Как продвигается законопроект об электронных архивах? Для чего ФНС внес в приказ ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023 старый и новый формат УПД? Можно ли сдавать отчетность с МЧД по 003 формату и как проходит эксперимент по трансграничному документообороту? На эти и другие вопросы представители Управления ЭДО ФНС ответили на очередном стриме. Делимся с вами основными тезисами.
Законопроект об электронных архивах бумажных документов
За последнее время существенно продвинулось согласование законопроекта № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Долгожданный многими компаниями документ позволит переводить архив в цифровой вид и зафиксирует правила хранения. Его текст сильно изменился за 5 лет и сейчас он максимально близок к тому, чтобы его вынесли на рассмотрение в Государственную думу.
По словам ФНС осталось всего 3 разногласия между ведомствами по согласованию законопроекта, поэтому к марту 2024 года он может быть опубликован для ознакомления в том виде, в котором будет представлен в Госдуму.
Новый формат УПД
ФНС постоянно развивает механизмы, связанные с электронным документооборотом, в том числе на основании обратной связи от бизнеса. Так получилось и с новым форматом универсального передаточного документа.
7 февраля 2024 года ФНС опубликовала приказ от 19 декабря 2023 года №ЕД-7-26/970@, который утверждает новый формат УПД. Кто ранее видел проект приказа, могли заметить, что в приложении № 1 описан новый формат УПД, а в приложении № 2 — формат, который полностью повторяет старый, утвержденный приказом № ММВ-7-15/820@.
Почему так? В Минюсте разъяснили, что не может быть одновременно два действующих приказа утверждающих разные форматы документов. При этом переходный период для использования старого формата действует до 1 апреля 2025 года. Исходя из этого ФНС были вынуждены взять формат по 820 приказу и поместить в приложение № 2, которое утратит силу и будет недействительным после 1 апреля 2025 года. Останется только новый формат из приложения № 1 970-го приказа. Какого-то отдельного приказа не будет.
В ближайшее время ФНС планирует опубликовать письмо, в котором расскажет об изменениях в новом формате, а именно про:
- изменения в формировании имени файла;
- отказе от описания оператора ЭДО;
- изменения в рамках прослеживаемости;
- добавление возможности заполнения сопроводительных документов, например, паспорта, товарно-транспортной накладной;
- изменения блока «Подписанты»;
- добавление блока с МЧД и полномочиями — это в будущем поможет пользоваться машиночитаемой проверкой полномочий;
- решение задачи в рамках фиксации «даты подписания документа» — прописали впрямую как один из реквизитов.
Также новый формат УПД ввели, чтобы контролировать оборот табачной продукции, так как с 1 марта 2024 года он должен сопровождаться универсальным передаточным документом, это отражено в 203-ФЗ от 13 июня 2023 года. Однако связки УПД+ТрН, по аналогии с алкогольной продукцией, для табака пока не предполагается.
Еще одно изменение касается использования УПД не только как первичного учетного документа, но и как документа для внутренних перемещений товара, что поможет при реализации алкогольной продукции.
Представители Управления ЭДО ответили также на один часто задаваемый нам вопрос: «Считает ли ФНС за ошибку, если у формализованного первичного учетного документа с корректной XML сформировалась некорректная PDF-визуализация в системе оператора ЭДО?». Ответ: ФНС считает первичным документом именно XML-формат, а не PDF. Если налогоплательщик присылает документ в XML-формате и в нем нет ошибок — никаких проблем не будет. А вот если неверно сформирован XML — тогда у налоговой появятся вопросы.
МЧД
Конечно же одна из самых горячих и обсуждаемых тем на стриме была машиночитаемая доверенность: «А зачем формат 5.02?», «Как работать с полномочиями?», «Что там с передоверием, когда нотариат сможет с ним работать?». Давайте попробуем разобраться с этими вопросами.
Сейчас есть два вида электронных доверенностей:
- при взаимодействии с ФНС в рамках сдачи отчетности по форматам 5.01 и 5.02;
- при взаимодействии с контрагентами в рамках подписания документов между хозяйствующими субъектами по форматам 002 и 003.
Для начала разберемся с первым видом — для взаимодействия с налоговой по сдаче отчетности.
С 1 марта 2024 налогоплательщики, которые обязаны сдавать отчетность только в электронном виде, должны прикладывать электронные доверенности. При этом с 1 марта 2024 года доверенности в формате электронного документа будут оформляться по формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.09.2023 №ЕД-7-26/648@ (формат 5.02), в котором появилась возможность указания уполномоченных.
При этом, если представить в ФНС отчётность, подписанную по МЧД в формате 003 вместо 5.01, то налоговая ее не примет, так как еще не поддерживает единый формат. Но ФНС включили в проработку прием такой доверенности и в сентябре–октябре 2024 года планируют завершить работы (сроки могут быть скорректированы).
Для налогоплательщиков, которые по каким-то причинам не могут сформировать электронную доверенность, ФНС оставляет возможность до 1 марта 2024 года принести доверенность на бумажном носителе. При этом советуем указать в ней максимально возможный срок действия, а именно до того момента, как вы сможете решить проблему с созданием электронной доверенности.
«Но приносите бумажную доверенность не 29 февраля 2024 года, а РАНЬШЕ, так как ее еще нужно обработать, проверить и внести в информационные системы ФНС», — прокомментировал Фёдор Новиков, начальник Управления электронного документооборота ФНС.
