Как в «1С: Документооборот 8» сделать шаблон документа служебной записки?

Служебные записки являются официальной формой внутренней переписки внутри организации, которые используются для изложения предложений, докладных, пояснительных и объяснительных текстов. Система «1С:Документооборот 8» позволяет пользователю упростить создание служебной записки и настроить бизнес-процесс под каждый ее вид, что дает возможность оперативного решения внутриорганизационных вопросов.

Для работы со служебными записками в «1С:Документооборот 8» необходимо настроить:

- Вид документа;

- Нумератор;

- Шаблон карточки документа;

- Шаблон файла (печатной формы);

- Правила обработки документа.

В первую очередь создадим новый вид документа «Служебная записка» в справочнике «Виды документов».

Рис. 1. Раздел «НСИ» – справочник «Виды документов»

На вкладке «Основание» в карточке создания нового вида документа указываем наименование нашего документа и выбираем соответствующие настройки с помощью установки флагов.

Рис. 2. Карточка создания вида документа «Служебная записка»

У вида документа «Служебная записка» обязательно должны быть установлены флаги «Вести учет по адресатам» и «Использовать срок исполнения». Остальные настройки можно дополнять в соответствии с требованиями компании.

Рис. 3. Вкладка «Основное» карточки вида документа «Служебная записка» – установка флагов «Вести учет по адресатам» и «Использовать срок исполнения»

Следующим этапом настроим автоматическую нумерацию для служебных записок. Для этого укажем индекс нумерации на вкладке «Основное».

Рис. 4. Вкладка «Основное» карточки вида документа «Служебная записка» – индекс нумерации

На вкладке «Нумерация» в поле «Нумеровать» выберем способ нумерации «Автоматически».

Рис. 5. Вкладка «Нумерация» карточки вида документа «Служебная записка» – выбор способа нумерации

После чего система предложит выбрать уже существующий нумератор или создать новый.

Рис. 6. Список существующих нумераторов

Создадим новый нумератор «Для служебных записок», чтобы служебные записки имели регистрационный номер в виде «СЗ-1/2023». Для этого необходимо в карточке создания нумератора при установке формата номера выбрать в правильном порядке «Индекс вида документа», «Номер» и «Год (4 знака)».

Рис. 7. Карточка создания нумератора «Для служебных записок» – формат номера (1 – Индекс вида документа, 2 – Номер, 3 – Год (4 знака))

Теперь перейдем к настройке шаблона карточки документа. Для этого перейдем на вкладку «Создание документов» карточки вида документа «Служебная записка».

На вкладке «Реквизиты документа» зададим реквизиты, которые будут автоматически заполняться при создании документа вида «Служебная записка»: «Заголовок», «Папка» и «Гриф доступа».

Рис. 8. Вкладка «Создание документов» карточки вида документа «Служебная записка» (зеленый – «Заголовок», розовый – «Папка», голубой – «Гриф доступа»)

Для автоматического формирования файла документа вида «Служебная записка» необходимо задать шаблон файла данного вида документа на вкладке «Создание документов». На закладке «Файлы» нужно добавить новый шаблон файла.

Рис. 9. Вкладка «Создание документов» карточки вида документа «Служебная записка»

Стандартный шаблон служебной записки выглядит следующим образом:

Рис. 10. Шаблон служебной записки

Зададим, какие поля в шаблоне файла документа вида «Служебная записка» будут автоматически заполняться. Переходим по гиперссылке «Не настроено» во вкладке «Файлы» в поле «Настройка заполнения» и выбираем реквизиты документа, на основе которых будут заполняться поля файла.

Рис. 11. Вкладка «Файлы» карточки вида документа «Служебная записка»

В открывшейся форме «Настройка заполнения файла “Служебная записка”» выбираем реквизиты документа, на основе которых будут заполняться поля файла: «Адресат», «Заголовок», «Содержание» и «Подразделение». Поле файла «Наименование» соответствует реквизиту документа «Заголовок», а поле «Должность Адресата» будет заполняться на основе прописанного программного кода.

Рис. 12. Форма «Настройка заполнения файла “Служебная записка”»

Рис. 13. Программный код для заполнения поля файла «ДолжностьАдресата»

Настроим шаблон процесса обработки документа вида «Служебная записка». Для этого перейдем в карточке вида документа «Служебная записка» на вкладку «Настройки обработки».

С помощью команд «Добавить настройку» и «Подобрать действия» задаем новую настройку процесса обработки служебной записки, период, в который данный процесс будет действовать, а из списка «Все действия» в правильном порядке добавляем, какие действия должны быть произведены с данным видом документа после его создания.

Рис. 14. Вкладка «Настройки обработки» карточки вида документа «Служебная записка»

Для создания служебной записки переходим в раздел «Документы» и по кнопке «Создать» выбираем из выпадающего списка всех шаблонов документов «Служебная записка».

Рис. 15. Раздел «Документы» – команда «Создать»

Рис. 16. Все шаблоны документов

Как только мы попадаем в карточку создания документа «Служебная записка», то у нас уже автоматически заполнились некоторые реквизиты, т.к. мы указали их заполнение в данном виде документа.

Рис. 17. Автозаполнение реквизитов документа «Служебная записка»

Заполним оставшиеся реквизиты и проверим, как автоматически заполнится файл служебной записки.

Рис. 18. Заполнение оставшихся реквизитов

Рис. 19. Автозаполнение полей файла служебной записки

Все поля файла служебной записки заполнились верно.

Запустим процесс обработки по документу и проверим присвоение регистрационного номера, т.к. первым этапом процесса является регистрация служебной записки. На вкладке «Обработка» любого документа можно просмотреть, на каком этапе процесса находится данный документ.

Рис. 20. Вкладка «Обработка» карточки служебной записки

После того, как документ прошел этап регистрации, то ему был присвоен регистрационный номер.

Рис. 21. Регистрационный номер служебной записки

Регистрационный номер служебной записки был присвоен верно.