Статья 29.01.24, 12:16

Управление проектами в «1С:Документооборот 8»

Проект – это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений. Система «1С:Документооборот КОРП 8» обеспечивает документирование проектной деятельности, отслеживание выполненных задач по проекту, взаимодействие с другими участниками проекта и анализ хода выполнения на протяжении всего жизненного цикла проекта.

В «1С:Документооборот КОРП 8» предусмотрены следующие возможности по работе с проектами:

- Автоматизация деятельности по исполнению проекта;

- Ведение иерархической структуры проекта;

- Учет трудозатрат в разрезе проектов;

- Работа с планом проекта и диаграммой Ганта;

- Ведение аналитического учета данных в разрезе проектов;

- Загрузка проектов из Microsoft Project (источником данных является файл проекта, выгруженный в XML).

Для работы с проектами в программе «1С:Документооборот КОРП 8» необходимо в настройках программы (Раздел «Настройка» – «Настройка программы» – гиперссылка «Проекты и трудозатраты») установить флаги «Учет по проектам», «Виды проектов» и «Контрольные точки» (рис.1).

Рис. 1. Раздел «Настройка проектов и трудозатрат» – установка флагов

Виды проектов служат для классификации и анализа проектов на предприятии. В справочнике «Виды проектов» в разделе «НСИ» (рис.2) можно создать различные виды проектов с помощью следующих настроек:

- Запретить или разрешить изменять рабочую группу проекта с помощью установки флага «Разрешить изменение списков доступа вручную»;

- Указать наборы дополнительных свойств проектов и проектных задач при переходе по гиперссылкам «Набор дополнительных свойств проектов данного вида» и «Набор дополнительных свойств проектных задач проектов данного вида» (рис.3).

Рис. 2. Раздел «НСИ» – справочник «Виды документов»

Рис. 3. Карточка вида проекта (красный – флаг «Разрешить изменение списков доступа вручную», зеленый – гиперссылки для настройки доп. свойств проектов и проектных задач данного вида)

Контрольные точки – инструмент управления проектом, который можно использовать как вместе с планом проекта в виде декомпозиции работ, так и вместо него. Для создания контрольных точек по уровню контроля необходимо перейти по гиперссылке «Уровни контроля» в разделе «Настройка проектов и трудозатрат» (рис.4).

Рис. 4. Уровни контроля

Проекты находятся в разделе «Совместная работа» (рис. 5). Проекты, как и документы группируются по папкам (рис.6)

Рис. 5. Раздел «Совместная работа» – справочник «Проекты»

Рис. 6. Справочник«Проекты»

Первой в карточке проекта открывается вкладка «Обзор», которая отображает все основные реквизиты, их состояние, проектную команду и состояние проекта (рис.7)

Рис. 7. Карточка проекта – вкладка «Обзор»

На вкладке «Реквизиты» фиксируются основные сведения о проекте:

- Название;

- Вид проекта;

- Руководитель проекта;

- Состояние проекта;

- Заказчик;

- Организация;

- Плановые даты начала и окончания проекта;

- Трудозатраты и т.д.

Обязательными к заполнению являются Наименование, Руководитель проекта, Начало, Окончание и Вид проекта (рис.8).

Рис. 8. Карточка проекта – вкладка «Реквизиты»

На вкладке «Проектная команда» указываются участники проекта. В проектной команде могут участвовать и сотрудники организации, и представители контрагента. Также каждому пользователю можно задать роль, которую он будет выполнять в проекте (рис.9).

Рис. 9. Карточка проекта – вкладка «Проектная команда»

На вкладке «Настройки» задается график работ проекта, единицы трудозатрат, способ планирования, папка, где будет храниться проект, а также устанавливаются различные флаги (рис.10).

Если флаг «Разрешить списывать затраты на проект в целом» установлен, то исполнители проектных задач смогут списывать трудозатраты на проект в целом. В противном случае трудозатраты можно будет отнести только к проектным задачам.

Флаг «Автоматически рассчитывать план проекта» устанавливается по умолчанию при создании проекта. Он означает, что плановые даты проектных задач будут рассчитываться автоматически, исходя из длительности задачи, указанных предшественников и указанных ограничений.

Если флаг «Автоматически отправлять проектные задачи на исполнение» установлен, руководителю проекта не придется вручную отправлять каждую проектную задачу на исполнение - это произойдет автоматически в последовательности, заданной в плане проекта. Однако, первую задачу руководителю проекта необходимо отправить на исполнение вручную, все последующие будут отправляться на исполнение автоматически.

Рис. 10. Карточка проекта – вкладка «Настройки»

Сверху в карточке проекта расположены команды «План» и «КТ» (рис.11). По ним можно перейти к план-графику проекта с проектными задачами (рис.12) и списку контрольных точек.