​​Какие документы нужно привезти в бухгалтерию из командировки

Не все сотрудники сдают после командировки авансовые отчёты в бухгалтерию. Отсутствие дисциплины и несоблюдение требований означает, что эти суммы не будут признаны расходом компании. А это приводит к тому, что организации придётся платить больше налогов. Рассказываем, какие документы получить от работника после командировки в трёхдневный срок.

🔹 Документы, подтверждающие командировочные расходы

В командировочные расходы входят оплата проезда, жилья и иные траты работника в служебной поездке. Основание — статья 168 ТК РФ.

1️⃣ Расходы на проезд

Добираться к месту командировки и обратно работник может на общественном транспорте или на автомобиле. Первичные документы, которые подтвердят факт поездки в общественном транспорте — это билеты. Электронные билеты распечатывают.

К авиабилетам прикладывают бумажный посадочный талон. После перелёта на нём должен стоять штамп «Досмотрено». Если работник воспользуется посадочным талоном в виде штрихкода на телефоне, информации о досмотре у него не будет. Поэтому предупредите работника о том, что посадочный талон надо распечатать или получить в аэропорту.

К документу, подтверждающему факт поездки, прикладывают документ, подтверждающий оплату. Например, кассовый чек, бланк строгой отчётности или квитанцию. Покупку электронных авиабилетов подтверждают маршрутной квитанцией, оформленной по правилам из приказа Минтранса № 134. Покупку электронных ж/д билетов подтверждают контрольным купоном, оформленным по правилам из приказа Минтранса № 322.

К расходам на проезд разрешается отнести услуги по оформлению билетов, стоимость постельного белья в поездах и стоимость проезда общественным транспортом к вокзалу, пристани, аэропорту, но только если они за пределами населённого пункта, где находитесь вы или организация, куда отправили работника. На все эти расходы должны быть подтверждающие документы.

Если работник едет на служебном, личном, арендованном или попутном автомобиле, он сдаёт в бухгалтерию чеки на покупку ГСМ и документы, связанные с эксплуатацией машины в командировке — парковка, ремонт в пути, в том числе комплектующие.

После поездки сотрудник сдаёт служебную записку. В записке указывают сроки поездки, марку автомобиля, регистрационный номер. Также прикладывают документы, подтверждающие маршрут к месту командировки и обратно. На основании служебной записки выплачивают компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях — статья 188 ТК РФ.

2️⃣ Расходы на проживание

Чтобы подтвердить проживание в гостинице, работник привозит договор и акт об оказании гостиничных услуг, кассовый чек или бланк строгой отчётности. Если работник жил у частного лица, отчётные документы — договор аренды жилого помещения или расписка арендодателя в получении оплаты.

3️⃣ Дополнительные расходы

Для дополнительных расходов, связанных со служебной поездкой, выплачивают суточные. Суточные перечисляют работнику:

✔️ за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники.

✔️ за время нахождения в пути: считается со дня отъезда работника и по день возвращения включительно. Вынужденные остановки в пути тоже включают в расчёт.

Размер суточных указывают в приказе о направлении в командировку. В случае если работник задержался в поездке или вернулся раньше, сумму пересчитывают. Суточные документами не подтверждают. Работник подтверждает только сам факт пребывания в командировке и срок — авансовым отчётом.

🔹 Как оформить авансовый отчёт по командировке

После командировки сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт. В отчёте перечисляют расходы и указывают реквизиты подтверждающих документов.

Отчитаться за командировку нужно не позднее трёх рабочих дней с момента выхода на работу. В случае если работник вернулся в выходной день, срок отсчитывают с первого рабочего дня после возвращения.

Авансовый отчёт составляют по форме № АО-1 или по самостоятельно разработанной. Оформляют отчёт в одном экземпляре.

#кадры, #бизнес