Как управлять договорами в «1С:Документооборот 8»?

Система 1С: Документооборот 8» позволяет быстро, правильно и удобно организовать договорную работу компании, т.к. с ее помощью можно реализовать согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков, хранение сопровождающих документов, а также поиск и просмотр истории всех действий.

В первую очередь нужно настроить классификацию видов договорных документов. Создадим вид документа «Договор» и сопроводительный документ к договору «Дополнительное соглашение» в справочнике «Виды документов» в разделе «НСИ».

Рис. 1. Раздел «НСИ» – справочник «Виды документов»

На вкладке «Основное» в карточке создания нового вида документа указываем наименование нашего документа и выбираем соответствующие настройки с помощью установки флагов.

У вида документа «Договор» и «Дополнительное соглашение» обязательно должен быть установлен флаг «Является договором». Также проставляют флаги «Контролировать наличие оригинала» и «Обязателен файл скан-копии оригинала».

Рис. 2. Карточка создания вида документа «Договор» – установка флагов

После установки флага «Является договором» автоматически проставляются флаги:

- «Вести учет по учреждениям», позволяющий выбрать нашу организацию в карточке документа;

- «Вести учет сторон», который позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор;

- «Вариант подписания – Мы и контрагент(ы)»;

- «Учитывать недействующие документы», позволяющий фиксировать расторжение договора;

- «Учитывать срок действия»;

- «Учитывать сумму документа».

Для удобного разграничения договоров по их видам в карточке вида документа «Договор» установим флаг «Вести учет по тематикам».

Рис. 3. Карточка создания вида документа «Договор» – автоматическая установка флагов

Также для присвоения правильного регистрационного номера зададим нумератор на вкладке «Нумерация» в карточке вида документа.

В поле «Нумеровать» выберем способ нумерации «Автоматически». После чего система предложит выбрать уже существующий нумератор или создать новый.

Автоматическая нумерация договоров поможет систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Рис. 4. Карточка вида документа – выбор способа нумерации документа

Рис. 5. Список существующих нумераторов

Создадим свой нумератор «Договоры», чтобы документу присваивался номер в виде «Номер \ Месяц – Год (2 последние цифры)».

В карточке создания нумератора на вкладке «Формат номера» зададим вид регистрационного номера, а на вкладке «Действует для» укажем вид документа «Договор».

Рис. 6. Нумератор «Договоры» – вкладка «Формат номера»

Рис. 7. Нумератор «Договоры» – вкладка «Действует для»

Далее настроим виды договоров с помощью тематик, и зададим для каждой шаблон документа.

Сначала на вкладке «Тематики» зададим несколько тематик договоров. По команде «Создать» открывается карточка создания тематики, где нужно указать только ее наименование.

Рис. 8. Карточка вида документа «Договор» (1 – Вкладка «Тематики»; 2 – кнопка «Создать»; 3 – карточка создания тематики)

Далее на вкладке «Создание документов» зададим шаблоны документов для каждой из тематик.

Рис. 9. Карточка вида документа «Договор» – вкладка «Создание документов»

На вкладке «Реквизиты документа» указываем тематику документа, папку для хранения данного документа и в табличной части «Стороны» выбираем нашу организацию и сотрудника, который будет подписывать договоры данной тематики.

Рис. 10. Шаблон документа договора (красный – «Тематика» шаблона документа, голубой – папка, желтый – табличная часть «Стороны»)

Чтобы задать еще один шаблон документа для другого вида договора, необходимо перейти по гиперссылке «Добавить новый шаблон».

Рис. 11. Вкладка «Создание документов» карточки вида «Договор» – гиперссылка «Добавить новый шаблон»

Далее открывается карточка создания нового шаблона. На вкладке «О шаблоне» указываем наименование в соответствии с видом договора, а на вкладке «Реквизиты документа» точно также задаем тематику, папку и заполняем табличную часть «Стороны».

Рис. 12. Вкладка «О шаблоне» карточки создания нового шаблона документа

Рис. 13. Вкладка «Реквизиты документа» карточки создания нового шаблона документа (фиолетовый – тематика документа; оранжевый – папка; голубой – табличная часть «Стороны»)

Теперь на вкладке «Настройки обработки» в карточке вида документа «Договор» зададим этапы бизнес-процесса, которые должен проходить данный документ. С помощью кнопок «Добавить настройку» и «Подобрать действия» из выпадающего списка «Все действия» выбираем нужные нам этапы и перемещаем их стрелочками.

Рис. 14. Карточка вида документа «Договор» – «Настройки обработки»

Рис. 15. «Настройки обработки» карточки вида документа «Договор»

Для создания договора переходим в раздел «Документы» и по кнопке «Создать» выбираем из выпадающего списка всех шаблонов документов «Договор».

Рис. 16. Раздел «Документы» – команда «Создать»

Т.к. мы задали тематики для вида документа «Договор», система предлагает нам создать новый договор сразу какой-либо тематики.

