Утверждена новая инструкция по ведению персонифицированного учета
Приказом от 03.04.23 № 256н Минтруд утвердил новую инструкцию о порядке ведения персонифицированного учета сведений о зарегистрированных лицах. В новой редакции изменились правила сдачи формы ЕФС-1, а также порядок регистрации работников в системе персучета. Документ начнет действовать со 2 июня.
Порядок сдачи ЕФС-1 и исправления ошибок
В инструкции зафиксировано, что страхователи сдают сведения для персонифицированного учета в составе единой формы отчетности (ЕФС-1).
Индивидуальные сведения можно отправить в территориальный орган Социального фонда одним из следующих способов:
— на бумаге — лично (через представителя) или по почте заказным письмом;
— в электронной форме — через оператора электронного документооборота, единый портал или личный кабинет.
Электронный отчет подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Согласно пункту 41 Инструкции, при обнаружении ошибок в индивидуальных сведениях фонд направляет страхователю уведомление об устранении расхождений. А страхователь в пятидневный срок после получения такого уведомления должен прислать уточненные данные. Если он уложился в этот срок, то финансовые санкции не применяются.
Важно
Уточненные сведения сдаются только по тем застрахованным лицам, в отношении которых фонд направил уведомление об устранении ошибок.
Если страхователь самостоятельно обнаружит ошибку в ранее сданных сведениях и исправит ее до того, как о ней узнает фонд, то штрафа не будет. Но если он сдаст дополняющие сведения по «забытым» работникам за пределами срока сдачи отчетности (в том числе, до того, как фонд обнаружит такую ошибку), то санкций не избежать (п. 43 Инструкции).
Регистрация работников в системе персучета
Также в новой Инструкции прописан порядок регистрации физлиц в системе индивидуального учета. Так, в пункте 10 сказано: если у человека, с которым заключается трудовой договор или договор ГПХ, нет индивидуального лицевого счет, то страхователь должен зарегистрировать его в системе персучета. Для этого надо заполнить анкету застрахованного лица (форму № АДВ-1). Ее нужно сдать в фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора ГПХ.
Правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью работника. Исключение составляют случаи, когда сотрудник не может поставить свою подпись в связи с длительной командировкой (свыше одного месяца), из-за болезни или по иной причине. Тогда страхователь указывает эту причину в анкете и самостоятельно заверяет документ.
Территориальный орган СФР в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты принимает решение об открытии индивидуального лицевого счета либо об отказе. В первом случае выдается уведомление, в котором содержатся сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета.
Анкету можно отправить в территориальный орган фонда в электронной форме, подписав усиленной квалифицированной электронной подписью.
