22 ноября 2021 года вышел Федеральный закон №377, в котором была опубликована обновленная информация, раскрывающая сущность ЭДО и определяющая соответствующий порядок его внедрения и применения. Таким образом, согласно данному закону кадровый электронный документооборот представляет собой составление, заверение, хранение и применение документов только в электронном виде. Закон дает право на оформление в электронном виде любых кадровых документов, тем не менее, есть исключения.
Так, трудовые книжки; документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда; акты о несчастном случае на производстве по установленной форме; а также приказы об увольнении работника не имеют возможности оформления по новой системе документооборота. Они, как и прежде, оформляются и подписываются в бумажном формате.
Однако, трудовая книжка может вестись как на бумажном, так и на электронном носителе, по желанию сотрудника.
Кто может применять ЭДО?
Согласно закону, заставить перейти на кадровый ЭДО никто никого не может, но по личному желанию этот переход может осуществить каждый желающий, как ИП, так и организации. Для этого работодатель обязан составить и установить акт, который впоследствии будет определять порядок соответствующего перехода.
Настоящий локальный специальный акт обязан содержать подробные сведения об используемой ИС и способе доступа к ней; должен быть обозначен список документов и работников, непосредственно на которых распространяется переход. Также должна быть указана точная дата перехода и срок, в течении которого будут уведомлены все сотрудники.
Трудовой кодекс РФ устанавливает четкий порядок принятия и согласования акта. Он, в свою очередь, обязан содержать сведения о плане ведения инструктажа по работе с новой системой, кроме того, должны быть утверждены точные даты подписания соответствующих документов работниками, а также исключения (при наличии таковых), которые могут допускать создание электронных документов в старом бумажном формате.
После утверждения порядка, работодатель сообщает об этом сотрудникам и должен собрать письменные согласия от каждого. Срок отправки уведомления, его порядок устанавливается непосредственно руководителем в утвержденном акте. При принятии нового сотрудника, он также должен быть осведомлен о том, что данная конкретная организация или предприятие использует электронную систему.
ВАЖНО: дата уведомления сотрудника о новой системе документооборота строго должна быть ранее даты соответствующего перехода. А отсутствие согласия хотя бы одного сотрудника послужит отказом оформления. Лишь те сотрудники, которые присоединись к компании позднее 31.12.2021 (а также не имеющие трудового стажа на указанную дату), могут не давать согласие.
Работник, который при приеме на работу уже имел соответствующий стаж вправе отказаться от перехода на ЭДО. Однако, отказ или же отсутствие ЭП не может служить причиной увольнения или не приема на работу.
Согласно трудовому кодексу, сотрудники, которые написали отказ, имеют полное право запросить необходимые им кадровые документы в старом бумажном формате. При этом работодатель незамедлительно обязан их предоставить, по первому требованию.
Выбор системы ЭДО осуществляется работодателем самостоятельно. Так, есть возможность использования как сервиса «Работа в России», так и любой иной системы по желанию. Расходы же на ее создание и применение полностью остаются на работодателе.
Каждый сотрудник должен иметь ЭП для подписания соответствующих документов. Простая ЭЦП может быть использована для простых кадровых документов любого типа, однако, исключительно усиленная ЭЦП может быть применена для некоторых документов. К таковым относятся, например, договор о материальной ответственности, договор на получение образования, трудовой договор и др.
Работодатель, по заявлению работника, имеет возможность дать ему полный доступ к документу, подписание которого было определено простой подписью. Чтобы это сделать, работодатель направляет соответствующий документ в кабинет сотрудника на Госуслугах.
Несмотря на то, что работник может использовать уже имеющуюся у него электронную подпись, расходы на оформление новой ЭП и ее применение полностью остаются на непосредственно работодателе.
