Для ведения бизнеса нужны договоры, счета, приказы, бухгалтерские и налоговые отчеты и так далее. Все эти документы по закону нужно хранить определенное количество времени — нельзя просто выкинуть их, когда пропадет надобность.
В статье мы расскажем, где и как хранить в компании важные бумаги, и кому можно делегировать эту задачу. Также вы узнаете о сроках хранения разных документов и о том, как правильно уничтожить их, когда закончится срок хранения.
Какие документы нужно хранить
По закону, предприниматели обязаны хранить все документы, касающиеся работы бизнеса: договоры, журналы операций по счетам, чеки, акты, накладные, приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников. Также нужно хранить трудовые договоры, личные дела работников и копии их документов, например, паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС, справки об отсутствии судимости. Помимо требований закона, документы могут понадобиться и самому предпринимателю. Например, бухгалтерские счета можно предъявить налоговой и доказать, что компания получала деньги законно. А договоры с партнерами при наличии разногласий пригодятся в суде, чтобы доказать факт нарушения соглашения.
Документы бывают временного и постоянного хранения. «Временные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, документы постоянного хранения — в течение 10 лет. После этого их передают в архив самой компании или сторонней организации.
Срок хранения документов определен Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Он отсчитывается с 1 января года, следующего за годом даты закрытия документа. Например, если сотрудника уволили 25 октября 2023 года, то срок хранения его документов начнет отсчитываться с 1 января 2024 года. Для договоров c контрагентами действует такое же правило.
Пример
ООО «Строймонтаж» заключило с производителем договор на поставку бетонных блоков. Договор подписали 15 ноября 2022 года, через 10 дней ООО «Строймонтаж» оплатило всю сумму контракта со своего счета, но товар привезли только 30 марта 2023 года. 2 апреля 2023 года стороны подписали акт приемки-передачи, подтвердив исполнение обязательств по договору.
Срок хранения документов по этой сделке будет отсчитываться с 1 января 2024 года, так как договор был исполнен только в 2023 году.
О сроках, правилах хранения для бумажных и электронных документов, правилах их уничтожения и штрафах за нарушения читайте в продолжении статьи.
