Как организовать Базу знаний в «1С:Документооборот 8» | Комкон (@komkon) | Мегасреда | 12.02.24, 11:14:00
Статья 12.02.24, 11:14

Как организовать Базу знаний в «1С:Документооборот 8»

При использовании многофункционального прикладного решения «1С:Документооборот 8» возникает потребность в структурированном и организованном хранении инструкций, регламентов, руководства пользователей и ответов на частые вопросы клиентов. Функционал «Категоризация данных» внутри данной системы поможет разрешить данную проблему и создать свою Базу знаний для эффективной помощи пользователям.

Категории представляют собой средство классификации документов и файлов. Категоризация данных обеспечивает:

- быстрый доступ к данным;

- анализ хранимой корпоративной информации;

- организацию знаний в соответствии с требованиями конкретных специалистов;

- самостоятельный поиск необходимой информации;

- ознакомление новых сотрудников;

- поддержку пользователей и клиентов.

Для работы с категоризацией данных в «1С:Документооборот 8» необходимо в настройках программы (раздел «Настройка» «Настройка программы» – гиперссылка «Документы») установить флаг «Категории для документов и файлов» (рис.1).

Рис. 1. Раздел «Настройка работы с документами» – установка флага «Категории для документов и файлов» Рис. 1. Раздел «Настройка работы с документами» – установка флага «Категории для документов и файлов»

Список категорий и отображение файлов и документов по категориям находится в справочнике «Категории» в разделе «НСИ» (рис.2).

Рис. 2. Раздел «НСИ» – справочник «Категории» Рис. 2. Раздел «НСИ» – справочник «Категории»

Справочник «Категории» представляет структуру категорий и вкладки с ссылками на объекты, среди которых файлы, документы, проекты, проектные задачи и мероприятия (рис.3).

Рис. 3. Справочник «Категории» (зеленый – структура категорий; красный – вкладки с ссылками на документы, файлы и т.д.) Рис. 3. Справочник «Категории» (зеленый – структура категорий; красный – вкладки с ссылками на документы, файлы и т.д.)

Пользователь может выбирать как одну категорию, так и несколько с помощью установки флагов напротив. При выборе определенной категории система будет показывать совпадение по категориям по всем объектам системы (рис.4).

Далее сотрудник может легко перейти в какой-либо документ, статью или файл двойным кликом для ознакомления с необходимой информацией.

Рис. 4. Справочник «Категории» – выбор определенной категории Рис. 4. Справочник «Категории» – выбор определенной категории

Для создания новой категории необходимо воспользоваться кнопкой с зеленым плюсом и указать в карточке ее создания наименование и пользователей, которым она будет доступна для просмотра (рис.5).

Рис. 5. Карточка создания новой категории (зеленый – наименование категории; синий – группа доступа категории) Рис. 5. Карточка создания новой категории (зеленый – наименование категории; синий – группа доступа категории)

Присвоить категорию можно либо в карточках объектов на вкладке «Категории» по кнопке «Подобрать» (рис.6) , либо из справочников, в которых они хранятся, воспользовавшись командой «Установить категории» из выпадающего списка при нажатии правой кнопки мыши на объект (рис.7).

Рис. 6. Подбор категории из карточки объекта Рис. 6. Подбор категории из карточки объекта
Рис. 7. Подбор категории из справочника, в котором хранится объект Рис. 7. Подбор категории из справочника, в котором хранится объект

Статья была полезной? Сохрани в закладки или поделись с коллегами!

Мы подберем для вас оптимальное решение, для консультации свяжитесь с нами в сообщениях группы или оставьте заявку на сайте!

📞 +7 (495) 621-11-42

📩 sales@komkon.ru

📲 https://vk.me/comcon_project

В тексте содержится информация о продукте

  • 1С:Документооборот

    1С:Документооборот
    • 9 пользователей

    Система электронного документооборота от 1С

Рекомендация автора

Помогите сообществу, выделяйте полезных авторов

Если материал Комкон был для вас полезным, то можно оставить рекомендацию на автора