“Почему 1C не может просто обновиться, как Android?"
Такой вопрос однажды получил мой коллега от заказчика-собственника бизнеса. Так и родилась идея написать статью. Вместе с моими коллегами Владимиром Пильгуем и Сергеем Кимом мы постараемся объяснить все моменты перехода на 1С:ERP версия 2.5
Старожилы 1С помнят множество переходов – сначала все переходили с 7.7 на 8, потом с 1С:УПП на 1С:ERP, с редакции 2.2 на редакцию 2.4, а теперь актуален переход с 2.4 на новейшую редакцию 2.5.
Переход с 7.7 на 8 был целой революцией – эти продукты отличались кардинально. Приходилось полностью перетряхивать все бизнес-процессы, переносить данные, и с 1 января начинать новую жизнь в новой системе.
Переход с 2.4 на 2.5 технически реализован фирмой 1С в формате обновления – база данных остается прежней, сохраняется вся история операций, но меняется функционал. Однако бюджет такого обновления может оказаться очень разным, от 4 часов до десятков тысяч часов.
Эта статья ориентирована на крупных корпоративных пользователей 1С:ERP 2.4, которые рассматривают переход на 2.5. В ней постараемся раскрыть причины, по которым стоит или не стоит решаться на переход, поговорим о сложностях перехода, которые формируют его бюджет, и дадим рекомендации по подготовке.
Обязательно ли переходить?
Ответ на этот вопрос неоднозначный. В 2021-2022 году основным мотивом перехода часто было ожидаемое прекращение поддержки редакции 2.4. Прекращение поддержки означает, что вендор больше не выпускает обновлений на продукт: не исправляет ошибки, не развивает новый функционал. Особенно чувствителен к обновлениям блок регламентированного учета, т.к. отечественные законодатели несколько раз в год вносят крупные изменения в формы первичных документов, формы отчетности, а также в методики учета. Те, для кого обновления были критически важны, переход уже давно осуществили. Поддержку 2.4 прекратили в апреле 2022 года, но многие компании все еще работают на этой редакции. Да что там, до сих пор существуют пользователи версии 7.7! Как правило, 1С никогда не закрывает доступ к старым версиям программных продуктов для старых пользователей, так что редакцией 2.4 без обновлений можно пользоваться сколько угодно долго. Таким образом, переходить или нет – решение каждой компании. Рассмотрим причины, которые могут побудить к переходу.
Риски отказа от перехода
Что плохого может произойти, если оставаться на неактуальной редакции 2.4.?
Коснемся еще раз вопроса обновлений. Новые требования со стороны законодательства продолжают появляться, и, вероятно, никогда не прекратятся. Как с этим быть пользователям 2.4? Есть варианты:
1. Переходить частично на учет “в рукопашную”. Например, сохранять каждую накладную ТОРГ-12 и вручную заполнять новые поля. Формировать бухгалтерскую отчетность в Excel. Этот вариант вполне рабочий и многие им пользуются. Однако, стоит заметить, что объем таких ручных операций неуклонно будет расти, и вот на большом предприятии мы уже можем увидеть штат бухгалтеров, в 2 раза превышающий норму.
2. Использовать функционал 2.4 “нетрадиционно” - то есть, не так, как задумал разработчик - частный случай первого пункта. Например, чтобы выполнить требования нового ФСБУ 25/2018 “Бухгалтерский учет аренды”, не переходя с редакции 2.4 на новую, некоторые наши заказчики используют функционал лизинга. Это требует определенной смекалки и не дает полноценного результата, но все-таки помогает вести учет не полностью вручную.
3. Дорабатывать изменения в своей 2.4 силами штатных программистов или силами подрядчика. Тоже рабочий вариант. Однако, затраты на такие доработки за 1-2-3 года могут превысить стоимость перехода. К тому же, конфигурация 1С с большим количеством исторически наслоенных доработок неминуемо превращается во Франкенштейна, работает все медленнее, все менее стабильно, и в итоге часто приводит к необходимости опять-таки перехода на оптимизированную вендором новую редакцию.
Некоторые изменения законодательства, такие как маркировка или прослеживаемость импортных товаров, вообще невозможно, или крайне трудоемко обойти при помощи этих вариантов.
Мы рекомендуем морально готовиться к тому, что переходить в любом случае придется. Однако, если ближайшие ожидаемые обновления законодательства не сильно затрагивают конкретную компанию, если компания не планирует масштабные доработки для развития системы - переход можно отложить до будущих времен.
Выгоды перехода
Какие выгоды получает компания от перехода с 1С ERP 2.4 на 2.5?
1. Регулярные обновления в соответствии с требованиями законодательства.
