Работодателям следует утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до начала 2024 года. Правила составления остаются неизменными по сравнению с предыдущим годом. Тем не менее, Роструд предоставил множество пояснений по составлению графика отпусков в течение года, которые необходимо учесть при подготовке данного документа. Несоблюдение этих указаний или неправильное оформление может повлечь за собой значительные штрафы от трудовой инспекции. В данной статье мы расскажем, как правильно заполнить, утвердить и внести коррективы в график отпусков 2024, избегая ошибок.
График отпусков правила
Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатели обязаны ежегодно составлять график отпусков, который должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники. В случае наличия профсоюза в компании перед утверждением отпускного плана рекомендуется получить его мнение.
На практике формирование графика отпусков осуществляется с использованием унифицированной формы № Т-7 (утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Возможно разработать собственный бланк, в том числе основываясь на форме № Т-7 (согласно письму Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процесс составления и утверждения графика следует завершить не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. В связи с тем, что в 2023 году данная дата приходится на воскресенье, необходимо утвердить график отпусков 2024 до 15 декабря 2023 года.
Утвержденный график позволит кадровой службе уведомить сотрудников заранее (в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ) о предстоящем отдыхе и следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Важно отметить, что согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено.
Для бухгалтерии график отпусков является важным инструментом для своевременного расчета и выплаты среднего заработка отпускнику, что требуется сделать не позднее трех календарных дней до начала отпуска.
Утверждение графика отпусков
Обычно график отпусков подписывается руководителем организации. Тем не менее, нет запрета на делегирование этой полномочии любому другому сотруднику, включая заместителя директора или руководителя кадровой службы. На момент утверждения формы № Т-7 необходимо заполнить графы с 1 по 6. Важно отметить, что в графе «запланированная дата отпусков» требуется указать конкретную дату, а вписывание только месяца предполагаемого отдыха не считается достаточным.
Если документ составлен, но еще не утвержден, его подписывает руководитель кадровой службы или, при его отсутствии, сотрудник, ответственный за создание документа. Если руководитель организации самостоятельно заполняет график, строку с подписью этой формы можно удалить. Затем руководитель (или уполномоченное лицо) ставит свою подпись в графе «Утверждаю», указывает свою должность и дату. Важно следить за тем, чтобы эта дата не предшествовала дню согласования графика с профсоюзом и чтобы между этой датой и концом года прошло не менее двух недель. Таким образом, последний срок утверждения графика отпусков на 2024 год — пятница, 15 декабря 2023 года.
В графе «Номер документа» указывается порядковый номер согласно принятой в организации нумерации. Это может сделать не только руководитель компании, но и сотрудник, ответственный за делопроизводство.
Утвержденный график отпусков должен быть представлен к сведению сотрудников. Законодательство не требует подписи каждого сотрудника под графиком (согласно письму Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако, поскольку график отпусков считается локальным нормативным актом, согласно статье 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить под подписью сотрудников с локальными актами, касающимися их трудовой деятельности.
Для избежания претензий со стороны государственной инспекции труда, рекомендуется ознакомить каждого работника с выпиской из графика, относящейся к его отпуску, или предоставить график целиком до начала календарного года, в котором будет действовать этот документ. Важно отметить, что отказ от подписания графика отдыха не освобождает работника от обязанности его соблюдать.
Изменение графика отпусков
Любые изменения в реальных сроках отпусков, отличных от запланированных, должны быть оформлены приказами, вносящими соответствующие коррективы в график. Это необходимо, например, при переносе отпуска с согласия работника, такого как в случае заболевания перед началом отдыха. В таких ситуациях вносятся изменения в графы 8 и 9 формы № Т-7, в соответствии со статьей 124 Трудового кодекса Российской Федерации. При этом дата переноса не имеет значения: корректировки необходимы как при предоставлении отпуска раньше назначенного срока, так и в случае его отсрочки на более поздний период.
Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска. Обычно для этого используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Здесь указывается, что работник отозван из отпуска, и указывается дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 предоставляются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.
Внесение изменений в график следует провести не позднее, чем за две недели до новой даты отпуска.
Отметим, что вопрос о внесении изменений в график отпусков в связи с приемом новых сотрудников в течение года не имеет четкого законодательного регулирования. В связи с этим, не предусмотрены штрафы для работодателя за невнесение изменений в утвержденный график отпусков в связи с заключением новых трудовых договоров. Однако, для избежания ошибок при предоставлении отпусков новым сотрудникам, рекомендуется составлять для них отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к ранее утвержденному графику.
Еще один вопрос связан с корректировкой графика в случае увольнения работника. Согласно мнению Роструда, в ситуации, когда работник увольняется до запланированной даты начала отпуска, в примечании следует внести соответствующую отметку.
График отпусков 2024
При формировании графика отпусков 2024 необходимо учесть постановление Правительства Российской Федерации от 10.08.23 № 1314. В соответствии с ним определены переносы выходных дней следующим образом:
6 января (суббота) и 7 января (воскресенье) переносятся на 10 мая и 31 декабря соответственно;27 апреля (суббота) переносится на 29 апреля (понедельник);2 ноября (суббота) переносятся на 30 апреля (вторник);28 декабря (суббота) переносится на 30 декабря (понедельник).
Необходимо учитывать, что нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска (согласно статье 120 Трудового кодекса РФ и письму Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Таким образом, 6 и 7 января остаются нерабочими праздничными днями.
Если отпуск приходится на 6 или 7 января 2024 года, то, несмотря на их перенос, эти дни не включаются в период отпуска, и за них не производится выплата отпускных. Срок окончания отпуска автоматически сдвигается. Обоснование заключается в том, что постановлением правительства были перенесены выходные дни, а не праздничные дни, на которые пришлись праздники. Другими словами, даже после переноса 6 и 7 января остаются праздничными днями.
Нерабочими праздничными днями также считаются религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (в соответствии с пунктом 7 статьи 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ, разделом 1 Рекомендаций Роструда, утвержденных Протоколом № 1 от 02.06.14, и постановлением Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Поскольку график отпусков представляет собой неотъемлемый кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.
Ответственность за нарушения трудового законодательства определена в части 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. В соответствии с этим законом нарушители, включая должностных лиц и работодателей, могут быть подвергнуты штрафу. Размер штрафа составляет от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, а для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Микропредприятия имеют право заменить график отпусков письменным соглашением между работодателем и работником, указав это в соответствующем разделе трудового договора. Такая замена возможна лишь при условии, что трудовой договор составлен в соответствии с типовой формой (в соответствии с письмом Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Утвержденная типовая форма трудового договора подтверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 27.08.16 № 858.
Срок хранения графика отпусков составляет три года.
График отпусков в 1С
График отпусков в 1С можно заполнить в программе Зарплата и управление персоналом. В 1С ЗУП для формирования графиков отпусков используется специальный документ, известный как «График отпусков» (доступен в разделе Кадры – Графики, переносы отпусков). С помощью функции «Подбор», мы добавляем сотрудников в этот документ, а информация загружается с учетом видов отпусков.
Для сотрудников, имеющих право на несколько ежегодных отпусков, в табличную часть добавляется столько строк, сколько отпусков назначено данному сотруднику. Затем указываем даты начала и окончания отпуска, и программа автоматически рассчитывает продолжительность отпуска в днях.
Можно указать только дату начала отпуска, а в колонке «Кол-во дн.» внести продолжительность отпуска. В этом случае программа автоматически заполнит дату окончания отпуска.
Также в график отпусков 1С можно сделать загрузку данных из внешнего файла, нажав кнопку Загрузить из файла.
