За любой предпринимательской деятельностью и успешным бизнесом стоит бухгалтер. Он как “серый кардинал” стоит за спиной директора и рулит колоссальным массивом задач, находясь в тени. Работа с первичной документацией является важной частью деятельности бухгалтерии, и связанные с ней проблемы могут привести к серьезным последствиям для компании и бизнеса в целом. Но не так все страшно: работа с первичкой не сложная, хотя кропотливая, требует много времени, усидчивости, внимательности и ответственности. А еще знаний и опыта. Одна допущенная ошибка может привести к ряду проблем, которые могут негативно отразиться на работе бухгалтерии и компании в целом.
Сотрудники задерживают предоставление документов, не получается взять отпуск, контрагенты и налоговые органы требуют пояснений и так до бесконечности. Однако, существуют способы облегчить эту работу. Недавно было проведено одно исследование, результат которого оказался крайне любопытным. В одном из университетов США сравнили результаты экзаменов по бухучету реальных студентов и искусственного интеллекта. Что же получилось? ИИ знает бухучет в два раза хуже, чем учащиеся, а значит не может полноценно работать бухгалтером, но может помогать или быть аудитором. Уже неплохо.
В этой статье мы рассмотрим пять основных проблем с первичной документацией, а также предложим пути их решения.
Проблема 1: Отсутствие или неправильное оформление первичной документации
Отсутствие или неправильное оформление первичных документов может привести к финансовым потерям компании, поскольку это затрудняет или делает невозможным учет расходов и доходов. Одной из причин отсутствия или неправильного оформления документов является человеческий фактор, очень банально, но это так, отсюда ошибки в заполнении первичной документации.
Есть решение:
Мы рекомендуем регулярно проводить обучение среди сотрудников: проведение тренингов по заполнению и оформлению первичной документации, контроль за соблюдением правил оформления документов. Помните, вовремя обученный специалист в дальнейшем сэкономит вам много времени и денег.
Прибегайте к помощи искусственного интеллекта - автоматизируйте рутинные процессы. Использование специализированных сервисов, которые позволяют упростить процесс распознавания и введения первичных документов в учетную систему позволяет снизить вероятность ошибок. Здесь как раз и придет на помощь тот интеллектуальный помощник, который заменить бухгалтера не может, но помочь ему - его первостепенная задача. Например, мультисервис Энтера вводит первичку в 10 раз быстрее с точностью более 98%. Результаты более чем воодушевляющие. Процесс сведен к минимуму: фотографируете или сканируете документы, сервис распознает и формирует документы в системе и без вашего участия, самостоятельно передает документы в учетную систему. До неприличия просто.
Пользуйтесь благами цифровизации и в области документооборота. Внедрение системы ЭДО позволит организовать централизованное хранение документов, упростить их поиск и обработку.
Проблема 2: Проблемы с возвратом документов от контрагентов
Нередко возникают ситуации, когда контрагенты не возвращают первичные документы после проведения сделки или возвращают их с опозданием. Это может привести к задержкам в учете расходов и доходов, и как следствие, к снижению эффективности работы бухгалтерии.
Решение:
При заключении договоров с контрагентами предусматривайте ответственность или штрафные санкции за несвоевременное предоставление документов.В качестве дополнения рекомендуем разработать внутренний регламент и процедуры, направленные на своевременное получение и учет документов от контрагентов. Когда все действия пошагово спланированы и внесены в некую памятку для всех сотрудников, включая новичков, проблем никогда не возникнет.
Проблема 3: Проблемы с хранением документов
Неправильное хранение документов - боль каждого второго бухгалтера. Вовремя не предоставленный документ, либо его потеря может негативно сказаться на ведении учета и отчетности, к штрафным санкциям и внесению правок в большое количество уже согласованных документов.
Есть решение:
Внедряйте систему электронного архива: это позволит хранить документы в электронном виде, что упрощает их поиск и обеспечивает сохранность данных.
Облачный мультисервис Entera автоматически архивирует все отсканированные документы с учетом типа документа, регистра и параметров. Электронные копии документов будут доступны для экспорта из архива в случае проверки или восстановления базы 1С. Стоит обратить внимание, что документы будут доступны в любом месте и в любое время. Когда нет подобных ограничений, драгоценный ресурс под названием “время” тратится на решение более важных задач.
Ну, и, конечно, не пренебрегайте едиными правилами и процедурами обращения с документами: регулярно проводите обучающие мероприятия и семинары для сотрудников бухгалтерии.
Проблема 4: Проблемы с учетом специфических документов
Некоторые виды первичной документации могут быть специфическими и требовать особых знаний и навыков для их учета. Например, документы по учету валютных операций, таможенных документов или документов по учету интеллектуальной собственности.
Есть решение:
Знание лучше, чем незнание. Регулярно проводите обучающие тренинги сотрудников бухгалтерии работе с такими документами, либо привлекайте внешних специалистов для консультаций.Внедрение специализированных программ и систем учета: это позволит автоматизировать процесс учета специфических документов и снизить риск ошибок.
Проблема 5: Проблемы с контролем качества документов
Отсутствие системы контроля качества первичной документации может привести к тому, что в учет попадают документы низкого качества или даже поддельные документы.
Есть решение:
Разработайте единую систему внутреннего контроля качества документов: установите критерии оценки качества документов, сроки проведения внутренних проверок и аудита документов.
Разработайте и внедряйте механизмы внешнего контроля качества. Привлечение аудиторских компаний или независимых экспертов для проверки документов - всегда отличный способ избежать ошибок, допущенных сотрудниками, порой непреднамеренно.
Соблюдая наши нехитрые рекомендации, в бухгалтерии всегда будет порядок и стабильность.
