В летний период открывается сезон отпусков и основное количество сотрудников предпочитают взять отпуск именно в это время. В статье напомнили основные правила расчета отпускных. Показали, как не ошибиться на примере июньского отпуска. Рассказали, что делать, если платите к отпуску матпомощь и если сотрудник не согласен с расчетом.
Общие правила расчета отпускных
За каждый день отпуска платите работнику средний дневной заработок.
Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / Количество отработанных в нем дней
Расчетный период —12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Так, если отпуск начинается в июне, расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего (п. 4 Положения).
Отработанные дни — все дни, включая выходные и праздники, в том числе январские и майские праздники, когда работник числился в вашей компании. Не нужно брать дни, когда сотрудник был в командировке, отпуске, на больничном или по другим причинам освобождался от работы (п. 5 Положения, Письмо Минтруда России от 15.04.2016 № 14-1/В-351).
Как считать количество отработанных дней
| Полностью отработанный месяц | Учтите 29,3 дня. Это среднемесячное количество дней ((365 дней - 14 праздничных дней в году) / 12 мес.) |
| Не полностью отработанный месяц | Число отработанных дней разделите на число календарных дней в этом месяце и умножьте на 29,3 (п. 10 Положения) |
В средний заработок для расчета отпускных включайте зарплату за отработанные дни, премии учитывайте в особом порядке (п. 2 Положения).
Типовая ситуация: Как учитывать премии при расчете среднего заработка
Не включайте в расчет среднего заработка отпускные, оплату дней командировки, больничный, материальную помощь и другие выплаты за неотработанные дни (пп. 3, 5 Положения).
При повышении окладов во всей организации или подразделении, где трудится работник, проиндексируйте его средний заработок. Коэффициент индексации равен окладу после повышения, деленному на оклад до повышения. Индексации подлежат выплаты, начисленные до повышения. Если оклад повышен во время отпуска, проиндексированные отпускные доплатите только за дни с даты повышения оклада (п. 16 Положения).
Готовое решение: Как индексировать средний заработок при расчете отпускных и в других случаях
Еще ситуации по отпускам в материалах КонсультантПлюс
Примеры расчета
Рассмотрим три примера расчета отпускных во время летних отпусков.
Пример 1. Расчетный период отработан
Работник уходит в отпуск с 20.06.2023 на 14 дней. Его начисления:
| Зарплата за расчетный период с 01.06.2022 по 31.05.2023 | 450 000 рублей |
| Отпускные | 34 000 рублей |
| Больничный | 8 257 рублей |
Работник был в отпуске 14 дней с 06.07.2022 по 19.07.2022 и болел 7 дней с 08.02.2023 по 14.02.2023.
В расчетном периоде полностью отработаны 10 месяцев — 293 дн. (10 мес. x 29,3).
Количество дней для расчета отпускных за:
июль 2022 г. — 16,07 дн. ((31 дн. - 14 дн.) / 31 дн. x 29,3);
февраль 2023 г. — 21,98 дн. ((28 дн. - 7 дн.) / 28 дн. x 29,3).
Общее количество отработанных дней в расчетном периоде — 331,05 дн. (293 дн. + 16,07 дн. + 21,98 дн.).
База для расчета отпускных — 450 000 руб. Отпускные и больничные не включаются.
Средний дневной заработок — 1 359,31 руб. (450 000 руб. / 331,05 дн.).
Сумма отпускных — 19 030,34 руб. (1 359,31 руб. x 14 дн.).
Пример 2. Сотрудник отработал всего полгода
В расчет среднего заработка входит отработанный период со дня приема на работу.
Пример 3. В расчетном периоде отпуск за свой счет или больничный
Эти периоды исключаются при расчете среднего заработка.
Если расчетный период отработан частично и был отпуск за свой счет или больничный лист, в расчет входят отработанные дни в расчетном периоде. Например, из 12 месяцев расчетного периода сотрудник отработал 2 месяца, в этом случае в расчет среднего заработка входят отработанные месяцы.
Если расчетный период не отработан ни дня и полностью состоит из отпуска за свой счет или больничного листа, период отпуска без сохранения заработной платы или больничного листа из расчета исключается. Поэтому для расчета среднего заработка для оплаты отпуска следует учитывать заработок за 12 месяцев, предшествующих длительному отпуску без сохранения заработка (п. 6, подп. "б" п. 5 Положения о среднем заработке).
К отпуску выплачиваете материальную помощь
Если к отпуску выплачиваете матпомощь, получите от работника заявление и издайте приказ (Письмо Минтруда России от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412).
Образец: Заявление работника на материальную помощь к отпуску
Образец: Приказ о выплате материальной помощи к отпуску
Матпомощь к отпуску включают в налоговые расходы на оплату труда, если она предусмотрена ЛНА, коллективным или трудовым договором и связана с выполнением трудовых обязанностей. НДФЛ и взносами не облагают матпомощь до 4 000 руб. в год.
Проводка по начислению матпомощи: Дт 20 (23, 25, 26, 44) – Кт 70 (Письмо Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912).
Готовое решение: Как оформить выплату материальной помощи к ежегодному отпуску
Нужно сделать перерасчет отпускных
Иногда возникает необходимость в перерасчете уже выплаченных отпускных. Перерасчет отпускных рекомендуется производить в следующих случаях:
- при изменении окладов, МРОТ (когда носит массовый характер);
- при отзыве работника из отпуска;
- при выплате годовой премии после начисления отпускных;
- при временной нетрудоспособности работника во время отпуска;
- при счетной ошибке.
В каких случаях требуется перерасчет отпускных
Сотрудник рассчитывал получить больше
Если сотрудник не согласен с суммой расчета, предложите ему самостоятельно провести расчет, используя пошаговую инструкцию из КонсультантПлюс.
