Электронный документооборот (ЭДО) стал неотъемлемой частью бизнес-процессов во многих отраслях. С каждым годом все больше компаний переходят на использование электронного документооборота вместо традиционного бумажного. В этой статье мы рассмотрим:
• Определение ЭДО;
• эволюцию развитие ЭДО;
• основные преимущества и недостатки электронного документооборота;
• эффективность от внедрения ЭДО для бизнеса, в том числе стать более эффективным и конкурентоспособным участников рынка;
• современные тенденции в данной сфере;
• рекомендации по организации ЭДО на предприятие
Электронный документооборот (ЭДО) – это система, которая позволяет организациям создавать, отправлять, получать и хранить документы в электронном виде. ЭДО помогает сократить время на обработку документов, снижает вероятность ошибок и ускоряет процесс принятия решений.
Эволюция Документооборот произошла согласно текущим этапам развития:
1. Бумажный документооборот
2. Текстовый процессор
3. Системы управления документами
4. Веб-ориентированный документооборот
5. Облачные системы документооборота
6. Искусственный интеллект и машинное обучение
Более подробная информация о эволюции документооборота отражена в таблице 1.
ЭДО является важным инструментом для поддержания конкурентоспособности бизнеса. В связи с этим рассмотрим преимущества и недостатки от использования ЭДО (таблица 2)
Таким образом, внедрение электронного документооборота может привести к следующим результатам:
• Экономия времени и ресурсов: ЭДО позволяет сократить время на обработку и отправку документов, а также уменьшить количество ошибок;
• Улучшение контроля и безопасности: ЭДО обеспечивает более эффективный контроль над документами и снижает риск потери или повреждения информации;
• Увеличение производительности: ЭДО может помочь улучшить производительность работы, так как документы становятся доступны быстрее и проще;
• Интеграция с другими системами: ЭДО можно интегрировать с другими системами, что упрощает работу с документами и повышает эффективность бизнес-процессов;
• Поддержка законодательства: в некоторых случаях использование ЭДО является обязательным в соответствии с законодательством.
За последние 3 года увеличился в 3 раза спрос на использование ЭДО по сравнению с 2015-2018 гг.
По данным аналитиков Контура, в первые три месяца 2023 года через сервисы электронного документооборота (ЭДО) передано на 35% больше документов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Пользователей сервиса ЭДО Контур.Диадок стало больше на 21%. Данная ситуация связана с тем, что в период 2021-2023 гг. бизнесу оптимизировать расходы на фот: сократить штат и перевести часть сотрудников на удаленную работу. Это повлияло на востребованность перехода на ЭДО. Также в связи с политикой импортозамещение отечественный бизнес переходит на отечественные программные продукты, например, 1С:Документооборот 8.
Итак, переход на ЭДО позволит предприятию стать среди участников рынка более эффективным и конкурентоспособным.
В связи с этим переходим к рекомендациям по организации ЭДО на предприятие.
Первый шаг организации ЭДО на предприятие - обучить штат сотрудников, кто будет ответственный за внедрение ЭДО.
Следующий шаг — это описание процессов работы с ЭДО и разработка регламентов работы бизнеса с ЭДО, в том числе интеграция с учетными системами.
Последующие шаги, связаны с непосредственной автоматизации описанных действий в регламенте. В процессе автоматизации регламенты дорабатываются, но уже основные процессы и требования должны быть описаны до автоматизации бизнеса.
На рис.1 отражены типовые этапы перехода на ЭДО.
На основе опыта внедрение ЭДО заказчик чаще всего озвучивает такие функциональные требования:
• возможность работать по вебу или мобильной версии вне зависимости от места нахождения сотрудника;
• интеграция с учетной системой, чаще всего это программные продукты 1С фирмы;
• автоматическое заполнение бланков на основе заполненной карточкой документа;
• автоматическое отправка участников согласования входящего документа от контрагента.
Электронный документооборот является важным инструментом для оптимизации бизнес-процессов, сокращения затрат и повышения конкурентоспособности. Внедрение ЭДО позволяет ускорить обработку документов, улучшить контроль над ними и упростить взаимодействие с контрагентами. Для успешного внедрения ЭДО необходимо выбрать подходящую систему, обучить сотрудников и интегрировать систему с другими бизнес-приложениями.
Екатерина Сеник - руководитель проекта и руководитель группы по 1С:Документооборот IT-интегратора «Первый Бит»
