В 2023 году были приняты поправки к 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые вызвали резонанс у бизнеса. Как новые аспекты применения ЭП отразились на процессах? Как ИТ-компании реагируют на нововведения и поддерживают их в своих системах? Как в будущем будет развиваться работа с электронными подписями? На эти и другие вопросы об ЭП отвечает эксперт направления «Электронные архивы» компании Directum Светлана Азарова.
— Светлана, какие изменения в законодательстве в 2023 году, связанные с ЭП, можно назвать особенно важными и почему?
— Основные поправки в законодательстве, связанные с электронной подписью, были приняты Федеральным законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Главное изменение коснулось продления возможности использовать сертификаты сотрудников с реквизитами организации до 31 августа 2024 года. При этом срок обязательного применения машиночитаемой доверенности в связке с электронной подписью физлица остался неизменным — с 1 сентября 2023 года. Бизнес положительно оценил предложенную норму. Многие организации успели выпустить сертификаты старого образца и отсрочить переход на МЧД.
Также новые законодательные нормы разрешили признавать электронные подписи иностранных государств на основании соглашения между хозяйствующими субъектами. Такие изменения способствуют развитию международного товарообмена и делают доступным трансграничный юридически значимый ЭДО.
Спорной поправкой этого лета к ФЗ-63 стала обязанность аккредитованных удостоверяющих центров при обращении заявителя и наличии технической возможности выдавать квалифицированные сертификаты электронной подписи со сроком действия не менее 12 лет. Так называемые «длинные» сертификаты могут помочь в решении вопросов хранения первичных финансовых и бухгалтерских документов, которые обычно хранятся до 5 лет. Однако, новые сертификаты не решают проблемы долгосрочного хранения документов со сроком 15, 25 и 50 лет. Поэтому бизнесу пока сложно ощутить эффект от 12-летних сертификатов ЭП в реальном масштабе.
По мнению экспертов, это новшество создает много проблем пользователям и удостоверяющим центрам. УЦ потребуется обновлять программное обеспечение, а бизнесу — существенно дорабатывать информационные системы, использующие квалифицированные электронные подписи, а также переобучать и информировать владельцев сертификатов. Всё это несет временные и финансовые затраты поставщиков и компаний-пользователей. К тому же остается много вопросов к информационной безопасности и гарантии того, что через 12 лет криптостойкость алгоритмов, используемых при подписании, будет надежно защищать от подделки документы с такими ЭП.
Также сегодня наблюдается тенденция к сокращению числа удостоверяющих центров. Так ФЗ-457 ужесточил требования к аккредитованным удостоверяющим центрам в части размера собственных средств. Теперь минимальный размер капитала аккредитованных УЦ должен составлять не менее 2 млрд. рублей. Поэтому компаний, которые смогут себе позволить аккредитацию, будет в разы меньше. Сейчас осталось всего 46 АУЦ. В 2023 году только 6 удостоверяющих центров получили аккредитацию и еще 7 из 9 подтвердили ее. В 2024 году необходимо пройти процедуру аккредитации еще 28 удостоверяющим центрам и неизвестно, все ли смогут это сделать.
— Расширился ли круг пользователей ЭП, если да, то за счет чего это произошло?
— Раньше ряд компаний использовали всего один сертификат закрытого ключа подписи директора и копировали его для подписания документов, что было очень рискованно. Новые квалифицированные электронные подписи юрлиц защищены от копирования, поэтому теперь сотрудники должны использовать личную подпись и подтверждать свои полномочия машиночитаемой доверенностью. Поэтому с переходом на новую схему подписания электронных документов количество пользователей ЭП должно увеличиться.
Сегодня большое развитие получает кадровый электронный документооборот. Многие работодатели и сотрудники уже понимают, насколько удобно работать с кадровыми документами в электронном виде и постепенно переводят процессы в цифру. Если компания переходит на КЭДО, то соответственно, круг пользователей ЭП растет в разы.
Кроме того, количество владельцев сертификатов электронных подписей растет за счет повсеместной цифровизации. Например, сегодня увеличивается количество сделок, заключаемых в электронном виде: покупка и продажа недвижимости, банковские операции и пр. Даже суды уже переходят на электронные документы.