2. Оптимизация производительности. Фирма 1С постоянно оптимизирует ресурсоемкие операции, и благодаря этому пользователи нагруженных систем могут увидеть, что скорость выполнения таких операций, как загрузка данных, массовое проведение документов, закрытие месяца - улучшается. 1С как разработчик обладает огромными ресурсами, которые позволяют вкладываться в производительность. Штатный разработчик компании в лучшем случае пишет свой код так, чтобы он работал быстро, но об оптимизации типового функционала речи не идет. А, если за разработчиком нет технического надзора, руководство компании может так никогда и не узнать, в чем причина замедления работы - в накоплении большой истории операций, слабом железе, или неоптимальных доработках.
3. Перевнедрение. Если учет в системе ведется много лет, и начинали его вести совсем другие люди в других условиях, то в системе может накопиться столько ошибок, мусора и хвостов, что встает вопрос о том, чтобы начать с чистого листа. Существуют способы начала с чистого листа и без перехода на 2.5, например, свертка базы. Однако, если в пользу перехода есть и другие аргументы, необходимость перевнедрения тоже стоит учитывать.
4. Новый функционал. Этот пункт можно раскрывать бесконечно, т.к. концептуальное развитие версии 2.4 прекратилось гораздо раньше официального прекращения поддержки, и за эти годы редакция 2.5 накопила огромный список улучшений, который со временем только увеличивается. Отметим только некоторые ключевые блоки, которые получили существенное развитие в 2.5:
a. В регламентированном учете:
I. Возможность ввода исправительных документов и сторно документов - особенно важно для компаний, у которых есть внутренняя аудиторская служба;
II. Учет узлов и компонентов амортизации ОС («Основные средства» (ФСБУ 6/2020));
III. Расчет курсовых разниц в налоговом учете (67-ФЗ);
IV. Поддержка ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы»;
V. Прослеживаемость импортных товаров.
b. В управленческом учете:
I. Развитие детализации себестоимости товаров - новые механизмы распределения постатейных расходов, отнесение коммерческих расходов на конкретную продажу - более точный расчет валовой прибыли;
II. Более глубокая расшифровка себестоимости продукции до статей доп. расходов списываемых материалов;
III. Накопление, распределение и транзит расходов в разрезе объектов возникновения затрат.
c. В продажах и закупках:
I. учет претензий;
II. Учет цен в разрезе номенклатуры, характеристики (и ее реквизитов), серий (и ее реквизитов), упаковок;
III. аналоги товаров в закупках;
IV. aормирование типового договора по шаблону без программирования;
V. новые варианты взаимозачетов и корректировок задолженности;
VI. учет с использованием агентской схемы при закупках на стороне; агента/принципала.
d. В производстве:
I. Технологические процессы и шаблоны тех. операций;
II. Динамическое планирование графика производства;
III. Контроль выполнения операций (рабочее место контролера качества);
IV. Производственные наборы.
5. Большое количество сервисов и интеграций. Выделяем этот пункт как отдельный, т.к. интеграции требуют постоянной поддержки изменений, и гораздо выгоднее переложить эти затраты на вендора, чем нести самостоятельно.
a. Интеграции с ГИС (государственными информационными системами): Честный знак, ЕГАИС, Зерно, Меркурий и пр.
b. Интеграции с другими продуктами 1С: Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия, Документооборот и другие.
c. Интеграции с маркетплейсами - Яндекс маркет, OZON и другие.
d. Электронный документооборот с контрагентами.
e. Большое количество сервисов, полезных для бизнеса: 1С-Отчетность, 1С Кабинет сотрудника, SMARTWAY (организация командировок), сервисы транспортных компаний, и многие другие.
Выше приведен далеко не полный список новых функций, которыми располагают пользователи редакции 2.5. Для каждой компании в приоритете будут разные блоки и области. Если стоит задача принять решение, стоит ли переходить на редакцию 2.5. ради нового функционала - рекомендуем выделить приоритетные задачи в области учета и управления, которые могут помочь компании максимизировать результаты, а также приоритетные проблемы, которые затрудняют развитие бизнеса, а затем поинтересоваться, что есть на эту тему в 1C:ERP 2.5. Такой анализ можно провести и самостоятельно (фирма 1С как разработчик продукта публикует новости по каждому релизу, техпроекты предстоящих улучшений, проводит вебинары и семинары). К этой задаче можно также привлечь подрядчика по внедрению, который может иметь наработанные знания или провести углубленный анализ быстрее, чем это сделает непрофессионал.
Стоимость работ
Стоимость работ в сфере внедрения 1С как правило складывается из двух частей - трудозатраты и уровень риска. От чего зависят трудозатраты и уровень риска в вопросе обновления с 1С:ERP 2.4 на 2.5?
1. Количество и объем доработок. Это ключевой фактор. Механизмы обновления, которые разрабатывает фирма 1С, рассчитаны на типовой функционал. Разработчик 1С может сравнить конфигурацию заказчика со стандартной и очень примерно оценить объем выполненных доработок. Многие изменения и дополнения, которые сделаны за время работы в системе заказчиком, с большой вероятностью перестанут работать и их придется восстанавливать. По каждой такой доработке придется выяснить: как она должна работать, нужна ли она до сих пор заказчику, нельзя ли ее заменить на функционал версии 2.5? Иногда такое восстановление доработок означает, что их нужно переделать с нуля, т.к. структура типовой конфигурации слишком сильно изменилась.
