При выборе системы для КЭДО — кадрового электронного документооборота — многие компании хотят, чтобы программный продукт можно было быстро внедрить и гибко адаптировать под конкретные бизнес-процессы. Если эта задача актуальна и для вас, рекомендуем присмотреться к платформам со встроенными no-code-инструментами. Чем они могут быть полезны, рассказала Татьяна Лушникова, аналитик компании Directum.
В цифровых кадровых отношениях есть важная особенность — в двух компаниях даже такой простой процесс, как согласование заявления сотрудника, может выглядеть совершенно по-разному. А при оформлении командировки, ознакомлении с локальным нормативным актом встречаются различные комбинации согласующих, сроков, причем некоторые из участников должны вычисляться в системе автоматически (например, сотрудник отдела кадров, закрепленный за конкретным подразделением).
Разберем на примерах. Кадровый документ нужно предварительного согласовать с руководителем сотрудника. А после подписания работником требуется инициировать действия на стороне других подразделений: к примеру, подписали заявление на отпуск — задача автоматически уходит в бухгалтерию для начисления отпускных. Другой кейс: необходимо усложнить маршрут согласования Правил внутреннего трудового распорядка — добавить в него последовательно или параллельно нескольких руководителей.
Так формируются сложные процессы, выстроить которые в информационной системе (ИС) — зачастую непростая задача. Можно реализовать все требования по старинке и для каждой компании дорабатывать программный продукт. Но это весьма трудозатратно и дорого.
Гибкой настройки требует и процесс подписания документов сотрудником, ведь средств такого подписания — целый список. Согласно трудовому законодательству, в системе должны быть доступны:
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная коммерческим удостоверяющим центром;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, полученная через мобильное приложение Госключ;
- простая электронная подпись на портале «Работа России».
Этот перечень, с одной стороны, дает свободу выбора, а с другой — требует высокого уровня настраиваемости системы. Можно ли добиться гибкости стандартными средствами ИС? Возможно ли настроить всё именно так, как нужно, не прибегая к заказной разработке и не погружаясь в программный код?
Да, это возможно, если система предлагает no-code-инструменты.
Что такое no-code-настройка
No-code (от английского «без кода») — это подход к созданию ИТ-продуктов, который расширяет возможности их настройки под конкретные бизнес-процессы без программирования. В прикладном плане это значит, что ведущий пользователь или аналитик, который знает «внутреннюю кухню» компании, с помощью no-code-инструментов сможет организовать внутренние процессы в цифре таким образом, что они ничем не будут отличаться от бумажных. Разбираться в коде для этого не нужно: настройка идет в интуитивно понятном редакторе.
Конечно, для сложных сфер, тех же кадровых процессов, на 100% отказаться от программирования не получится. Сложная логика и создание новых прикладных решений остаются на стороне квалифицированных разработчиков.
Ценность no-code в том, что настроить систему под специфические процессы становится гораздо проще и быстрее. Аналитику достаточно хорошо ориентироваться во внутренних процессах и освоить несложный редактор, куда их нужно будет перенести в виде схемы. Также no-code-инструменты помогают быстро ввести систему в работу и видоизменять ее «на лету», а значит, экономить ценные материальные и трудовые ресурсы.
Как работает no-code
На примере системы Directum HR Pro предлагаем убедиться, что любой кадровый процесс, даже нетиповой, можно легко адаптировать под потребности компании, используя no-code-инструменты.
Работа идет в интуитивно понятном редакторе. Каждому этапу на схеме соответствует отдельный блок, для которого задаются соответствующие параметры. Между блоками настроены связи. Если необходимо, при переходе от блока к блоку происходит изменение статусов, выдача прав и пр.
Разберем детально, что пользователь может настроить в блоке «Согласование документов».
1. Тема задания. Ее легко оформить в соответствии с конкретными потребностями и вычислить наименование документа, чтобы использовать его в названии задачи.
2. Согласующие. По умолчанию основным согласующим указан непосредственный руководитель сотрудника, но список можно расширять и автоматически вычислять не только руководителя, но и, например, генерального директора.
3. Сроки. Можно ограничить срок согласования заявления, а также прекратить согласование в случае необходимости.
Интересное замечание: если раньше в Directum HR Pro настройки устанавливали под конкретный вид заявления, то теперь возможностей становится больше благодаря no-code. Одно и то же заявление, к примеру, о материальной помощи, можно настроить по-разному для каждого подразделения (указать свои темы, исполнителей, сроки и т.д.).
Теперь рассмотрим другой процесс — согласование и утверждение руководителем кадрового документа. Например, на предприятии необходимо придать юридическую силу приказу «Об участии в параде трудовых коллективов».
Разберем подробнее блок «Подписание документа руководителем». Здесь можно настроить:
1. Результаты выполнения. Если руководитель выполняет задание с результатом «Подписать», то процесс двигается дальше. Если отказывает, указав причину, — останавливается. В случае, когда нужно внести изменения, ответственное лицо отправляет документ на доработку.
2. Срок выполнения задания. В системе можно настроить вычисляемый срок в рабочих днях.
3. Инструкция. Ее можно настроить для задания в соответствии с пожеланиями клиента.
Дополнительно в блоке «Подписание документа руководителем» мы можем определить, кому и в какой момент придут уведомления о подписании или об отказе от подписания, а также урегулировать выдачу прав на документ.
В Directum HR Pro также можно настроить:
- порядок согласования документов;
- сроки согласования, подписания, ознакомления;
- очередность подписания;
- любые шаблоны документов с автоподстановкой данных;
- варианты выполнения;
- темы заданий и инструкции к ним;
- оповещения на различные события.
Использование гибкой настройки в HR открывает ряд преимуществ для компаний:
1. Особенности бизнес-процессов выстраивает ведущий пользователь системы без привлечения разработчиков.
2. Сокращаются затраты, связанные с переходом на кадровый ЭДО: участие программиста не требуется или минимально.
3. Системой легко управлять, а значит, ведущие пользователи могут экспериментировать и адаптировать процессы под меняющиеся условия.
Изображение на обложке от Freepik
