Служебная записка и случаи ее составления

Топ-10 ситуаций бухгалтерской и кадровой практики, в которых могут потребоваться служебные записки.

Служебная записка (служебка) не относится к обязательным документам и не имеет какой-либо унифицированной формы. Обычно служебные записки требуются, чтобы обосновать и подтвердить расходы, дать пояснения, изложить справочные сведения, информировать руководство о чем-либо, изложить факты, просьбы.

Сама по себе служебная записка не является первичным бухгалтерским документом, но может стать дополнительным аргументом в споре с проверяющими. В записке указывают дополнительные данные, которых может не быть в первичных документах.

Правила, по которым оформляют документ установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Служебную записку составляют в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов:

1️⃣Данные адресата (как правило, но не всегда, это руководитель организации).

2️⃣Данные составителя (должность, профессия или специальность, структурное подразделение, ФИО).

3️⃣Название документа.

4️⃣Содержание записки (описание ситуации, предложения или объяснения).

5️⃣Отметка о приложениях (если к записке прилагают документы).

6️⃣Дата и подпись составителя.

Срок хранения служебных записок зависит от срока хранения документов, для которых они составлены. Для информационных и справочных записок используется тот же подход, что и к письмам: они подлежат хранению 5 лет (ст. 47 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). Служебные записки, которые являются основанием для приказов и распоряжений по личному составу, хранятся столько же, сколько сами приказы – три года, пять лет, 50–75 лет. Срок хранения служебок, которые подтверждают расходы, ограничивается сроком хранения бухгалтерских документов. При необходимости срок продляется.

В таблице собрали наиболее частые случаи бухгалтерской и кадровой практики, в которых используются служебные записки.