1.Кто сдает отчет ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД)?
Форма СЗВ-ТД была разработана в 2019 году как часть перехода к электронным трудовым книжкам. Сведения, предоставляемые работодателями в этой форме, использовались ПФР для формирования информации о трудовой деятельности каждого работника. СЗВ-ТД необходимо было сдавать с 2020 года при проведении определенных кадровых мероприятий, включая увольнение.
Однако в 2023 году произошли изменения. В связи с объединением ПФР и ФСС в единый Социальный фонд (СФР), отчетность была пересмотрена. В результате СЗВ-ТД и некоторые другие формы, связанные с персонифицированной отчетностью и отчетностью по взносам, были объединены в новую форму — ЕФС-1. Теперь данная форма используется для отчетности о увольнениях, а также для передачи информации о других кадровых мероприятиях, таких как прием, перевод, приостановка и возобновление трудового договора. Кроме того, ЕФС-1 также требуется при заключении и прекращении гражданско-правовых договоров с физическими лицами.
Бланк ЕФС-1 был утвержден постановлением правления ПФР от 31.10.22 № 245п. С 1 января 2023 года информацию об уволенных работниках, включая тех, кто работает на удаленной или совместительской основе, необходимо предоставлять через эту форму. Для заполнения требуется титульный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.
Сроки сдачи ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) в 2023 году
Для сдачи отчета ЕФС-1 по увольнению работника необходимо придерживаться того же срока, который был применен для сдачи СЗВ-ТД в аналогичной ситуации. Соответственно, отчет следует предоставить не позднее рабочего дня, следующего за днем выдачи приказа (распоряжения) об увольнении или документа (решения) о прекращении трудовых отношений. Информацию необходимо передать в подразделение СФР, ответственное за регистрацию работодателя, в соответствии с подпунктом 2 пункта 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.
Порядок заполнения ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД при увольнении
При заполнении ЕФС-1 в случае увольнения работника необходимо следовать определенным правилам.
На титульной странице ЕФС-1 заполняются данные о работодателе, такие как наименование, регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, ОРГН, ОКВЭД, ОКПО и контактные данные. Необходимо указать эти сведения в соответствии с общими нормами и следуя требованиям.
В подразделе 1 формы ЕФС-1 необходимо указать данные об уволенном работнике, такие как СНИЛС, ФИО, дата рождения и гражданство. В поле «Статус ЗЛ» следует выбрать соответствующий код из таблицы, приведенной в Порядке (постановлении № 245п). Если гражданин России увольняется, то необходимо вписать код ГРФ. В случае увольнения иностранца, в зависимости от статуса физического лица (постоянно проживающий, временно проживающий или временно пребывающий), следует проставить соответствующий код: ПЖИГ, ВЖИГ или ВПИГ. Если же расторгается трудовой договор с иностранным высококвалифицированным специалистом, используется код ВКС.
В подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 вносится информация об увольнении. Для этого нужно заполнить специальную таблицу.
В графе 1 таблицы указывается порядковый номер кадрового мероприятия, относящийся только к работнику, чьи персональные данные указаны в подразделе 1. Если в один день увольняется несколько человек, то сведения о каждом из них следует заполнить в отдельных подразделах 1 и 1.1 формы.
В графе 2 таблицы указывается дата увольнения в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Эта дата является последним рабочим днем сотрудника согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ.
В графе 3 таблицы указывается наименование кадрового мероприятия, которым является «УВОЛЬНЕНИЕ».
Графа 4 предназначена для информации о работе в районах Крайнего Севера и приравненных местностях. Если сотрудник увольняется из «северной» организации, следует проставить код РКС или МКС в зависимости от местности, где он работал. В остальных случаях эту графу не заполняют.
В графе 5 указывается наименование должности уволенного так, как оно указано в штатном расписании.
В графе 6 проставляется код функции, которую выполнял сотрудник, выбранный из Общероссийского классификатора занятий (ОК 010-2014). Код должен быть в формате «1234.5».
В графе 7 ЕФС-1 требуется указать код причины увольнения, а также без сокращений основание прекращения трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом. Для этого используется двойная запись: сначала код, а затем текстовая расшифровка. Коды причины увольнения представлены в Порядке и фактически представляют собой сокращение номера пункта и статьи ТК РФ, на основании которой произошло увольнение. Например, код «п1ч1с77тк» соответствует расторжению трудового договора по соглашению сторон на основании пункта 1 части 1 статьи 77 ТК РФ. А код «п3ч1с77тк» обозначает самостоятельное увольнение по желанию работника на основании пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Полная запись в случае увольнения по инициативе работника должна выглядеть так: «п3ч1с77тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
В графу 8 следует внести название документа об увольнении. В большинстве случаев там будет указано «приказ». Информация о дате издания этого приказа заносится в графу 9 в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер приказа вносится в графу 10 (значок номера — «№» или «N» при этом не ставится).
Последняя, 11-я графа должна остаться пустой.
4. Порядок сдачи ЕФС-1
Заполненный отчет от имени юридического лица подписывает руководитель или другой уполномоченный представитель. Если другой представитель подписывает отчет, необходима доверенность, выданная в соответствии с правилами Гражданского кодекса РФ. Доверенность может быть составлена в форме электронного документа, подписанного УКЭП доверителя в соответствии с форматом, утвержденным постановлением Правления ПФР от 21.04.22 № 63п («Утвержден формат электронной доверенности для сдачи отчетности в ПФР»).
Если ЕФС-1 заполняется на бумаге и у организации есть печать, рекомендуется проставить ее на отчете в соответствии с пунктом 2.13 Порядка.
Для сдачи отчета ЕФС-1 есть два способа: электронный или на бумаге. В случае с бумажным отчетом, можно приложить магнитный носитель, на котором записан электронный вариант формы, согласно пункту 1.13 Порядка.
Способ сдачи зависит от количества застрахованных лиц, включая работников по договорам ГПХ. Если количество работников составляет 10 человек и меньше, отчет можно сдать на бумаге. Если же работников 11 и более, отчет должен быть представлен только в форме электронного документа, в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.
Столкнувшись с данным вопросом, следует учесть, что численность работников определяется за текущий отчетный период, а не за предыдущий, как было ранее. Большинство организаций не могут представить отчет на бумаге, если количество работников стало меньше 10 человек из-за увольнения тех лиц, по которым представляется отчетность. Дело в том, что лимит определяется за месяц в целом, учитывая всех работников, которым выплачивались суммы, облагаемые страховыми взносами. Таким образом, уволенные сотрудники в течение месяца также учитываются при расчете численности.
Есть одно исключение: это ситуация, когда увольнение произошло в последний день месяца, а отчет сдается в первый рабочий день следующего месяца. В таком случае лимит определяется за тот месяц, в котором представляется отчет ЕФС-1, и уволенные сотрудники не должны учитываться.
Для сдачи отчета ЕФС-1 в электронном виде необходимо использовать формат, утвержденный постановлением ПФР от 31.10.22 № 246п. Информацию о формате электронного отчета ЕФС-1 можно найти в «Утвержденном электронном формате отчета ЕФС‑1».