2. Уровень документирования доработок. Из предыдущего пункта разработчик получает перечень участков кода, которые в конфигурации отличаются от типовой версии. На все доработки должна быть техническая документация - технические задания и тест-кейсы. Если их нет - работы у команды обновления значительно прибавляется.
3. “Возраст” базы. При обновлении все документы в системе за все предыдущие годы сохраняются. Чем дольше учет ведется в базе, тем больше вероятность того, что в старых периодах существуют накопленные ошибки, которые проявятся при обновлении и потребуют от команды внедрения находчивости и времени для их преодоления.
4. Количество пользователей. Чем больше пользователей, тем труднее определить, как должна выглядеть новая система, как решать спорные вопросы.
5. Количество интеграций с другими системами, а также наличие и ассортимент подключенного оборудования. С большой вероятностью придется настраивать заново.
6. Актуальность релиза. В редакции 2.4. множество релизов. Если компания прекратила обновляться, не переходя на последний релиз, разработчику может потребоваться несколько итераций обновления.
Если доработок не так много, они простые, хорошо документированы, имеют понятный сценарий тестирования, можно сделать пробное обновление и сосредоточиться на “починке” того, что сломалось. В этом случае проектный подход к управлению подобной задачей можно не применять, хотя стоимость таких работ все равно может быть высокой.
Если крупная компания с большим количеством пользователей вела учет в системе много лет, система обросла большим количеством недокументированных доработок и интеграций, никто из пользователей не готов однозначно за всех определить, что и как должно работать - переход на редакцию 2.5 требует проектного подхода, и стоимость такого проекта может составить тысячи часов.
Как идет проект перехода с 2.4 на 2.5?
Проект перехода имеет похожую структуру с обычным внедрением, но содержит некоторые дополнительные шаги:
1. Анализ доработок по коду и документации.
2. Интервью с пользователями по особенностям бизнес-процесса.
3. Демонстрация отражения процессов компании в редакции 2.5, в результате которой некоторые доработки 2.4 будут заменены на типовой функционал, а некоторые будут уточнены.
4. Разработка, тестирование, опытно-промышленная эксплуатация - аналогично обычным внедрениям.
5. В разработку также может входить дополнительный этап корректировки данных предыдущих периодов.
Как подготовиться к проекту и снизить его стоимость?
Есть меры, которые заказчик может принять заранее, чтобы когда момент перехода настанет, проект стоил как можно дешевле. Основные ориентиры:
- Документирование изменений. Если объем доработок существенный, рекомендуем создать отдельную базу данных в продукте типа Confluence, который позволяет размещать информацию и маркировать ее тэгами. В такой базе данных должны храниться все описания изменений конфигурации, и по каждому изменению как минимум техническое задание и сценарий тестирования. Каждое изменение должно быть промаркировано двумя типами тэгов - по бизнес-процессу и по объекту конфигурации. Например, описание доработки счета на оплату может иметь тэги #Продажи, #ПечатныеФормы, #ЗаказКлиента.
- Минимальное изменение типового функционала. Прежде чем дорабатывать 1С, следует тщательно проанализировать, нельзя ли решить задачу с помощью типового функционала, пусть даже и с небольшим изменением процесса. Иногда в долгосрочной перспективе выгоднее потратить деньги на консалтинг и подстроить процессы компании под требования 1С, чем дорабатывать систему.
- Ведение учета по правилам 1С. Не рекомендуем использовать корректировку регистров, ручную корректировку проводок, накапливать ошибки в закрытии месяца. Это точно приведет к существенному увеличению затрат на переход, или же к тому, что сохранить историю операций не удастся и систему придется перевнедрять на новой базе.
- Технический надзор за качеством разработки. Рекомендуем организовать в компании технадзор за тем, как выполняются доработки в системе. Для программиста есть множество способов реализовать ту или иную задачу, и пользователь не увидит разницы, а то, что творится под капотом, может остаться без внимания. Оптимально - проводить код ревью для всех изменений системы перед их передачей в продуктивную среду.
Если проект перехода вот-вот начнется, то приведенные выше рекомендации мало применимы.Тем не менее, заказчик может снизить стоимость проекта, если подготовит реестр бизнес-процессов и реестр доработок, и выделит мотивированную команду ключевых пользователей, готовых быстро принимать решения в проекте.
Кроме того, заказчик может взять на себя некоторые виды работ - например, ту же правку ошибок в данных прошлых периодов.
Екатерина Царевская
Функциональный архитектор проектов внедрения 1С:ERP компании «Первый Бит», офис Павелецкая
