При увольнении сотрудника работодателю приходится выполнять дополнительные обязанности, связанные с передачей документов о работе и их копий. Часть документов необходимо подготовить даже без запроса со стороны увольняемого сотрудника. Давайте рассмотрим, какие документы при увольнении работника следует выдать, а также какие последствия могут возникнуть в случае нарушения порядка их передачи.
Документы при увольнении работника
Со стороны работодателя увольнение всегда оформляется приказом, согласно части 1 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации. В приказе указываются дата и основание прекращения трудового договора. Работнику необходимо ознакомиться с приказом и поставить подпись. Кроме того, увольняемый имеет право получить заверенную работодателем копию этого документа, согласно части 2 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.
Приказ можно составить в свободной форме или использовать унифицированную форму Т-8 (утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).
Заявление об увольнении требуется только в том случае, если работник решил уйти по собственному желанию. Такое заявление можно подать в любое время. Важно, чтобы в нем четко выражалось желание уволиться, используя такие формулировки, как «уволить», «расторгнуть трудовой договор» или «прекратить трудовые отношения». Фразы, такие как «освободить от должности» или «слагаю полномочия», не свидетельствуют о намерении уволиться, поэтому приказ на основании такого заявления не следует выдавать.
Заявление должно быть подписано сотрудником. Все остальные реквизиты, такие как желаемая дата увольнения и причины увольнения, не являются обязательными.
Основаниями для издания приказа об увольнении также могут быть: окончание срока трудового договора, соглашение сторон, документы, подтверждающие дисциплинарный проступок и другие.
Увольнение работника трудовая книжка
Если трудовая книжка велась в бумажном виде, то она должна быть выдана работнику в последний день работы. Это правило также распространяется на случай, когда сотрудник находится в отпуске с последующим увольнением. (согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, определению Конституционного Суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О и письму Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1).
Если работник перешел на электронную трудовую книжку, при увольнении ему должны быть предоставлены сведения о его трудовой деятельности в форме СТД-Р. Способ передачи сведений выбирается самим работником и указывается в заявлении. Это может быть как письменный документ, так и электронный с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (согласно части 5 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ).
Если до дня увольнения такое заявление не поступило, сведения по форме СТД-Р все равно должны быть предоставлены (согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ). В таком случае предоставление документа происходит на бумажном носителе и вручается непосредственно увольняемому лицу.
Работник имеет право обратиться за сведениями в форме СТД-Р и после увольнения. В этом случае сведения следует предоставить в течение трех рабочих дней с момента обращения и именно в том способе, который был указан бывшим сотрудником в заявлении (согласно части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ). Не требуется предоставлять сведения в форме СТД-Р тем, кто решил сохранить традиционную бумажную трудовую книжку (согласно письму Минтруда от 10.04.23 № 14-6/ООГ-2661).
Выписка из раздела 3 РСВ
В последний день работы работодатель должен выдать заверенную выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», согласно пунктам 8 и 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. В выписке должны быть указаны данные о работнике с начала квартала до даты увольнения включительно. При желании, можно также предоставить копию титульного листа расчета.
Для заверения выписки следует сделать следующие шаги: на документе делается надпись «верно»; указываются ФИО и должность лица, заверившего документ; проставляется подпись этого лица и дата составления выписки. Если в организации присутствует печать, то следует дополнительно проставить ее оттиск.
Что касается персонифицированных сведении о физических лицах, то этот отчет по форме по КНД 1151162, утвержденной приказом Федеральной налоговой службы от 29.09.22 № ЕД-7-11/878@, повторяет информацию о суммах выплат и других вознаграждений в пользу застрахованного лица, содержащуюся в разделе 3 РСВ. Поэтому отдельно предоставление увольняемому выписки из этого отчета не требуется.
Выписка из формы ЕФС 1 при увольнении
В день увольнения сотруднику выдаются заверенные выписки из «пенсионной» отчетности, включающие подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» и Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» из единой формы ЕФС-1. Выписка также включает «шапку» из раздела 1, содержащую информацию о работнике. Если у работника есть бумажная трудовая книжка, то в выписку входит также титульный лист ЕФС-1.
Необходимо отметить, что в трудовой книжке не фиксируется регистрационный номер страхователя, а закон требует предоставить эту информацию при увольнении, согласно пункту 12 и подпункту 4 пункта 2 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Вместо регистрационного номера страхователя, в дополнение к выписке из ЕФС-1, можно выдать СТД-Р.
Важно отметить, что выдача сведений из «пенсионной» отчетности осуществляется в виде выписок, а не в виде целых форм. Это связано с тем, что информация индивидуального (персонифицированного) учета является конфиденциальной (согласно пункту 8 статьи 6 Закона № 27-ФЗ). Поэтому работник должен получить только свои сведения.
