Как начать вести кадровый электронный документооборот (КЭДО) в «1С: Кабинет сотрудника»

Перед тем, как начать вести кадровый электронный документооборот (КЭДО) с использованием сервиса «1С: Кабинет сотрудника», необходимо произвести ряд предварительных действий:

Сохранить и установить корневой сертификат электронных подписей;Сотрудники, желающие использовать кадровый электронный документооборот, должны самостоятельно в своем кабинете сформировать свой сертификат электронной подписи;Включить возможность использования КЭДО в кадрово-зарплатном приложении;Подключить электронные подписи сотрудников.

Настройки использования КЭДО выполняются пользователем с полными правами. Это может быть ответственный за подключение, либо другой пользователь, которому ответственный за подключение предоставит такие права после подключения сервиса.

УСТАНОВКА КОРНЕВОГО СЕРТИФИКАТА

Для каждого абонента сервиса, будь то организация, ИП, холдинг, группа компаний и т.д., после включения использования КЭДО формируется так называемая электронная подпись сервиса – корневой сертификат. Этот сертификат используется как для формирования электронных подписей сотрудников, так и для проверки их подлинности. Ключ корневого сертификата неизвестен никому из сотрудников, в том числе и ответственному за подключение. Корневой сертификат расположен в разделе Администрирование в сервисе 1С: Кабинет сотрудника.

ШАГ ПЕРВЫЙ: СКАЧАТЬ КОРНЕВОЙ СЕРТИФИКАТ.

Для скачивания корневого сертификата следует нажать на ссылку Скачать корневой сертификат.

ШАГ ВТОРОЙ: СОХРАНИТЬ КОРНЕВОЙ СЕРТИФИКАТ

Скачанный корневой сертификат нужно сохранить на компьютеры тех сотрудников, которым в силу своих должностных обязанностей требуется выполнять проверку подлинности электронных подписей сотрудников. После этого установите сертификат на каждом из этих компьютеров.

ШАГ ТРЕТИЙ: УСТАНОВИТЬ СЕРТИФИКАТ

Для установки сертификата следует его открыть.

При попытке открыть сертификат будет показано предупреждение и задан вопрос, нужно ли открыть этот файл. Нажмите на кнопку Открыть.

Появится форма с основными сведениями о сертификате. Нажмите на кнопку Установить сертификат

В появившемся окне нажмите на кнопку Далее

В следующем окне необходимо выбрать хранилище для размещения сертификата. Установите переключатель в нижнее значение и нажмите на кнопку Обзор.

Появится список возможных хранилищ. Выберите Доверенные корневые центры сертификации и нажмите на кнопку ОК.

Затем нужно нажать на кнопку Далее.

Внимательно прочтите выбранные настройки, убедитесь в их правильности и нажмите кнопку Готово.

В появившемся окне подтвердите установку сертификата

После этого установка сертификата будет завершена

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПОДПИСИ

Для успешной работы КЭДО каждый сотрудник, желающий присоединиться к сервису, должен самостоятельно в своем кабинете сформировать сертификат электронной подписи. Ответственному за подключение в разделе Администрирование - Настройки необходимо установить флажок Напоминать об отсутствии подписи, а также указать периодичность напоминания. Если этот флажок включен, сотрудники, которые еще не сформировали в своих кабинетах сертификаты электронных подписей, будут получать уведомления о формировании сертификата электронной подписи.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ В ЛИЧНОМ КАБИНЕТЕ

Cамостоятельное формирование сертификата электронной подписи происходит в Личном кабинете сотрудника. Для этого через меню Еще нужно перейти в профиль ,как показано на рисунке. В профиле нужно перейти по ссылке Мои данные.

Открывшуюся форму нужно прокрутить до конца вниз, в нижнем правом углу перейти по ссылке Создать.

После этого необходимо придумать пароль для своей электронной подписи и дважды ввести его.

Доступ к подписи получает только лицо, которому известен пароль. Никому другому (ни другим сотрудникам, ни ответственному за подключение, ни любым другим представителям работодателя, ни родственникам) доступ к подписи не предоставляется. Пароль от своей электронной подписи не следует сообщать кому-либо, а так же не следует хранить его в общедоступных местах (записанным на стикер, приклеенный к монитору на рабочем месте, а также на листочке, который хранится под клавиатурой рабочего компьютера, и т. п.). Помимо этого не следует использовать пароль, который легко угадать (свои фамилия или имя, фамилии или имена близких, дата рождения, простые комбинации символов подобно "123456" или "654321").

После ввода пароля нужно нажмите на кнопку Сохранить.

После этого в разделе профиля Мои данные будут отображаться основные сведения об электронной подписи: владелец, сертификат, срок действия.

Электронные подписи сотрудников являются усиленными неквалифицированными электронными подписями (УНЭП). Их можно использовать только в электронном документообороте между сотрудником и его работодателем. Проверка их подлинности также возможна только в информационной системе работодателя, таким образом, не следует проверять подлинность подписи сотрудника с использованием сервисов, предназначенных для проверки подлинности усиленных квалифицированных подписей (УКЭП), в т. ч. с использованием сервиса Госуслуги.

НАСТРОЙКИ В КАДРОВО-ЗАРПЛАТНОМ ПРИЛОЖЕНИИ

В настройках сервиса «1С:Кабинет сотрудника» установите флажок Используется кадровый ЭДО (раздел Зарплата (или Зарплата и Кадры) - Сервис 1С:Кабинет сотрудника).

Так как работа кадрового электронного документооборота предполагает использование электронных подписей, в разделе Администрирование - Обмен электронными документами должен стоять флажок Электронные подписи.

Переходите в раздел Настройки электронной подписи и шифрования.

В этом разделе должны быть подключены сертификаты электронных подписей, которые в рамках КЭДО будут использоваться для подписания документов со стороны работодателя.

Сертификат электронной подписи должен быть:

Действующим на дату подписания документа;Быть полученным именно на ту организацию, которая участвует в КЭДО.

Если в одной информационной базе ведется учет по нескольким организациям, следует использовать разные сертификаты электронных подписей.

Например, часто случается, что один и тот же человек может быть генеральным директором разных юридических лиц, учет по которым ведется в одной информационной базе. В этом случае для подписания документов по каждому из этих юридических лиц следует использовать свой сертификат электронной подписи.

Помимо этого необходимо проверить, что сертификат электронной подписи подключен для того пользователя, который будет подписывать документы с использованием этого сертификата электронной подписи.

Использование усиленных электронных подписей (УКЭП или УНЭП) предполагает установку специальной программы. Проверить, установлена ли такая программа, можно в разделе Администрирование - Обмен электронными документами - Настройки электронной подписи и шифрования - закладка Программы.

Для подписания документов в рамках КЭДО со стороны работодателя возможно использование сертификатов электронных подписей, полученных через:

удостоверяющий центр фирмы 1С (подробнее);другие удостоверяющие центры (подробнее).