Путевые листы при аренде автомобиля – кто и как?

Публикуем очередные нюансы работы с путевыми листами (ПЛ), учитывая ваши комментарии.

Если авто арендуется с экипажем, то ПЛ выписывает арендодатель.

ПЛ выписывает арендодатель при аренде автомобиля с экипажем (п. 10 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).

Арендодатель при заполнении сведений о лице, оформившем ПЛ, указывает свои реквизиты, а при заполнении сведений о водителе - информацию о своем работнике (пп. 2, 4 п. 1 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа). При заполнении сведений о транспортном средстве арендодатель указывает данные об автомобиле, переданном им в аренду (пп. 3 п. 1 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).

Такой ПЛ также может быть как бумажным, так и электронным.

ПЛ, оформленный арендодателем и содержащий требуемые реквизиты, может подтверждать расходы на ГСМ и иные расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, для целей налога на прибыль.

Получается, что если договором аренды не предусмотрена оплата ГСМ и иных расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, за счет арендодателя, то ПЛ нужен арендатору для подтверждения этих расходов (ст. 636 ГК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, ПЛ может понадобиться арендатору для подтверждения расходов на оплату услуг, содержание водителей арендодателя, если это предусмотрено договором аренды авто с экипажем. В таком случае договором аренды должно быть предусмотрено, что арендодатель предоставляет арендатору заверенные копии ПЛ.

Если арендуется только авто (без экипажа), то ПЛ выписывает арендатор

По договору аренды транспортного средства без экипажа эксплуатацию (коммерческую и техническую) арендованного автомобиля осуществляет арендатор (ст. ст. 642, 645 ГК РФ). Таким образом, при аренде только авто выписать ПЛ нужно арендатору.

При заполнении сведений о лице, оформившем ПЛ, арендатору нужно указывать свои реквизиты. В ПЛ арендатор заполняет сведения об арендованном автомобиле и сведения о своем водителе, а также сам указывает вид перевозки и вид сообщения (пп. 2, 3, 4, 5, 6 п. 1 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).

В этом случае арендатор также может на свой выбор оформлять ПЛ на бумаге или электронно.

Как правило, расходы на содержание арендованного таким образом автомобиля, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор. Следовательно, он и может использовать ПЛ для подтверждения расходов на:

• зарплату водителя (водителей);
• ГСМ.