У однодневных командировок совпадает дата отправления и возвращения, но это не единственное отличие от обычных деловых поездок. Нужно учитывать особенности по оплате и документации. О них сейчас расскажем.
Особенности однодневных командировок
В однодневной командировке сотрудник должен выполнить задание руководителя вне постоянного рабочего места. Например, его направляют в подразделение фирмы, к контрагенту или партнеру в другом городе. Главная особенность — сотрудник отправляется к месту работы и возвращается за один день.
Пример
Сотруднику нужно отправиться в офис партнера из Петербурга в Москву. Работодатель купил авиабилет с отправлением 31 октября в 8:00. Если сотрудник вернется домой тот же день – 31 октября, то это однодневная командировка.
В однодневную поездку, как и в любую другую командировку, можно отправить сотрудника, который может выполнить задачу компании и устроен по ТК РФ. Есть категории сотрудников, от которых потребуется дополнительное письменное соглашение.
Потребуется согласование:
- матери или отца, воспитывающих ребенка до пяти лет в одиночку;
- матери с ребенком не старше трех лет;
- родителей детей с ограниченными возможностями;
- сотрудника, который ухаживает за родственником, имеющим проблемы со здоровьем.
Направить в деловую поездку даже с согласием нельзя беременных сотрудниц, несовершеннолетних и людей с инвалидностью.
При оформлении однодневной командировки нужно учитывать, что в период поездки включается не только период работы вне города, где находится офис, но и время в пути до мест прибытия и отправления.
Если аэропорт или вокзал находятся за пределами города, путь к ним включается в срок рабочей поездки. Тогда командировка уже не будет однодневной.
Пример
Сотрудник должен вылететь 1 декабря в 00:35 из Москвы. Аэропорт находится за чертой города, поэтому сотрудник выехал из дома 30 ноября в 20:00. Датой начала командировки будет 30 ноября. Даже при возвращении в Москву 1 декабря длительность поездки увеличится.
Если вокзал находится в черте города, началом поездки будет считаться время на билете. Если сотрудник выехал раньше, путь не будет засчитан в срок командировки.
Важное отличие однодневной командировки от обычной — отсутствие суточных. Суточные выплачиваются, если сотрудник находится за пределами города более суток. Однако, работодатель может по собственному усмотрению выплатить компенсацию.
Документирование командировки
Как и любая другая, однодневная командировка требует четкого ведения документации, чтобы избежать проблем с налоговой и нарушения трудового законодательства.
Служебная записка о направлении в командировку
Работодатель составляет записку с перечнем поставленных задач, местом командировки и датами.
В законодательстве нет обязательных требований по заполнению документа. Справку можно использовать для управленческих нужд и как основание для составления приказа и расчета возможных расходов.
Приказ о направлении в командировку
Обязательный документ для налогового и кадрового учета. Приказ можно оформить по типовой форме Т-9 или отредактировать его под нужды компании.
В документе нужно указать реквизиты работодателя, сведения о командированном сотруднике, информацию о поездке (место, время, задачи). Приказ подписывают руководитель компании (или уполномоченный сотрудник) и сотрудник.
Согласие на командировку
Оно нужно, если у сотрудника есть ограничения на поездки, командировка выпадает на выходной день или служба подразумевает переработки.
Платежные документы
Кассовые ордера или платежные поручения подтвердят, что сотруднику были своевременно перечислены средства для командировочных расходов (например, покупки билетов или оплаты гостиницы). Это обязательные документы, поскольку нужны для бухгалтерского учета кассовых (банковских) операций.
Авансовый отчет
Даже однодневная командировка требует от сотрудника заполнения авансового отчета, чтобы подтвердить расходы на поездку и во время нее. В авансовый отчет включаются сведения о выданных под отчет суммах, расходах в период нахождения в командировке, а также – информацию об остатке неизрасходованных сумм или их перерасходе.
Вместе с авансовым отчетом нужно предоставить подтверждающие расходы документы в электронном или бумажном виде: билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, ваучеры и чеки из гостиницы. Главное, чтобы документы содержали обязательные для бухгалтерии реквизиты, в том числе — подписи.
Для оформления авансового отчета можно использовать форму АО-1 или собственный формат документа, если необходимо добавить дополнительные сведения.
Без оформленных по правилам документов, отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете нельзя.
Организация сама устанавливает период для отчета о потраченных средствах. Информация должна быть описана в положение о подотчетных лицах или положением о командировках сотрудников.
Авансовый отчет не нужен, если в командировку едет индивидуальный предприниматель или поездка рядового сотрудника не состоялась.
Учет командировочных расходов
Учет расходов и требования к документообороту однодневной командировки не отличается от другой служебной поездки. В составе бухгалтерских затрат и расходов по налогу на прибыль нужно учесть:
- Расходы на проезд. Жд и авиабилеты, комиссия сервисов по оформлению билетов, стоимость проезда до места отправления. В локальном положении о командировках компания может установить класс, которым может пользоваться сотрудник.
- Затраты на общественный транспорт и аренду автомобиля. Если есть подтверждающие документы, организация может признать этот вид расходов для налога на прибыль.
- Траты на проживание. Даже при короткой командировке сотрудник может арендовать жилье. Затраты должны быть возмещены работодателем.
- Пошлины и другие затраты на оформление документов. Расходы на оформление виз, загранпаспорта, консульские сборы, услуги посредников, курьерские и почтовые расходы.
- Страхование работника. Страховка может быть обязательным условиям на въезд в страну. В этом случае расход относят к командировочным.
- Прочие виды затрат. Налоговый кодекс не ограничивает перечень командировочных расходов, которые может отразить организация. Ключевые требования – документально подтверждение и экономическая целесообразность затрат.
Для оформления нужны билеты, чеки, договоры, акты и другие документы в электронном или бумажном виде, которые подтверждают, что услуга была оказана. Не имеет значения, на кого оформлен документ — на организацию или сотрудника.
На платформе Smartway закрывающие документы автоматически формируются в личном кабинете. Можно в пару кликов отправить их на почту или в ЭДО. В случае потери сотрудником посадочного заказать справку о поездке.
