конце года.

Когда лучше привлечь к инвентаризации консультантов

Помимо случаев обязательной инвентаризации все более актуальным становится проведение инициативной инвентаризации. Как правило, подобные процедуры характерны для производственных предприятий с богатой историей и большими запасами запчастей производственного оборудования, сырья и материалов и представляют особый интерес для руководства Компании и ее собственников.

Так, например, в результате такой инвентаризации часто выявляются причины значительных финансовых потерь, в том числе вследствие небережливого производства, неэффективных процессов закупок и неотлаженных процессов складской дисциплины. Зачастую в ходе инвентаризации наши специалисты выявляют также рисковые области складского хозяйства, которые могут дать возможность для совершения мошеннических действий со стороны сотрудников Компании.

Ниже мы приводим несколько случаев на основе собственной многолетней практики, когда привлечение внешнего консультанта является целесообразным и эффективным шагом:

• Инвентаризация в сложных условиях: суровые температурные условия, удаленность от инфраструктуры, территориальная разрозненность и пр.

В нашей практике есть успешные кейсы проведения инвентаризации в условиях вечной мерзлоты, на территориях, удаленных на сотни километров от поселений и с практически полным отсутствием инфраструктуры. Основная сложность в подобных процедурах связана зачастую с необходимостью обеспечения безопасных условий труда для специалистов проектной команды (например, в складах без обогрева при пониженных температурах нельзя работать более 15 минут подряд, при наличии – не более 2 часов). Кроме того, необходимо специализированное оборудование для фиксации результатов, способное выдерживать низкие температуры.

• Инвентаризация без остановки производства

Очень часто закрыть склады, например, с запчастями для производственного оборудования или сырьем для производства продукции, равноценно потере самого оборудования, которое невозможно остановить, или финансовым потерям. В таких случаях мы предлагаем несколько вариантов проведения инвентаризации без приостановки приема и выдачи ТМЦ со склада, которые позволят по окончанию пересчета не потерять достоверности ее результатов. Наши методы включают в себя, в том числе, процедуры контроля во избежание мошеннических действий сотрудников предприятия во время пересчета.

Сложности такой инвентаризации сопряжены, в первую очередь, с необходимостью ночного пересчета. Если же это невозможно, необходимо четко отслеживать движение ТМЦ. В случае наличия автоматизированной системы складского учета это потребует только навыков работы с программой и выборочной проверки, однако при ее отсутствии или при несоответствии системы фактической ситуации на складах выборочной проверкой ограничиться не получится.

• Для проверки работы системы внутреннего контроля

Недостатки системы внутреннего контроля в складских процессах существенно сказываются на расходах компании. Порча ТМЦ в связи с ненадлежащими условиями хранения, отсутствие возможности оперативно найти номенклатуру, что увеличивает сроки производства, повторные заказы номенклатуры в наличии вследствие невозможности найти на складе требуемые ТМЦ, списание готовой продукции с истекшим сроком годности, случаи мошеннических и недобросовестных действий сотрудников – все эти проблемы возможно решить грамотно настроенной СВК.

В компании, занимающейся производством и продажей косметики, происходят большие списания готовой продукции и сырья на основании выявленных недостач, пересортицы и окончания сроков годности. Помимо этого, компания несет существенные издержки на утилизацию химического сырья и косметической продукции. В рамках инвентаризации было выявлено, что халатность отдельных сотрудников склада на производстве влекла за собой порчу упаковки и сырья (например, картон хранился в помещении с повышенной влажностью; при транспортировке стеклянной тары внутри склада и производства не уделялось внимания ее безопасности, что влекло за собой порчу; аналогичная ситуация происходила с сыпучими составляющими). По итогам специалисты совместно с клиентом внесли корректировки в СВК: внедрили систему регулярных отчетов, пересмотрели зоны ответственности и систему коммуникаций между отделом закупок и производством.

Актуально: Проведение инвентаризации экспертам Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ»

Этапы инвентаризации

Подготовительный

• Формирование состава инвентаризационной комиссии
• Издание приказа о проведении инвентаризации
• Опечатка места хранения ценностей (если это не приводит к сбоям в производстве и сбыте продукции).

Основной

Проведение подсчета ценностей в натуре и внесение полученных данных в инвентаризационную опись инвентаризационной комиссией в присутствии МОЛа.

Заключительный

• Сравнение фактических остатков с данными учета в сличительной ведомости (при количественном учете) или в акте (при суммовом учете).
• Отражение результатов инвентаризации в учетных регистрах.