Также 28 ноября 2023 года Государственная дума опубликовала новость на своем сайте о том, что проекты федеральных законов от Правительства РФ будут поступать только в электронном виде.
— Как эти изменения отражаются на работе российских производителей и интеграторов, участников рынка СЭД/ECM?
— Чтобы удержаться на рынке сегодня, вендоры должны подстраиваться под изменения законодательства и поддерживать нововведения в своих продуктах. Так, например, в части работы с машиночитаемыми доверенностями было принято Постановление Правительства РФ № 1481 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ в части хранения и предоставления машиночитаемых доверенностей в электронной форме». Изменения касаются соблюдения конфиденциальности и целостности персональных данных, содержащихся в МЧД. Поправки больше затрагивают техническую сторону вопросов хранения и предоставления МЧД, но вместе с тем вносят ясность, как компаниям организовать работу с машиночитаемыми доверенностями, а также упорядочивают базовые положения Постановлений Правительства РФ № 222, 223, 224.
Также изменился порядок электронного взаимодействия физлиц с госорганами и органами местного самоуправления. Теперь вся работа с МЧД строится путем взаимодействия с Федеральной государственной информационной системой «Единая система идентификации и аутентификации» (ЕСИА). Автоматическая передача сведений об МЧД во ФГИС ЕСИА стартует с 1 марта 2024 года. До этого времени предоставлять данные о доверенностях можно только при наличии «технической возможности».
Описанные законодательные изменения мало коснулись конечных пользователей МЧД, уполномоченных подписывать электронные документы. Зато техническим специалистам, поддерживающим в компаниях ИТ-решения по работе с электронными доверенностями, они безусловно пригодятся. В ближайшее время им нужно будет дорабатывать системы с учетом новых требований.
С каждым годом увеличивается количество новых электронных документов, поэтому вендоры при разработке СЭД и ECM-систем должны руководствоваться нормативно-правовой базой, которая регламентирует создание и хранение электронных документов, а также устанавливает их форматы.
— Приведите примеры из деятельности вашей компании.
— В ближайшие несколько лет ФНС продолжит совершенствовать работу бизнеса с электронными доверенностями. Поэтому мы держим руку на пульсе законодательства и стараемся быстро реагировать на изменения. Система Directum RX поддерживает полный цикл работы с машиночитаемыми доверенностями, поэтому пользователи могут в едином информационном пространстве выпускать МЧД и управлять их жизненным циклом. Это возможно благодаря интеграционному модулю к сервису Контур.Доверенность, который закрывает взаимодействие с распределенным реестром ФНС в полном объеме: от регистрации и отзыва до проверки доверенностей контрагентов. Например, METRO стала одной из первых компаний, кто планирует выпускать МЧД и управлять их жизненным циклом в Directum RX.
Чтобы пользователи могли работать с МЧД по букве закона, мы уже поддержали в Directum RX работу с единым форматом электронных доверенностей. Его особенность в том, что он может включать полномочия для подписания электронных документов как с контрагентами, так и с госорганами.
Нормативная база и инструменты для работы с электронными доверенностями будут еще активно развиваться. В ответ на изменения в законодательстве операторы узлов центральной платформы распределенного реестра ФНС, операторы ЭДО и органы исполнительной власти продолжают развивать свои решения. Только после того, как они поддержат у себя недостающую функциональность, она будет реализовываться в системе Directum RX, чтобы пользователи могли работать с МЧД по букве закона.
— Ваш прогноз относительно развития и применения ЭП в нашей стране.
— Согласно Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, до конца 2024 года 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных будет создаваться в электронном виде, а также планируется перевести в цифровой формат перевозочные сопроводительные документы, кадровое и судебное делопроизводство. Такое активное развитие электронного документооборота приведет к необходимости получения ЭП. По статистике АУЦ в 2023 году было выдано более 16 млн. сертификатов электронной подписи. Думаю, что в следующем году их станет еще больше.
Уже трудно представить нашу жизнь без использования электронных подписей. Они прочно вошли в нашу жизнь: от покупок в приложениях до подписания официальных документов — всё заверяется ЭП. Сейчас главное сделать этот инструмент удобным и безопасным на техническом и законодательном уровне.
— Большое спасибо за беседу!
