Если выплачиваете материальную помощь работникам к отпускам, возьмите от сотрудника заявление и оформите приказ. Образцы документов скачивайте в статье. А еще читайте, в каком размере и как платить матпомощь, какие проводки сделать бухгалтеру и что с НДФЛ и взносами.
Кому платить материальную помощь к отпуску
Законом выплата материальной помощи работникам к ежегодному отпуску не предусмотрена. Но ее можно установить, в частности, отраслевым или территориальным соглашением, действующим в отношении вашей организации. Тогда вы обязаны ее предоставлять работникам с учетом положений такого соглашения. Кроме того, вы обязаны производить такую выплату работникам, если это предусмотрено коллективным договором, вашим локальным нормативным актом, например положением о материальной помощи (абз. 2 ч. 2 ст. 22, ч. 8, 9 ст. 45, ч. 3 ст. 48, ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 9, абз. 3, 7 ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 40, ч. 3 ст. 41 ТК РФ).
В каком размере платить материальную помощь к отпуску
Размер и порядок выплаты матпомощи к отпуску рекомендуем установить в ЛНА, коллективном или трудовом договоре. Чаще размер определяют как фиксированную сумму, которая положена работнику независимо от занимаемой им должности, квалификации, результатов труда. Иногда сумма материальной помощи и сам факт ее предоставления привязывают к результатам труда. Тогда ее размер могут определять, например, как процент от суммы оклада. Ее выплачивают при отсутствии у работника дисциплинарных взысканий.
В какой срок выплачивать матпомощь к отпуску
Срок выплаты работнику материальной помощи к ежегодному отпуску законом не установлен. Можете определить его сами в локальном нормативном акте, например в положении о выплате материальной помощи работникам организации. На практике распространено выплачивать такую материальную помощь вместе с отпускными.
Срок выплаты отпускных – минимум за три календарных дня до начала отпуска.
Как оформить выплату материальной помощи к отпуску
Получите от работника заявление и издайте приказ (Письмо Минтруда России от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412).
Образцы заявления и приказа, а также инструкции по заполнению есть в КонсультантПлюс:
- Образец заявления работника на материальную помощь к отпуску
- Образец приказа о выплате материальной помощи к отпуску
Что с НДФЛ и страховыми взносами
Матпомощь к отпуску включают в налоговые расходы на оплату труда, если она предусмотрена ЛНА, коллективным или трудовым договором и связана с выполнением трудовых обязанностей. НДФЛ и взносами не облагают матпомощь до 4 000 руб. в год.
Пример. По условиям коллективного договора сотрудникам, занятым в основном производстве, к отпуску выплачивают материальную помощь в фиксированном размере – 30 000 рублей. Другой матпомощи в текущем году сотрудник не получал. Сумма дохода работника, который включается в его основную налоговую базу по НДФЛ, составит 26 000 руб. (30 000 руб. - 4 000 руб.).
Типовая ситуация: Матпомощь к отпуску: оформление, учет, налоги
Какие проводки сделать
Если вы выплачиваете материальную помощь к отпуску, то отражайте ее и страховые взносы, включая взносы на травматизм, в том же порядке, что и отпускные:
- в расходах по обычным видам деятельности или прочих либо в стоимости актива, если резерв на оплату отпусков вы не создаете.
Готовое решение: Как оказание материальной помощи отражать в бухгалтерском учете
Возьмем условие примера выше и покажем проводки, которые сделает бухгалтер.
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Первичный документ |
|---|---|---|---|---|
| Начислена материальная помощь работнику к отпуску | 96 | 73 | 30 000 | Расчетная ведомость |
| Начислены страховые взносы (26 000 x 30,2 %) | 96 | 69 | 7 852 | Бухгалтерская справка-расчет |
| Уменьшен (погашен) ОНА (7 852 x 20 %) | 68-пр | 09 | 1 570,40 | Бухгалтерская справка-расчет |
| Удержан НДФЛ из суммы материальной помощи к отпуску (26 000 x 13 %) | 73 | 68-НДФЛ | 3 380 | Регистр налогового учета (налоговая карточка) |
| Выплачена материальная помощь за вычетом удержанного НДФЛ (30 000 - 3 380) | 73 | 51 | 26 620 | Выписка банка по расчетному счету |
К балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам»:
- 68-пр «Расчеты по налогу на прибыль»;
- 68-НДФЛ «Расчеты по НДФЛ».
