Что делать, если работник потерял статус резидента РФ

Последние годы нередко возникает ситуация, когда сотрудник переезжает жить за границу, но продолжает работать в компании. При этом трудовой договор у него составлен на удаленную работу без указания конкретного места.

Если сотрудник теряет статус резидента, то есть живет за пределами РФ более 183 дней в течение предыдущих 12 месяцев, возникают вопросы: должен ли работодатель сообщить о новом статусе сотрудника? Не придется ли платить штраф за неверное исчисление НДФЛ, если сотрудник заявит смене статуса самостоятельно?

Действительно, ответственность лежит на работодателе как на налоговом агенте. И если ФНС выяснит, что у вас сотрудник потерял статус резидента, то взыскивать недоимку по НДФЛ будет именно с компании.

Что делать в этой ситуации? Как вариант, изменить договор с сотрудником с момента выезда за пределы РФ, указав его реальное место работы. Тогда налоговым агентом станет уже не работодатель.

С момента отъезда сотрудник должен уплачивать налог сам, подав 3-НДФЛ, и это только в случае, если по итогам 2022 года он остался резидентом (пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ, Письма Минфина России от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 11.11.2022 № 03-04-05/109842). Для этого ему надо подать информацию в ФНС с копией трудового договора и загранпаспорта. А у работодателя останется обязанность пересчитать НДФЛ с 13% на 30% за месяца до отъезда. Если же сотрудник — нерезидент по итогам года, то он вообще ничего в РФ не должен.

Пример. Работник с января по май работает на территории РФ, а с июня — за границей и пока имеет статус резидента РФ. В таком случае он сам должен подать декларацию и уплатить НДФЛ по ставке 13 или 15% по окончании года. В декабре работник теряет статус резидента РФ. И работодатель, как налоговый агент, в декабре должен пересчитать доходы работника, выплаченные с января по май, по ставке 30%, так как доходы от источников в РФ получил работник, не являющийся в налоговом периоде резидентом РФ