Инвентаризация производственных запасов крупных промышленных предприятий

Своевременно проведенная инвентаризация - эффективный инструмент учета, позволяющий компании избежать убытков. Ее цель - установить, соответствует ли фактическое наличие товарно-материальных ценностей (ТМЦ) данным учетной системы, как бухгалтерской, так и складской.

Инвентаризация материально-производственных запасов

Инвентаризация материально-производственных ценностей обеспечивает их сохранность и достоверность учета.

Под производственными запасами следует понимать все разновидности вещественных элементов производства, используемые в качестве предметов труда в производственном процессе. Основополагающей особенностью МПЗ является то, что они полостью потребляются в каждом производственном цикле и в полном объеме переносят свою стоимость на стоимость готовой продукции.

Согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы» к материально-производственным запасам следует относить:

• сырье, материалы, топливо, запасные части и комплектующие, покупные полуфабрикаты, предназначенные для использования в процессе производства продукции, товаров, услуг;
• инструменты и производственный инвентарь, спецодежда, средства индивидуальной защиты, спецоснастка, тара и прочее, используемое в процессе производства (исключение - объекты, которые относятся к основным средствам);
• готовая продукция;
• товары для перепродажи.

К слову, с 2025 года станет обязательным к применению новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Начать применение стандарта можно и раньше, утвердив новые положения в учетной политике. Для каждого случая обязательного проведения инвентаризации в ФСБУ 28 прописали дату, по состоянию на которую должна проводиться инвентаризация. При этом срок ее проведения компания устанавливает самостоятельно. Перечислены случаи, когда можно не создавать комиссию для обязательного проведения инвентаризации (п. 22 ФСБУ 28). Если при проведении обязательной инвентаризации отсутствуют менее 1/5 членов комиссии, это не приведет к признанию ее результатов недействительными (п. 21 ФСБУ 28). Напомним, что сейчас отсутствие одного члена комиссии повлечет недействительность результатов инвентаризации. Разрешено применять альтернативные способы проверки объектов инвентаризации - например, видео- или фото-фиксацию (подп. «а» п. 4 ФСБУ 28).

Читайте также: Обзор ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»: ключевые аспекты нового стандарта

ФСБУ 28 ввел новые термины и дал определения понятиям, у которых ранее не было четкого определения: объекты инвентаризации, фактическое наличие объектов инвентаризации, срок проведения инвентаризации, результаты инвентаризации, квалификация результатов инвентаризации, документы инвентаризации, материально ответственные лица. Основными целями проведения инвентаризации МПЗ являются:

• актуализация достоверности информации о наличии или отсутствии имущества компании, как принадлежащего ему на правах собственности, так и находящегося во временном владении;
• актуализация данных количественного учета ресурсов, задействованных в едином цикле производства продукции;
• проведение сравнительного анализа учетных сведений с полученными при инвентаризации позволяет установить недостачи и выявить излишки;
• контроль соблюдения условий и правил хранения МПЗ;
• анализ полноты и правильности отражения МПЗ на счетах учета и в складской документации;
• контроль правильности отражения стоимости активов и обязательств;
• определение необходимости переоценки стоимости МПЗ на основании изменения их физического состояния и рыночной стоимости.

Процедура инвентаризации

Весь процесс строго регламентирован. Для начала, всегда выясняется причина, это происходит ещё до момента издания указа. Дальше назначаются лица, которые войдут в состав комиссии, данный этап по времени совпадает с моментом издания указа. После чего, определяется срок проведения инвентаризации, и обязательно вносится в документацию. Нарушать срок проведений ни в коем случае нельзя. Если такое всё же произойдёт, будет необходимо провести ещё одну проверку. Завершается данный процесс сбором результатов, оформлением отчётов и анализом полученных данных в бухгалтерии. Уже после всех перечисленных действий руководство компании предпримет ещё какие-либо действия, если они будут необходимы.

Читайте также: Эффективное управление запасами и инвентаризация: как сократить издержки и получить дополнительные денежные ресурсы

При планировании самого процесса инвентаризации необходимо учитывать, что инвентаризация может быть:

• добровольная или обязательная;
• запланированная или внеплановая;
• сплошная или выборочная.

Для проведения инвентаризации могут формироваться следующие типы комиссий:

• Постоянная - является самостоятельным, независимым, внутрикорпоративным органом. Обладает полным набором прав для проведения всех видов внутренних ревизий. Как правило организовывается на больших предприятиях, где есть необходимость проведения регулярных, циклически повторяющихся проверок.
• Постоянная рабочая - является дублирующим элементом постоянной комиссии. Как правило, такие комиссии создают для проведения инвентаризации в филиалах или представительствах крупных производственных предприятий. Иногда, когда общий объем активов очень существенен, используются для оценки выделенной части данных активов.
• Временная - создается по необходимости для проведения конкретных инспекционных действий. Однако действует с определенной периодичностью и имеет ограниченный срок полномочий. Как правило временные комиссии создают на средних и малых предприятиях.