Подробнее про заполнение формы ЕФС-1 при увольнении сотрудника смотрите здесь
Справки, выдаваемые при увольнении
Информация о трудовом стаже и пенсионных взносах теперь оформляется в виде выписки из ЕФС-1, как было упомянуто ранее. Это означает, что не требуется составлять отдельные справки, подтверждающие стаж и взносы.
Справка по форме 182н, которая ранее была частью обязательного комплекта документов при увольнении, с 2023 года исключена. Теперь она выдается только по заявлению работника. Справку 182н необходимо подготовить в течение трех рабочих дней, и способ ее передачи не регламентирован законодательством.
Также в результате изменений, начиная с налогового периода 2021 года, налоговые агенты больше не заполняют и не представляют в налоговые инспекции справку 2-НДФЛ. Поэтому сотрудник может запросить эту справку только за периоды до 2021 года по своему заявлению.
Относительно справки о доходах физического лица, имеющей форму КНД 1175018 согласно приказу ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Эта справка также не является частью обязательного комплекта документов при увольнении. Ее выдача требуется только по заявлению сотрудника, и должна быть передана в день увольнения. Способ передачи справки не является обязательным.
Кроме вышеупомянутых документов, увольняемый сотрудник вправе запросить и другие документы, связанные с его работой, такие как приказы о переводах, поощрениях, применении дисциплинарных мер и др., а также справки о надбавках к зарплате и выписки из должностных инструкций. Эти документы выдаются по письменному запросу и должны быть подготовлены в течение трех рабочих дней. Если в компании используется кадровый электронный документооборот, документы могут быть переданы в электронном виде.
Передача документов при увольнении
Получение трудовой книжки работником должно подтверждаться путем его подписи в специальной книге или журнале, где учет движения трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется.
Выдачу Справки из трудовой книжки (СТД-Р) также следует подтвердить подписью работника. Это можно сделать на копии сведений или в отдельном документе, таком как опись или расписка, который будет храниться в личном деле работника. Кроме того, можно вести журнал выдачи СТД-Р, в котором работник своей подписью подтверждает получение соответствующих документов.
Такой же подход рекомендуется использовать и при выдаче других документов увольняемому работнику.
Если в компании используется кадровый электронный документооборот (КЭДО), то факт отправки и получения документов будет фиксироваться в информационной системе, через которую происходит обмен документами.
Если работник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать свою трудовую книжку, работодатель должен отправить ему письменное уведомление. В этом уведомлении работнику будет сообщено о необходимости явиться за трудовой книжкой или согласиться на ее пересылку почтой (в соответствии с пунктом 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ). Уведомление должно быть отправлено по почте в день увольнения, с использованием отправления с описью вложения. Кроме того, уведомление должно быть отправлено на все известные адреса уволенного сотрудника.
Выдача трудовой книжки на руки должна состояться в течение трех рабочих дней после получения письменного запроса от бывшего работника (в соответствии с пунктом 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ и письмом Минтруда от 10.04.14 № 14-2/ООГ-1347). Факт выдачи должен быть зафиксирован в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и подтвержден подписью.
Если уволенный работник предоставит письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то она должна быть отправлена ценным письмом с описью вложения по указанному адресу в согласии. Для подтверждения выдачи трудовой книжки следует сохранить документы о пересылке, такие как чек, опись и распечатка о движении отправления.
Обратите внимание! Трудовые книжки не могут быть отправлены за пределы Российской Федерации (в соответствии со статьей 3 Закона СССР от 24.06.91 № 2261-1). Если уволенный работник указал адрес за пределами РФ, то отправка должна быть отклонена (в соответствии с письмом Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210).
Сотрудникам, которые перешли на электронную трудовую книжку, но не получили ее на день увольнения, проще. В таком случае, работодатель может сразу отправить невостребованный документ по почте, без получения согласия. Для отправки следует использовать заказное письмо с уведомлением о вручении (в соответствии с пунктом 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ). Документы об отправке такого письма лучше сохранить.
Отправка формы СТД-Р за пределы РФ не запрещена. Кроме того, ее может получить представитель по доверенности.
За oпоздание в передаче трудовой книжки, документов СТД-Р и прочих документов (включая те, которые оформляются по заявлению сотрудника), установлены штрафы.
Для малых и микропредприятий они составляют от 1 000 до 5 000 рублей, а для других организаций — от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме того, должностное лицо компании (например, директор) может быть оштрафовано на сумму от 1 000 до 5 000 рублей. Также работодателю-ИП грозит аналогичный штраф в размере до 5 000 рублей (в соответствии со статьей 4.1.2 и частью 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации).
Кроме того, если срок передачи трудовой книжки или информации СТД-Р был нарушен, работодателю придется в дополнение к штрафу выплатить сотруднику средний заработок за все время задержки (согласно статье 234 Трудового кодекса Российской Федерации).