Выявленные излишки и недостачи приходуются и отражаются в финансовых результатах в составе внереализационных доходов в месяце проведения инвентаризации.

Инвентаризация нематериальных активов в рамках ФСБУ 14/2022

Приказом Минфина №86н от 30.05.2022 г. был утвержден федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы, который можно применять уже с сейчас, однако обязательным переход станет только с отчетности за 2024 год.

Тем не менее, мы рекомендуем переходить на стандарт заблаговременно, так как он содержит ряд значимых нововведений, в числе которых и требования к проведению инвентаризации нематериальных активов.

Напомним, при инвентаризации НМА проверяется:

• наличие документов, подтверждающих права на использование НМА;
• правильность отражения стоимости НМА и начисленной амортизации в бухгалтерском и налоговом учете.

В преддверии перехода на новый ФСБУ необходимо четко определить, какие объекты будут признаны НМА, согласно новому порядку, а какие следует учитывать по иным правилам.

Единицей учета нематериального актива является инвентарный объект (совокупность прав на него, которая возникает в соответствии с договором или иным документом, подтверждающим право организации на такой актив). При этом, инвентарным объектом может являться сложный объект, состоящий из нескольких РИДов (например, технология производства или мультимедийное произведение).

Поскольку ряд активов, которые ПБУ 14/2007 признавал нематериальными, с момента вступления в силу ФСБУ 14/2022 могут утратить такой статус, инвентаризация позволит не только выделить активы, подпадающие под новый порядок, заблаговременно категоризировать их по видам и группам, но и убедиться в том, что они надлежащим образом оформлены и защищены.

Доля РИД в валюте баланса российских предприятий в среднем не превышает 1%, и компании не стремятся учитывать РИД в отчетности. Для стимулирования процесса в мае 2022 года Госдума приняла поправки к НК РФ, которые возвращают льготу по налогу на прибыль на доходы от РИД. Это позволит компаниям включить в активы результаты своей интеллектуальной работы, а также:

• увеличить активы;
• без уплаты дополнительных налогов нарастить собственный капитал, что повысит финансовую устойчивость компании и ее кредитоспособность;
• найти покупателя, определить стоимость исключительной или неисключительной лицензии на использование НМА третьими лицами, предоставить их в качестве залога при получении кредита или привлечь инвестиции.

В ходе комплексной инвентаризации осуществлялась также инвентаризации нематериальных активов. Было зафиксировано, что компания потратила значительные средства на разработку агрегатора, используемого в онлайн-торговле, а на балансе в составе НМА отображена только госпошлина за регистрацию прав. Было рекомендовано выделить результаты интеллектуальной деятельности (РИД) по разработке данного IT-продукта в качестве самостоятельного актива и провести его регистрацию. Это позволило не только корректно учесть НМА на балансе, но и обеспечить активу достаточную правовую защиту.

ФСБУ 28/2022 «Инвентаризация»: введение нового стандарта

В июне 2022 года Минфин РФ представил проект нового федерального стандарта «Инвентаризация». Вводимый ФСБУ регламентирует инвентаризацию обязательств и активов у всех субъектов экономики за исключением бюджетных предприятий и вступит в силу в 2025 году.

Согласно положениям стандарта, в перечне случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, появится оговорка, согласно которой при реорганизации в форме преобразования инвентаризация может не проводиться. Важным дополнением проекта стандарта также является то, что инвентаризации подлежит находящееся у организации имущество, имущественные права, в том числе других лиц, которые, согласно ФСБУ, не учитываются организацией в составе активов, а также имущество, имущественные права, обязательства, неучтенные организацией.

Также пункт 21 стандарта диктует: Если инвентаризация активов проводится в течение нескольких дней, то в отсутствие инвентаризационной комиссии помещения, где хранятся такие активы, должны быть опечатаны.

Помимо этого, новый ФСБУ не допускает определения фактического наличия имущества исключительно со слов материально ответственного лица (МОЛ). Также взаимный зачет излишков и недостач из-за пересортицы допускается в исключительных случаях за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, когда имущество относится к одному и тому же наименованию.

Следует учитывать, что проведение инвентаризации необходимо как для обеспечения сохранности и безопасности имущества, так и для повышения эффективности работы компании. Грамотно проведенная проверка позволит благополучно пережить кризис, выявить резервы, найти возможности для развития бизнеса и увеличения прибыли.

Источник: Пресс-центр Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ»