Статья 12.02.24, 11:14

Как организовать Базу знаний в «1С:Документооборот 8»

При использовании многофункционального прикладного решения «1С:Документооборот 8» возникает потребность в структурированном и организованном хранении инструкций, регламентов, руководства пользователей и ответов на частые вопросы клиентов. Функционал «Категоризация данных» внутри данной системы поможет разрешить данную проблему и создать свою Базу знаний для эффективной помощи пользователям.

Категории представляют собой средство классификации документов и файлов. Категоризация данных обеспечивает:

- быстрый доступ к данным;

- анализ хранимой корпоративной информации;

- организацию знаний в соответствии с требованиями конкретных специалистов;

- самостоятельный поиск необходимой информации;

- ознакомление новых сотрудников;

- поддержку пользователей и клиентов.

Для работы с категоризацией данных в «1С:Документооборот 8» необходимо в настройках программы (раздел «Настройка» – «Настройка программы» – гиперссылка «Документы») установить флаг «Категории для документов и файлов» (рис.1).

Рис. 1. Раздел «Настройка работы с документами» – установка флага «Категории для документов и файлов»

Список категорий и отображение файлов и документов по категориям находится в справочнике «Категории» в разделе «НСИ» (рис.2).

Рис. 2. Раздел «НСИ» – справочник «Категории»

Справочник «Категории» представляет структуру категорий и вкладки с ссылками на объекты, среди которых файлы, документы, проекты, проектные задачи и мероприятия (рис.3).

Рис. 3. Справочник «Категории» (зеленый – структура категорий; красный – вкладки с ссылками на документы, файлы и т.д.)

Пользователь может выбирать как одну категорию, так и несколько с помощью установки флагов напротив. При выборе определенной категории система будет показывать совпадение по категориям по всем объектам системы (рис.4).

Далее сотрудник может легко перейти в какой-либо документ, статью или файл двойным кликом для ознакомления с необходимой информацией.

Рис. 4. Справочник «Категории» – выбор определенной категории

Для создания новой категории необходимо воспользоваться кнопкой с зеленым плюсом и указать в карточке ее создания наименование и пользователей, которым она будет доступна для просмотра (рис.5).

Рис. 5. Карточка создания новой категории (зеленый – наименование категории; синий – группа доступа категории)

Присвоить категорию можно либо в карточках объектов на вкладке «Категории» по кнопке «Подобрать» (рис.6) , либо из справочников, в которых они хранятся, воспользовавшись командой «Установить категории» из выпадающего списка при нажатии правой кнопки мыши на объект (рис.7).