Расходы на командировки нужно подтверждать новыми документами — в марте Правительство внесло срочные изменения. Нарушителям грозят доначислением НДФЛ и взносов.
Если сотрудники передвигаются на машинах, не забудьте внести в путевые листы четыре новых реквизита. Это обязательное требование Минтранса с 1 марта. Составите по-старому — налоговики снимут расходы на поездку и доначислят налог на прибыль.
Для чего нужен путевой лист
Путевой лист необходим, чтобы подтвердить факт перевозки грузов и пассажиров. Документ используют при расчете зарплаты водителя, для обоснования расходов на ГСМ, электроэнергию, содержание транспортного средства, провозной платы и т. д., а также для контроля за движением транспортных средств.
Расчеты с водителем. Путевой лист является первичным документом для учета работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257). Документ необходим, чтобы подтвердить экономическую обоснованность аренды или лизинга автомобиля, а также расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. К таким расходам относят:
зарплата водителю и надбавки за разъездной характер работы;стоимость ГСМ и электроэнергии;проведение технического обслуживания, технического осмотра и ремонта транспортного средства;стоимость парковки, провозную плату и т. д.
Подтверждение расходов. Путевой лист подтверждает реальность поездки и факт перевозки грузов и пассажиров. Документ используют, чтобы обосновать расходы на ГСМ и иные затраты, например, связанные с командировкой.
Компенсация за использование личного имущества. Путевой лист может обосновать расходы, которые работодатель компенсирует сотрудникам (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Работодатель может оплачивать расходы на ГСМ, запчасти, парковку собственных машин, арендованных или личных автомобилей сотрудников. Если для работы требуется личный автомобиль работника, то ему работодатель может выплачивать специальную компенсацию.
ГИБДД, полиция и другие ведомства. Путевой лист подтверждает маршрут следования машины, что автомобиль технически исправен, а водитель может им управлять, так как прошел медицинский осмотр. Отметки о техническом состоянии и медосмотре в путевых листах проверяют представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. По требованию полиции водитель обязан предъявить путевой лист (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). Если этого не сделать, оштрафуют как водителя, так и должностных лиц и саму организацию (ч. 2 ст. 12.3, ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП).
Инструкция по путевым листам »
Еще четыре документа, которые надо составлять по-новому