По общему правилу, инвентаризация МПЗ в обязательном порядке должна проводиться перед формированием годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Руководитель предприятия вправе самостоятельно утвердить периодичность проведения инвентаризации. Периодичность плановых инспекций следует раскрывать в разрезе объектов, в зависимости от вида актива. МПЗ, как правило, подлежат инспектированию два раза в год.

Поводом для внеплановой проверки МПЗ могут послужить следующие обстоятельства:

• реорганизация или ликвидация всей организации или одного из подразделений;
• продажа МПЗ (на дату оценки или реализации);
• передача активов на хранение;
• покупка (на дату приобретения);
• внеочередное составление бухгалтерской отчетности (как правило необходимо при оформлении кредита или займа);
• смена материально-ответственных лиц или руководителя подразделения;
• возникновение подозрения или подтверждения фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества - инвентаризация проводится на дату проведения служебного разбирательства;
• чрезвычайное происшествие (пожар, потоп; обрушение здания);
• прочие незапланированные обстоятельства.

Перед началом инвентаризации бухгалтерия предоставляет членам комиссии расходную документацию по учету ТМЦ в последней версии (с остатками по состоянию на начало текущего периода). В соответствии с учетными данными проводится инвентаризация ТМЦ на складе, в кладовой, в секции или в других местах хранения на предприятии.

Документальное оформление инвентаризации МПЗ

Первый документ, который является основанием для проверки наличия и соответствия ТМЦ у подотчетных лиц - это приказ руководителя организации о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

В ходе проведения инвентаризации ТМЦ комиссия использует и составляет Опись ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей». В ней указываются остатки ТМЦ по состоянию на день проверки. Опись передается членам комиссии, которые в ходе инвентаризации вносят данные о фактических остатках в графу «Фактическое наличие». По каждой позиции в описи должны быть указаны такие сведения, как тип, группа, количество, артикул и сорт. Необходимо, чтобы данные о количестве имущества, предоставленные материально ответственными лицами или бухгалтерскими документами, вносились в инвентаризационную опись только после проверки их фактического наличия.

На чужие товарно-материальные ценности составляется форма ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».

Все предметы, которые были проверены, но не могли быть внесены в инвентаризационную опись, должны быть задокументированы в отдельном документе - ИНВ-2 (стандартизированная форма).

Записи инвентаризации могут не соответствовать финансовым документам. В таком случае расхождения должны быть показаны в акте сверки. Унифицированная форма ИНВ-19 (сличительная ведомость) будет использоваться для отражения результатов пересчета фактических остатков товарно-материальных ценностей. Ведомости заполняют отдельно на собственное имущество и имущество, которое не отражено на балансе (например, переданное на ответственное хранение, комиссионные товары, арендованные и т. п.). Ведомости можно заполнить вручную или на компьютере.

Акт ИНВ-6. В данном бланке содержится информация об объектах, которые на момент проведения инвентаризации находятся в пути, например, с одного склада перемещаются на другой.

ТОРГ-16 - Акт о списании имущества. Применяется в тех случаях, когда объект найден, но его товарные качества утратились, объект больше не может служить по назначению и, следовательно, больше не представляет ценности. В таком случае объекты списывают. Происходит такое чаще всего из-за того, что были нарушены условия хранения, транспортировки или товар не был реализован до момента истечения срока годности.

Решения экспертов: Анализ складских процессов для производителя косметики

Все данные из соответствующих описей сводятся в единый реестр, что облегчает отображение результатов инвентаризации. Сводная информация из перекрестных ведомостей сводится воедино и представляется в форме ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (утв. постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26). Можно использовать ее или разработать собственную, в том числе на основании унифицированной. Ведомость результатов показывает данные инвентаризации различных видов имущества. Поэтому необходимо добавить колонки, чтобы определить, каких товаров не хватило или было в избытке. Унифицированной формой для этого является код и название счета. Вы также можете включить другие колонки, например, название каждого вида имущества.

Если результаты инвентаризации расходятся с бухгалтерскими записями, необходимо сформировать документ на основании результатов анализа. Если есть соответствие между тем, что возвращает проверка, и тем, что есть в бухгалтерских книгах, то приказ не составляется, так как это не предписано законом. Но можно составить документ, который продемонстрирует, что все инвентарные объекты были учтены и расхождений не было выявлено.

Если результаты инвентаризации разошлись с учетными данными, то руководство организации должно принять решение о том, как устранить расхождения (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Комиссия по инвентаризации должна представить руководителю отчет о результатах инвентаризации, а также сличительные ведомости, инвентаризационные ведомости и соответствующие документы. На основе анализа этих результатов издается распоряжение.

Отклонения по итогам инвентаризации

При обнаружении в ходе инвентаризации отклонений в ту или иную сторону возникают излишки или недостачи.

Недостачу в обязательном порядке необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. Список дополнительной документации зависит от того, по какой причине возник факт недостачи. Процесс оформления недостачи начинается с получения письменного объяснения о причине возникновения данного факта от материально ответственного лица.

Например, если причиной утраты имущества послужило обстоятельство форс-мажорного характера, то к инвентаризационной документации необходимо добавить справку из соответствующих государственных органов. В качестве классического примера можно указать справку из пожарной инспекции, в которой документально подтвержден факт возгорания на конкретном производственном объекте с указанием дат и масштабов разрушений.

