Каждая компания самостоятельно формирует список документов, которые нужны для командировочной отчетности. Рассказываем, какие документы, кроме обязательных, могут пригодится при оформлении деловой поездки, чтобы встречи с налоговой проходили спокойнее.
До командировки
Приказ о направлении в командировку
Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно оформить Приказ. Для оформления воспользуйтесь стандартным бланком № Т-9. Если есть желание, можно убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями. Приказ поможет объяснить целесообразность командировочных расходов для налоговой.
Заявка на командировку
В заявке нужно указать личные данные сотрудника, размер суточных, будущие траты, а также прописать даты, цели и направление поездки. Руководитель должен согласовать документ.
Служебное задание
Официально служебное задание отменили. Однако мы все-таки советуем оформлять документ — это поможет обосновать цели поездки и расходы перед налоговой. Банк служебного задания можно составить самостоятельно или взять за основу унифицированную формой № Т–10а.
Согласие на работу в выходные
Если командировка подразумевает переработки и труд в выходные дни, с сотрудником нужно заключить письменное соглашение.
Расходный кассовый ордер
Мы рекомендуем отказаться от налички в командировке, но если это невозможно, понадобится расходный кассовый ордер. Выписать форму нужно в одном экземпляре и по стандарту № КО-2.
Заявление в бухгалтерию для получении суточных
Суточные выплачивают за несколько дней до командировки. Для того, чтобы это случилось, заявление вместе с другими документами нужно передать в бухгалтерию заранее. По статье 217 НК максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ: до 700 ₽ за каждый день поездки по России и до 2 500 ₽ — в других странах. Если сумма превышает установленный лимит, расход нужно обложить НДФЛ.
После командировки
В течение трех дней после возвращения на рабочее место сотрудник обязан сдать авансовый отчет, чтобы избежать штрафа. К отчету следуют приложить все документы, которые подтверждают командировочные расходы. Среди них:
Посадочные талоны или ж/д билеты
Для подтверждения проезда в поезде нужен контрольный купон электронного билета, а для авиаперелета — посадочный талон и маршрутная квитанция. Сотрудники часто теряют талоны, за что бухгалтерия может выписать штраф. Решение есть: можно заказать электронную справку у авиакомпании или у своего подрядчика по организации командировок.
Подтверждение проживания в гостинице
Важный документ для отчета. При самостоятельном бронировании сотрудник должен взять оформленный на его имя счет. В противном случае вернуть НДС за проживание не получится. Если бронировать по безналу, подойдут обычные закрывающие от гостиницы.
Чеки о поездках в такси
Подтвердить поездки в такси сложнее всего. Если компания пользуется услугами подрядчиков для организации командировок, проблема не возникнет: заказать машину можно в привычном приложении, оплата пройдет с расчетного счета фирмы, а закрывающие документы автоматически поступят в систему.
Чеки за непредвиденные расходы, связанные с командировкой
Предупредите сотрудников о том, чтобы они сохраняли все чеки, которые связаны с командировочными расходами. Например, если пришлось платить из своего кармана за услуги гостиницы, канцелярские принадлежности и другие согласованные траты, без чека возместить расходы не получится.
