Как упростить утверждение авансовых отчетов с помощью ЭЦП?

Внутренние первичные документы, в том числе авансовые отчеты, можно визировать любой ЭЦП: простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной. Предварительно необходимо предусмотреть такую возможность в учетной политике.

Для оптимизации документооборота можно использовать следующую схему:

Этап 1️⃣: сотрудник самостоятельно формирует отчет в 1С, подгружает сканы документов. Далее - подписывает документ ЭЦП и запускает процесс согласования.

Этап 2️⃣: авансовый отчет получает бухгалтер, проверяет его и подписывает ЭЦП. Если есть замечания - возвращает отчитывающемуся сотруднику. Сроки проверки должны быть регламентированы (например, три рабочих дня).

Этап 3️⃣: руководитель получает проверенный авансовый отчет и подписывает его своей ЭЦП. Аналогично бухгалтеру - необходимо установить нормативный срок подписания (чтобы документы не задерживались).

В результате весь процесс составления и подписания авансовых отчетов переведен в электронный вид. Это сокращает трудозатраты и ускоряет процессы.