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а материально ответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Проведение переоценки МПЗ позволяет определить справедливую стоимость имеющихся в распоряжении предприятия запасов, а также создать необходимый резерв.

Поводом для проведения переоценки может послужить:

• обнаружение факта устаревания МПЗ и невозможность их использования в производственном процессе;
• потеря МПЗ части потребительских качеств;
• значительное снижение рыночной стоимости, что ведет к необходимости приведения учета к стоимости справедливой, в отношении данных МПЗ.

Актуально: Оценка в рамках применения ФСБУ

При проведении переоценки МПЗ необходимо создать и утвердить приказ руководителя о проведении переоценки. Сама переоценка проводится на основании инвентаризационной описи, полученной по результатам проведенной ревизии.

По результатам проведенной переоценки составляется акт об уценке МПЗ.

Таким образом, можно смело утверждать, что проведение переоценки и создание под нее резерва является обязательным условием корректного ведения бухгалтерского учета МПЗ и залогом корректного отражения стоимости активов в Балансе компании.

Инвентаризация склада промышленной компании

Одной из важных составляющих инвентаризации ТМЦ крупных промышленных предприятий является инвентаризация сырья, материалов, комплектующих, товаров и т.д. на складах.

Инвентаризация вышеуказанных активов на складах решает ряд главных задач учета:

• выявление остатков ТМЦ, не отраженных в документах, пересортицы и недостач;
• проверка соблюдения правил хранения товаров на складе;
• контроль состояния продукции: товарный вид, срок годности или реализации, целостность упаковки; при необходимости - обоснование решения об изменении стоимости;
• выявление хищений и фактов порчи ТМЦ.

Порядок и особенности проведения инвентаризации на складе определяются ее причинами. Ревизия может быть обязательной, которую проводят согласно требованиям законодательства РФ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), либо вызванной инициативой руководства компании.

Основные причины обязательной инвентаризации:

• подача годовой отчетности в налоговые органы, результаты ревизии становятся основой подготовки бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним;
• процедура ликвидации или изменения структуры компании;
• смена владельца: передача ТМЦ в аренду, выкуп, продажа;
• ущерб от пожара, землетрясения, наводнения, других стихийных бедствий;
• выявление потери или умышленного хищения товара;
• смена материально ответственного сотрудника: заведующего складом, кладовщика, главного инженера, завхоза. В этой ситуации проверяют только отдельные товары, подотчетные конкретному работнику.

Инвентаризация склада по инициативе руководства проводится в любое время, причинами могут быть:

• сверка фактических остатков ТМЦ на конкретную дату с данными бухгалтерского учета;
• передача смены между кладовщиками;
• сверка по отдельному товару или товарной категории;
• проверка надзорными контролирующими органами.

Таким образом, инвентаризацию необходимо проводить регулярно.

Проверка может быть полной, когда происходит ревизия всех товаров, либо частичной. Вне зависимости от охвата выделяют три этапа процесса:

1. Руководитель оформляет приказ об инвентаризации и назначает состав инвентаризационной комиссии.
2. Утвержденная комиссия проводит пересчет ТМЦ.
3. Бухгалтерия оформляет результаты.

Полная инвентаризация - проверка наличия всего имущества, включая основные средства, товары и материалы компании.

Полная инвентаризация - долгий и трудоемкий процесс, требующий участия большого количества сотрудников. Персонал отвлекается от текущей работы, возможны сбои в приемке и отгрузке товаров, как следствие - недовольные клиенты и упущенные сделки.

Чтобы избежать негативных явлений, часто сопутствующих полной инвентаризации, применяются терминалы сбора данных (ТСД) со специализированным программным обеспечением. Если в компании не возможно применение ТСД - адекватным решением будет привлечение сторонних специалистов для проведения инвентаризации.

Отличие частичной или выборочной проверки - объем охвата. Учитывается только конкретный товар, отдельная товарная категория либо перечень продукции, подотчетной одному лицу. Частичная ревизия может быть проведена в минимальные сроки, если на складе организовано адресное хранение. Это - метод организации складского пространства, когда у каждого места хранения товара есть индивидуальный адрес - уникальный номер или индекс.

К слову, ручной подсчет товаров - утомительный процесс, требующий много сил и времени. Ошибки, влекущие за собой повторный пересчет, практически неизбежны. Автоматизация склада поможет избежать недочетов и сократить время, затраченное на инвентаризацию, оперативно передать достоверные данные об остатках ТМЦ в 1С или иную систему управления, обеспечить успех в борьбе с хищениями и порчей товаров. Еще одно преимущество - не нужно закрывать склад на ревизию, рутинные операции приемки и отпуска товара могут идти в обычном режиме.

Таким образом, инвентаризация МПЗ является неотъемлемым процессом хозяйственной деятельности каждого предприятия, в котором главенствующая роль отводится специальной инвентаризационной комиссии. По итогам инвентаризации, в обязательном порядке проводится приведение учетных данных к фактическим, а также, в случае необходимости, осуществляется переоценка МПЗ.