Эксперты и бизнес-сообщество предлагают для части видов документов разрешить уничтожение бумажных оригиналов. И при этом законодательно закрепить порядок создания и хранения легитимных скан-копий, то есть правила «замещающего сканирования».
Законопроект об этих нововведениях Государственная дума включила в примерную программу рассмотрения на декабрь 2023 года.
Депутаты планируют ввести понятие «электронный дубликат документа». Порядок работы с ним детализирует законопроект № 1173189–7 о внесении изменений в 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты.
Решение Directum «Долговременный архив» готово к законодательным инициативам о замене бумажных документов электронными дубликатами.
По статистике, в России затраты на работу с бумагой составляют около 3,5 триллионов рублей в год, это 3,7% от ВВП. Коммерческие и финансовые организации хотят снизить эти издержки и потому заинтересованы в цифровизации.
Готовность электронных архивов
С помощью ПО Directum уже сейчас можно организовать легитимное долговременное хранение корпоративной документации. Решение «Долговременный архив» цифровизирует весь цикл архивного хранения:
- прием документов с проверкой их формата;формирование дел и сдаточных описей;проверку описей и подготовку на их основе сводных описей с годовыми разделами;
- процедуры комплектования фондов;
- контроль сохранности, целостности;
- доступ по запросу, подбор документов для архивных справок и выписок;
- поддержку юридической значимости информации в течение длительного периода;
- перештамповку и продление срока действия архивной электронной подписи.
Интеллектуальная оцифровка
Компания Directum готова оказать методическую поддержку и подобрать вариант организации оцифровки. Для интеллектуального сканирования используются Directum Ario One и сервис 100%-ного распознавания. Эти программные продукты помогают преобразовать в цифровой вид большие объемы накопленной информации. Сервисы выделяют текстовый слой и атрибуты, дают подсказки при верификации, ускоряют заполнение реквизитов в карточках и привязку сканов, делают контент доступным для полнотекстового поиска. Подготовленная таким образом полная информация загружается в электронное хранилище.
С принятием закона пользователи решения «Долговременный архив» смогут размещать цифровые дубликаты на хранение с последующим уничтожением оригиналов. В результате компании сократят бумажные архивы и быстрее снизят затраты на их содержание.
«Вступивший в силу приказ Росархива № 77 достаточно детально описывает требования к хранению электронных документов, задает ориентиры и помогает двигаться вперед. От законопроекта об оцифровке мы ожидаем еще большей конкретики в этом направлении и вывода архивной отрасли в России на новый уровень».Иван АгаповProduct manager ECM-решений Directum
Развитие законодательных инициатив послужит толчком для российских компаний к оптимизации неэффективных бизнес-процессов и ускорит переход к цифровой экономике. Специалисты Directum готовы к росту запросов клиентов в сегменте систем хранения.