Если у вас не получается сформировать МЧД именно в форматах 5.01 или 5.02, то делимся лайфхаком: выпустите бумажную доверенность, например, на год и представьте ее в ФНС до 1 марта 2024 года (лучше заранее). После того, как налоговая реализует у себя возможность принимать отчетность, подписанную электронной подписью с МЧД по 003 формату — начните использовать ее. Представители ФНС подтвердили, что такая схема возможна.
Теперь что касается второго вида электронной доверенности — МЧД для взаимодействия с контрагентами в рамках ЭДО. Здесь основные сложности у бизнеса вызывает указание полномочий — «Какие полномочия использовать и как автоматизировать их проверку?». ФНС поделилась своими наблюдениями на этот счет и выделила 3 группы пользователей:
1 группа — те, кому удобно заполнять и проверять текстовые полномочия.
2 группа — те, которые уже начали использовать коды и им так удобнее. Например, в классификаторе сейчас больше 2000 полномочий.
3 группа — те, которые с появлением нового формата УПД хотят полностью использовать не монолитные полномочия, а составные — полномочия, которые включают глаголы: подписывать, составлять, заключать и сужаются ограничениями: «подписывать УПД с лимитом 100 тыс. рублей».
Ориентировочно в марте ФНС планирует реализовать в распределенном реестре функциональность для регистрации МЧД с составными полномочиями. После этого начнется разработка функциональности для проверки таких полномочий, чтобы они точь-в-точь совпадали с классификатором Минцифры. Завершить планируют к 1 сентября 2024 года.
Кроме того, сейчас существует формат 003, который можно использовать не только для документооборота в В2В секторе, но и для взаимодействия с контролирующими органами. На текущий момент с единым форматом МЧД уже работают Центробанк, Росстат, Федеральная таможенная служба. При этом, чтобы ФТС приняла МЧД по единому формату, обязательно нужно указать хотя бы одно полномочие таможенного органа из списка в классификаторе Минцифры.
По стриму можно судить, что вопрос с передоверием также сильно волнует бизнес, как и полномочия. При передоверии МЧД список полномочий можно только сужать, то есть нельзя включать ограничения полномочий с одинаковым кодом.
Также слушатели спрашивали про передоверие в филиалах: «Можно ли без нотариального заверения оформлять передоверие от директора филиала на сотрудника?». Ответ: Сейчас нет реестра директоров филиалов, поэтому технически ФНС не может их проверить. Следовательно, пользователи вынуждены оформлять такие доверенности только через нотариуса.
Представители ФНС также отметили, что выпустить через нотариуса доверенность на директора филиала можно будет не раньше апреля 2024 года, так как пока есть нюансы в интеграции с системой нотариата. При этом доверенности, выпущенные нотариатом, должны подгружаться в распределенный реестр ФНС России только нотариусом, сам пользователь сделать это не сможет.
Еще один из вопросов касался возможности проверки сроков действия сертификата электронной подписи руководителя организации, например: «Будет ли реализована возможность отслеживать срок окончания МЧД и срок окончания КЭП руководителя, подписавшего МЧД?». Представители ФНС прокомментировали, что срок окончания КЭП не является основанием для окончания доверенности или полномочий подписанта.
Электронные транспортные документы
Работы по развитию форматов ведутся и в сфере грузоперевозок. На вопрос: «Когда ждать обновленный формат ТрН и путевого листа?» — ФНС отвечает, что возможность обновить формат появится только после того, как Минтранс внесет правки в Постановление правительства РФ № 2200 от 21 декабря 2020 года «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации».
Эксперимент по использованию путевого листа в электронном виде провели в Управлении по Липецкой области. По итогам пилота был составлен отчет и предложения по исправлениям, поэтому не стоит ожидать в скором времени повсеместный переход на электронные путевые листы, так как есть много бюрократических моментов.
Трансграничный документооборот
На данный момент успешно завершился пилот в рамках трансграничного документооборота с Республикой Беларусь. На сайте ФНС есть практические рекомендации по его использованию. Право подписания межправительственного соглашения дано Минцифре со стороны РФ.
Совместные работы по трансграничному ЭДО с Арменией по разным причинам были приостановлены и пока сложно говорить, когда появятся рекомендации.
Движения в сторону электронного взаимодействия со странами ЕАЭС пока нет. ФНС говорят, что сейчас пытаются работать в рамках СНГ, так как в него входит больше стран. Но пока процесс находится в стадии проработки и вырабатываются подходы в общем понимании ЭДО в этих странах.
В целом в рамках законодательства Российской Федерации ничего не мешает выстроить трансграничный электронный документооборот — заключаете соглашение с контрагентом, в котором закрепляете информацию о том, каким образом у вас будет проверяться электронная подпись под документом. Далее на основании этого соглашения выбираете себе удостоверяющий центр и получаете от него квитанцию. Важно, чтобы у данного УЦ была возможность обратиться за рубеж и проверить эту ЭП. После этого используете эту квитанцию как подтверждающий документ. Соответствующие правки в 63-ФЗ «Об электронной подписи» были внесены в прошлом году. Несколько компаний уже заключили соглашения с одним УЦ, чтобы он предоставлял услуги доверенной третьей стороны.
Основными трендами 2024 года конечно же станут новый формат УПД и развитие машиночитаемой доверенности. Несмотря на то, что переходный период по новому формату УПД продлится до апреля 2025 года, операторы уже готовятся к проведению работ по его реализации, как и крупнейшие компании России начинают закладывать ресурсы для обновления своих информационных систем.
Многие компании также ждут продвижения по принятию законопроекта об электронных архивах — это бы значительно упростило и снизило затраты на хранение документов.
Автор: Евгений Кузнецов, руководитель проектов развития бизнеса Directum
