Сотрудник получает средства на командировку, однако, иногда деньги остаются неизрасходованными. Если работник не возвращает долг, нужно начислить налоги и взносы. Рассказываем подробнее.
Подотчетные средства
Расходы на проезд, проживание и суточные берет на себя организация. В поездке могут быть и другие обоснованные траты, на которые фирма выдает деньги. В обоих случаях работнику нужно отчитаться о выделенных средствах.
Выдают деньги на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Сотрудник становится подотчетным лицом — это значит, что после поездки он должен предоставить авансовый отчет и документы на покупку товаров или услуг.
Иногда после поездки деньги остаются и их нужно вернуть. Бывает, что сотрудник тратит больше, чем ему было выдано. Тогда работодатель должен компенсировать недостающую сумму, работник может оправдать перерасход.
Проблемы начинаются, когда сотрудник не возвращает средства или не может о них отчитаться.
Согласно п. 6.3 указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014 фирма сама определяет сроки возврата подотчета. Сроки должны быть указаны в приказе или в положении о расчетах с подотчетными лицами. Период указывается в днях и в разумных пределах, чтобы сотрудник успел отчитаться о потраченных деньгах.
Работник не вернул подотчет
Ситуация невозрата подотчета может возникнуть, если:Работник не предоставил авансовый отчет о покупках.
- Работник не предоставил авансовый отчет о покупках.
- Документы есть, но руководитель не может принять их, поскольку деньги были потрачены необоснованно.
- Авансовый отчет принят, но сотрудник не вернул оставшиеся средства в кассу или на расчетный счет.
Что может сделать работодатель?
- Удержать неизрасходованные средства из зарплаты работника. В соответствии со статьей 137 ТК нужно согласие сотрудника. В противном случае это будет считаться нарушением и недоплатой заработной платы.
Если есть согласие в письменном виде, работодатель должен издать приказ о вычете в течение месяца с момента, когда истек срок возврата подотчета.
Важно: сумма вычета не должна превышать 20% от заработной платы.
- Обратиться в суд, если сотрудник не согласен с вычетом из заработной платы. Иных способов для удержания неизрасходованных средств нет.
Налоги с подотчетных сумм, которые не вернул работник
Неизрасходованные средства, которые не вернул работник, считаются его доходом. Сумма невозврата должна облагаться налогом на доход физических лиц и страховыми взносами.
При этом обложения НДФЛ и взносами таких сумм отличается.
НДФЛ
Невозвращенный подотчет будет отражаться как задолженность работника в учете организации до момента, пока она не перестанет считаться задолженностью. Это произойдет, если долг будет прощен организацией работнику или пройдет 3 года (срок исковой давности).
Наступление одного из этих событий в налоговом законодательстве считается датой получения дохода. В этот момент нужно удержать НДФЛ в размере 13% от суммы и перечислить его в бюджет. В этом случае работодатель выступает как налоговый агент.
Работник может уволиться в течение 3 лет, но это не влияет на расчет, поскольку долг перед организацией останется. Если же сотрудник остается в штате, налог можно вычесть из зарплаты.
При увольнении или нахождении в декрете сотрудник не получает выплат, соответственно, работодателю не из чего удержать налог.
Что делать?
Работодателю следует сообщить в налоговую инспекцию о том, что невозможно удержать налог с физлица, который получил доход. Согласно п. 5 ст. 226 НК организация не позднее 1 марта года, следующего за годом получения дохода, отправляет в налоговую сведения, входящие в состав годового расчета 6-НДФЛ.
При этом нужно уведомить и работника. Для этого следует направить письмо с сообщением в свободной форме или справкой о доходах или вручить его лично в руки. Письмо должно быть подписано получателем. Теперь налоговая инспекция будет взыскивать налог с физлица самостоятельно.
Страховые взносы
Согласно п. 2 ст. 422 НК расходы на командировку не облагаются страховыми взносами. Когда сотрудник не возвращает подотчетные средства, они перестают считаться командировочными.
Если в течение месяца работодатель не удерживает подотчет из заработной платы сотрудника, сумма израсходованных средств будет облагаться страховыми взносами (п. 5 приложения к письму ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250).
Начисление производится на дату прощения долга или истечения месячного срока, установленного для отчета по подотчетным суммам. Это зависит от того, что произойдет раньше.
Если работник вернет неизрасходованную сумму или предоставить авансовый отчет, который будет принят фирмой, организация может пересчитать взносы.