Рис. 17. Выбор шаблона документа при создании нового документа

В новом договоре автоматически заполнились реквизиты, которые мы указывали при создании шаблона документа.

Рис. 18. Карточка нового договора с тематикой «Ремонтные работы»

Посмотрим на заполнение следующих реквизитов:

- Сумма

При заполнении появляется форма калькулятора для ввода суммы.

Рис. 19. Заполнение реквизита «Сумма» карточки договора

- Стороны

По кнопке «Добавить» над табличной частью стороны укажем контрагента, с которым заключаем договор.

Рис. 20. Заполнение табличной части «Стороны» карточки договора

- Срок действия

При заполнении открывается карточка «Изменение срока действия», где указывается, с какого числа договор вступает в с илу и по какое действует, а также его способ продления.

Рис. 21. Заполнение реквизита «Срок действия» карточки договора (фиолетовый – реквизит «Срок действия»; красный – карточка «Изменение срока действия»; зеленый – Дата начала и окончания действия договора; голубой – «Способ продления»)

Зарегистрируем наш договор по кнопке «Зарегистрировать» и проверим присвоение регистрационного номера.

Рис. 22. Регистрационный номер договора

Номер присвоился в соответствии с настроенным нумератором в карточке вида документа «Договор».

Бизнес-процесс по договору можно запустить по кнопке «Начать обработку» на вкладке «Обработка» в карточке документа.

Рис. 23. Вкладка «Обработка» карточки договора

Для создания сопроводительного документа по договору, необходимо произвести похожие настройки по виду документа «Дополнительное соглашение» и обязательно настроить связи между документами «Договор» и «Дополнительное соглашение».

Переходим в справочник «Типы связей» в разделе «НСИ» и создаем два типа связи «Имеет дополнительное соглашение» и «Относится к договору».

Рис. 24. Раздел «НСИ» – справочник «Типы связей»

Рис. 25. Справочник «Типы связей» – создание нового типа связи

Далее переходим в справочник «Настройки связей», который располагается в разделе «НСИ».

Рис. 26. Раздел «НСИ» – справочник «Настройки связей»

Устанавливаем связь между договором и дополнительным соглашением с помощью создания новой настройки связи. Выбираем тип связи «Имеет доп. соглашение» и устанавливаем вид связи., Он может принимать значения «Множественная» и «Единичная».

Множественный вид связи означает, что у документа может быть несколько связей с документом одного вида, т.е. у договора может быть несколько доп. соглашений, а единичный вид связи – наоборот, что у документа только одна связь, т.е. одно доп. соглашение не может относиться к нескольким договорам, а только к одному.

Далее выбираем в поле «Ссылка из» – «Договор», а в поле «Ссылка на» – «Доп. соглашение». Благодаря этой настройке, мы сможем увидеть, какие дополнительные соглашения есть у договора.

Если необходимо, чтобы какой-либо документ не создавался без привязки к другому виду документа, необходимо установить флаг «Обязательная». Тогда система не разрешит сохранить документ и откроет окно выбора документа, с которым нужно обязательно установить связь. В данной настройке такая обязательная связь не нужна, т.к. договор может быть и без дополнительных соглашений.

Рис. 27. Предупреждение системы о том, что документ не может быть создан без привязки к другому виду документа

Установка флага «Важная» позволяет отобразить в системе, что документ имеет какую-то связь с другим документом. Данный флаг в нашем случае мы и устанавливаем, т.к. нам нужно только указать, что договор имеет дополнительное соглашение.

В поле «Тип обратной связи» выбираем «Относится к договору» и вид связи «Единичная».

Рис. 28. Создание новой настройки связи (зеленый – тип и вид связи; голубой – вид документов, на которые и из которых будут настроены ссылки; фиолетовый – флаги «Обязательная» и «Важная»)

Теперь после того как мы попробуем сохранить карточку дополнительного соглашения, то система предложит привязать нашу карточку к какому- либо договору.

Рис. 29. Карточка «Выбора документа», к которому нужно привязать дополнительное соглашение

После того как мы установили связь с договором, в карточке документа дополнительного соглашения отображается гиперссылка «Относится к договору» на вкладке «Обзор». Если перейти по данной ссылке, откроется вкладка «Связи», где отображаются документы, с которыми связано дополнительное соглашение. Со вкладки «Связи» можно перейти в карточку связанного договора.

Рис. 30. Вкладка «Обзор» карточки документа вида «Дополнительное соглашение»

Рис. 31. Вкладка «Связи» документа вида «Дополнительное соглашение»

Если мы перейдем в карточку связанного договора, то увидим, что связи идентично отображаются и в карточке документа вида «Договор».

Рис. 32. Вкладка «Обзор» документа вида «Договор»

Рис. 33. Вкладка «Связи» документа вида «Договор»

Статья была полезной? Сохрани в закладки или поделись с коллегами!

Мы подберем для вас оптимальное решение, для консультации свяжитесь с нами в сообщениях группы или оставьте заявку на сайте!

📞 +7 (495) 621-11-42

📩 sales@komkon.ru

📲 https://vk.me/comcon_project