При использовании многофункционального прикладного решения «1С:Документооборот 8» возникает потребность в структурированном и организованном хранении инструкций, регламентов, руководства пользователей и ответов на частые вопросы клиентов. Функционал «Категоризация данных» внутри данной системы поможет разрешить данную проблему и создать свою Базу знаний для эффективной помощи пользователям.
Категории представляют собой средство классификации документов и файлов. Категоризация данных обеспечивает:
- быстрый доступ к данным;
- анализ хранимой корпоративной информации;
- организацию знаний в соответствии с требованиями конкретных специалистов;
- самостоятельный поиск необходимой информации;
- ознакомление новых сотрудников;
- поддержку пользователей и клиентов.
Для работы с категоризацией данных в «1С:Документооборот 8» необходимо в настройках программы (раздел «Настройка» – «Настройка программы» – гиперссылка «Документы») установить флаг «Категории для документов и файлов» (рис.1).
![Рис. 1. Раздел «Настройка работы с документами» – установка флага «Категории для документов и файлов» Рис. 1. Раздел «Настройка работы с документами» – установка флага «Категории для документов и файлов»](https://img.megasreda.ru/optimize?src=/595c674c-dd6b-438a-97ac-38266b3fe78a.png&size=572&format=jpeg&quality=100)
Список категорий и отображение файлов и документов по категориям находится в справочнике «Категории» в разделе «НСИ» (рис.2).
![Рис. 2. Раздел «НСИ» – справочник «Категории» Рис. 2. Раздел «НСИ» – справочник «Категории»](https://img.megasreda.ru/optimize?src=/100912ce-3b4c-4efa-9412-ec76cb26d56e.png&size=572&format=jpeg&quality=100)
Справочник «Категории» представляет структуру категорий и вкладки с ссылками на объекты, среди которых файлы, документы, проекты, проектные задачи и мероприятия (рис.3).
![Рис. 3. Справочник «Категории» (зеленый – структура категорий; красный – вкладки с ссылками на документы, файлы и т.д.) Рис. 3. Справочник «Категории» (зеленый – структура категорий; красный – вкладки с ссылками на документы, файлы и т.д.)](https://img.megasreda.ru/optimize?src=/3b44fd9a-a92a-44f3-a9a9-b07d49679fc5.png&size=572&format=jpeg&quality=100)
Пользователь может выбирать как одну категорию, так и несколько с помощью установки флагов напротив. При выборе определенной категории система будет показывать совпадение по категориям по всем объектам системы (рис.4).
Далее сотрудник может легко перейти в какой-либо документ, статью или файл двойным кликом для ознакомления с необходимой информацией.
![Рис. 4. Справочник «Категории» – выбор определенной категории Рис. 4. Справочник «Категории» – выбор определенной категории](https://img.megasreda.ru/optimize?src=/95be6a4c-6ae5-4761-bfbe-8d0edb03bbff.png&size=572&format=jpeg&quality=100)
Для создания новой категории необходимо воспользоваться кнопкой с зеленым плюсом и указать в карточке ее создания наименование и пользователей, которым она будет доступна для просмотра (рис.5).
![Рис. 5. Карточка создания новой категории (зеленый – наименование категории; синий – группа доступа категории) Рис. 5. Карточка создания новой категории (зеленый – наименование категории; синий – группа доступа категории)](https://img.megasreda.ru/optimize?src=/a6320a02-a74b-40d6-9ff0-3777790cb323.png&size=572&format=jpeg&quality=100)
Присвоить категорию можно либо в карточках объектов на вкладке «Категории» по кнопке «Подобрать» (рис.6) , либо из справочников, в которых они хранятся, воспользовавшись командой «Установить категории» из выпадающего списка при нажатии правой кнопки мыши на объект (рис.7).
![Рис. 6. Подбор категории из карточки объекта Рис. 6. Подбор категории из карточки объекта](https://img.megasreda.ru/optimize?src=/15bf4808-f89c-4eb8-b83a-ae16a7a94049.png&size=572&format=jpeg&quality=100)
![Рис. 7. Подбор категории из справочника, в котором хранится объект Рис. 7. Подбор категории из справочника, в котором хранится объект](https://img.megasreda.ru/optimize?src=/2c432eba-1dde-4c02-aa3b-c5e9373e7acb.png&size=572&format=jpeg&quality=100)
Статья была полезной? Сохрани в закладки или поделись с коллегами!
Мы подберем для вас оптимальное решение, для консультации свяжитесь с нами в сообщениях группы или оставьте заявку на сайте!
📞 +7 (495) 621-11-42
📩 sales@komkon.ru