Представьте, ваш сотрудник переезжает в другой город, но увольняться не планирует. Да и вы с ним прощаться не торопитесь. Работает он хорошо, план выполняет, всё чинно, мирно и достойно. И вы, как работодатель, решаете перевести его на дистанционную работу.
Прошло полгода, и в один не такой уж прекрасный день сотрудник решает попрощаться с вами. Заявил об этом просто на словах, потому что прийти и написать заявление по старинке возможности нет.
Процесс увольнения запущен. И тут, как назло, начинаются споры из-за размера премии: работник просит выплату в полном объёме, а по вашим данным план не выполнен, соответственно, и премии быть не должно. Вопросов становится всё больше, а как их решать быстро и безболезненно на большом расстоянии — непонятно.
В такие моменты возникает резонный вопрос технической подготовки. Да, слова «локдаун» и «дистант» уже никого не удивляют, но инструменты для работы с удалёнщиками до сих пор есть не у всех. Тем же ЭДО мало кто пользуется. Хотя, казалось бы, работать без него уже невозможно. И коронавирус нам это доказал.
Чтобы уберечь вас от подобного перетягивания каната, подготовили цикл статей. В каждой подробно разберём трудоустройство, перевод, увольнение и обмен документами с дистанционными сотрудниками. Поделимся шаблонами и расскажем про их заполнение. Начнём с трудоустройства.
Матчасть по дистанту
Сотрудник считается дистанционщиком или удалёнщиком, если:
— выполняет свои обязанности не по основному месту нахождения работы, то есть не по юридическому адресу работодателя или адресу обособленного подразделения / съемного офиса.— взаимодействует с работодателем через интернет и сети общего пользования.
Здесь всё понятно. Офис в Москве, сотрудник в Саратове. Общаетесь вы через электронную почту, переписываетесь в специальном корпоративном мессенджере или созваниваетесь по телефону. Задачи контролируете через Jira, Trello, Asana и другие подобные программы.
Дистанционная работа может быть постоянной (пока действует трудовой договор), или временной (до 6 месяцев).
Если удалённая работа временная, то можно работать из дома постоянно, либо чередовать нахождение дома и в офисе.
Принимаем дистанционного сотрудника на работу
1) Направляем кандидату список документов:
— паспорт;
— бумажная или электронная трудовая книжка, если она велась ранее;
— СНИЛС;
— ИНН;
— диплом;
— для мужчин ещё будут документы воинского учёта.
Сканы можно пересылать в электронной форме. Но если вы, как работодатель, попросите прислать нотариально заверенные копии, работник будет обязан это сделать. Бумажная трудовая книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении и описью.
Важный момент: работодатель вправе не вести бумажную трудовую книжку. Об этом нужно указать в трудовом договоре. Электронная трудовая ведётся в любом случае.
2) Знакомим с локальными нормативными актами (ЛНА).
Ими могут быть должностная инструкция, положение о премировании и оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка. Сканы документов можно прислать по электронной почте.
Подпись работника об ознакомлении с ЛНА лучше разместить в трудовом договоре или сделать отдельный лист ознакомления в качестве приложения к трудовому договору. Он оформляется в свободной форме.
3) Оформляем трудовой договор.
О его содержании и обязательных пунктах расскажем ниже.
4) Издаём приказ о приёме на работу.
Он не отличается от приказа для приёма других работников. Оформляется по форме № Т-1 или той, что разработана работодателем.
А ещё с 22 ноября 2021 года в ТК РФ внесли изменения, и теперь оформлять приказ на работу не нужно. Условие об обязательном оформлении просто убрали. Но если очень хочется, то можно его заполнить и подписать.
5) Предоставляем сведения о приёме в ПФР.5) Предоставляем сведения о приёме в ПФР.С отправкой отчётов, подготовкой документов и кадровым учётом всегда может помочь Кнопка.
Содержание трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с удалёнщиком несильно отличается от обычного, но нюансы всё же есть. Обязательно отразите в тексте:
— Постоянная удалёнка или временная.
— Место работы сотрудника.
Им будет адрес регистрации, который прописан в паспорте, или фактический адрес проживания. К этому нужно отнестись внимательно, ведь если работник живёт в местности, где установлен районный коэффициент и/или северная надбавка, то она обязательно плюсуется к зарплате. Ещё сотрудникам на севере начисляют дополнительные дни отпуска.
— Порядок взаимодействия работодателя и работника.
Пишем, как с помощью электронных документов (сканов и текстовых редакторов) будут передаваться результаты работы и отчёты по запросам руководителя.
— Срок, за который нужно подтвердить получение документа.
— Если обмен электронными документами не предусмотрен, то прописать другую форму взаимодействия.
Например, зафиксировать как основной канал связи переписки в корпоративном мессенджере.
— Порядок, сроки и размеры компенсации за использование оборудования, программно-технических средств и средств защиты информации, которые принадлежат сотруднику или находятся у него в аренде. А также возмещение расходов, связанных с их использованием.
Если работник использует оборудование работодателя, то компенсация не выплачивается. Об использовании оборудования работодателя должно быть указано в трудовом договоре, и оно должно передаваться по акту приема-передачи.
— Также целесообразно прописать режим рабочего времени. Если этого не сделать, работник будет вправе установить его по своему усмотрению.
Мы рекомендуем прописывать часы, чтобы контроль за работой сотрудника осуществлялся проще.
