Сегодня я расскажу об инструменте, который помогает мне эффективно решать задачи аж с 2016 года. Сервис Trello для меня стал незаменимым помощником. Сценариев, в которых я его использую, уже очень много.
С помощью него я веду проекты, управляю небольшими командами, а также веду свои личные дела. У меня даже ни одна поездка уже не обходится без создания списков в Trello.😂
Сценарий, о котором сейчас пойдёт речь, вырабатывался годами. Он получился эффективным для меня и, что немаловажно, прекрасно уживался с уже существующими системами управления задачами в компаниях, где я работал.
Кейс «Использование Trello в планировании личных задач»
В Trello используется принцип досок. Один проект — одна доска. В каждой доске у меня может находиться до 6 колонок с списками задач. При этом четыре из них всегда обязательны. Ниже о них и пойдёт речь.
📚 Backlog
В данную колонку я закидываю все свои идеи и задачи, которые ко мне приходят в течение дня. Также записываю пожелания от коллег и обратную связь. В бэклоге задачи не начинают выполняться. Они ждут своей очереди. Важно находить время и приоритизировать их в списке. По возможности детализировать их. Из этого списка задачи уходят только при планировании и с наступлением нового спринта. Важно, что к этому моменту нужно хотя бы примерно понимать, сколько нам понадобится времени и какие ещё ресурсы будут нужны, чтобы выполнить задачу.
⏳ Sprints
Термин «спринт» пришёл из методологии scrum и agile. Если вкратце, то это объём времени, за который необходимо выполнить список задач. Я пробовал вначале делать недельные спринты, но как-то не пошло, и перешёл на 2-недельные.
Один раз в две недели по понедельникам я заполняю этот столбец задачами, которые я планирую выполнить в ближайший спринт. Задачи сюда могут попасть из бэклога или из следующего столбца «In Progress» (в случае если их не успел выполнить).
Спринт — это короткий временной интервал, в течение которого scrum-команда выполняет заданный объём работы.https://www.atlassian.com/ru/agile/scrum/sprints
🔥 In progress
Сюда попадают задачи, к работе с которыми я приступил. Стараюсь не закидывать одновременно больше двух задач. Обычно я их сюда добавляю утром после ежедневной встречи с сотрудниками. Потому что есть высокая вероятность, что может прилететь «нежданчик». Нежданчиками я называю задачи, которые я ранее не планировал, а выполнить их нужно, потому что это и «важно», и «срочно». А если она связана с клиентской проблемой, то у неё вообще зелёный свет. После того как задачи выполняются, я их переношу в следующую колонку.
✅ Done
Данная колонка хранит задачи, которые я выполнил. Важно, что я их до конца спринта не архивирую (скрываю). Делаю это только после того как спринт закончится и я их дополнительно ещё раз прочитаю, чтобы понять, правильно ли я выбрал решения для завершения задачи. Иногда спустя время лучше видно ошибки, а времени с выполнения задачи ушло не так много и ещё можно успеть её переделать.
Рассказывая о Trello, я не могу не рассказать ещё о Pomodoro
Как только у нас готов план с помощью Trello, я начинаю использовать технику помодоро для максимальной концентрации на решении задач.
Техника помидора состоит из чередования отрезков времени, называемых помидорами. Один такой «помидор» включает в себя 25 рабочих минут, за которыми следуют 5 минут отдыха. В это время не нужно отвлекаться на работу. Это очень важно.
А при выполнении 4 помидоров я беру длинный отдых на тридцать минут.
Я стараюсь тратить его на заранее спланированную прокрастинацию. Для этого я даже завел отдельный список в Trello. Сюда я закидываю задачи, которые не заставляют меня сильно ломать голову и при этом, решив их, я могу себе чем-то помочь.
К примеру, там бывают задачи:
- поиск книги на выходные;
- поиск фильма на вечер😂
Материал будет дополняться, поэтому подпишитесь чтобы не пропустить.
