Как выдавать электронные кадровые документы по запросу сотрудника?

Работодатель обязан предоставить копии документов, которые связаны с работой сотрудника, в течение трех рабочих дней со дня, как получит от работника заявление.

Дубликаты электронных документов выдаются по форме и способом, которые сотрудник указал в заявлении. Сотрудник вправе запросить копии документов:

🔹на бумаге;

🔹в форме электронного дубликата документа, который подписали ЭЦП;

🔹в форме копии электронного документа на бумаге, которую заверил работник отдела кадров.

Независимо от того, какая информационная система используется, компания обязана обеспечить хранение электронных документов. Документация сформированная в электронном виде должна храниться в этой же форме.

Хранить электронные кадровые документы нужно на сервере оператора ЭДО или в собственных электронных архивах. Например, в облаке или других дата-центрах, где есть резервное копирование файлов. Место хранения должно располагаться в России, т.к. кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, которые можно хранить только на российских серверах.

Сроки хранения у электронных кадровых документов те же, что и у документов в бумажной форме. Поэтому электронные документы нужно хранить в течение сроков, которые установили в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.